แผนภูมิกระบวนการไหลเป็นแผนภาพที่ใช้ทั้งข้อความและสัญลักษณ์เพื่อแสดงการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์ แผนภูมิประเภทนี้แสดงลำดับขั้นตอนตามลำดับเวลาพร้อมสัญลักษณ์แสดงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการรวมถึงการตัดสินใจและการกระทำที่เกิดขึ้นระหว่างทาง แผนภูมิกระบวนการไหลมีประโยชน์สำหรับการแสดงขั้นตอนที่เป็นปัญหาและการระบุจุดอ่อน
โดยทั่วไปสัญลักษณ์ผังกระบวนการจะมีสามรูปร่างที่แตกต่างกัน วงรีใช้เพื่อระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ สี่เหลี่ยมหมายถึงการกระทำและเพชรหมายถึงการตัดสินใจ แต่ละรูปร่างเชื่อมต่อกับรูปร่างอื่น ๆ ด้วยลูกศรซึ่งนำไปสู่ผู้ชมจากกระบวนการหนึ่งไปอีกกระบวนการหนึ่ง แต่ละรูปร่างมีคำที่อธิบายขั้นตอนของกระบวนการนั้น
แผนภูมิกระบวนการไหลมักจะมีจุดเริ่มต้นเดียว สิ่งนี้อาจมีป้ายกำกับว่า "เริ่มต้น" หรืออาจระบุถึงวัตถุประสงค์ของแผนภูมิเช่น "การบริการลูกค้าสัมพันธ์" จากจุดนี้ลูกศรจะนำไปสู่การกระทำหรือการตัดสินใจที่เป็นไปได้ ต่อจากตัวอย่างก่อนหน้านี้แผนภูมิกระบวนการโฟลว์ในการจัดการกับการโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าอาจรวมถึงคำถามที่ผู้โทรควรถามเช่น "ระบบใดที่คุณใช้งานอยู่" คำถามแต่ละข้อจะแตกแขนงออกไปเป็นคำตอบที่เป็นไปได้ คำตอบเหล่านี้อาจนำไปสู่คำถามอื่นเพื่อชี้แจงปัญหาเพิ่มเติมหรือวิธีแก้ไขปัญหาที่จะบรรลุเป้าหมายของการโทรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลังจากชุดของการตัดสินใจและการกระทำแผนภูมิกระบวนการไหลจะนำไปสู่จุดสิ้นสุด บางแผนภูมิจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดเดียวในขณะที่บางแผนภูมิอาจส่งผลสรุปหลาย ๆ การบริการลูกค้าอาจจบลงด้วยวิธีการแก้ไขปัญหาที่หลากหลาย แผนภูมิอาจสิ้นสุดที่นั่นหรือชี้ให้แต่ละโซลูชันไปสู่การกระทำอื่นเช่นการแจ้งให้กรอกแบบสอบถามเกี่ยวกับประสิทธิภาพของบริการ
การกระทำหรือการตัดสินใจที่ใช้กับสถานการณ์สมมติมากกว่าหนึ่งสถานการณ์จะไม่ปรากฏหลายครั้งในแผนภูมิกระบวนการไหล กระบวนการรวมจะปรากฏขึ้นครั้งเดียวด้วยลูกศรหลายลูกที่นำไปสู่ หากเป้าหมายสุดท้ายของแผนภูมิการไหลเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงกระบวนการวงรีที่แสดงถึงจุดสิ้นสุดของแผนภูมิอาจถูกติดตามย้อนกลับไปยังการกระทำหรือการตัดสินใจหลายอย่าง
แผนภูมิกระบวนการไหลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจเนื่องจากสามารถให้ภาพของการกระทำที่นำมาใช้ตลอดกระบวนการ หากกระบวนการดูเหมือนซับซ้อนเกินไปแผนภูมินี้จะช่วยระบุจุดอ่อนที่สามารถชี้แจงหรือปรับปรุงได้ แผนภูมิกระบวนการไหลยังมีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจ สามารถให้คำแนะนำที่อ่านง่ายสำหรับการปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้องในสถานการณ์ที่หลากหลาย
