องค์กรขนาดใหญ่มักใช้กลุ่มบุคลากรเป็นวิธีในการกำหนดประเภทพนักงานที่แตกต่างกัน การพัฒนาคำนี้เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการนำระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล (HRIS) ซึ่งได้ปฏิวัติกระบวนการทางธุรกิจทรัพยากรมนุษย์ใน บริษัท ต่างๆ กลุ่มบุคลากรใช้เพื่อตอบสนองความต้องการในการขับขี่สามประการ: สร้างวิธีการระบุพนักงานที่มีฟังก์ชั่นที่เหมือนกันช่วยให้บำรุงรักษาและทดสอบได้ง่ายขึ้นและติดตามกิจกรรมตามกลุ่ม
เมื่อกำหนดกลุ่มบุคลากรวิธีที่ง่ายที่สุดคือการทบทวนโครงสร้างองค์กรในระดับสูง กลุ่มสหภาพเป็นสถานที่ที่ง่ายต่อการเริ่มต้นภายในกลุ่มสหภาพพนักงานทุกคนจะมีเงื่อนไขการจ้างงานที่เหมือนกัน ซึ่งอาจรวมถึงการให้สิทธิ์ในวันหยุดกฎการคำนวณค่าล่วงเวลาค่าสหภาพและข้อกำหนดอาวุโส
ระบบการตั้งชื่อที่ใช้เพื่อกำหนดกลุ่มบุคลากรแตกต่างกันไปและขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ HR ในสถานที่อาจมีข้อ จำกัด เกี่ยวกับจำนวนของอักขระ โดยทั่วไปแล้วองค์กรส่วนใหญ่ใช้คำย่อสำหรับสหภาพหรือคำอธิบายตำแหน่งหลักเพื่อระบุกลุ่มบุคลากร แม้ว่าจะสามารถใช้หมายเลขลำดับได้ แต่ก็สามารถกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็วสำหรับเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์สถาปนิกด้านข้อมูลและบุคคลอื่นที่ต้องการจัดการข้อมูล
เมื่อกลุ่มยูเนี่ยนได้รับมอบหมายกลุ่มบุคลากรที่ไม่ซ้ำกันขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดกลุ่มสำหรับพนักงานที่เหลือ มีวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับวัตถุประสงค์นี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนขององค์กร ดูตำแหน่งที่แตกต่างกันหรือรายละเอียดงานและระบุ commonalities ที่ครอบคลุมพนักงานหลายคน commonalities เหล่านี้ควรเป็นรายการที่ บริษัท จะต้องสามารถสร้างรายงานเฉพาะสำหรับ ผู้บริหารระดับรองผู้จัดการใหญ่และระดับที่สูงขึ้นนั้นมักจะรวมกลุ่มกันเป็นกลุ่มบุคลากรหนึ่งกลุ่ม
หลีกเลี่ยงการสร้างกลุ่มบุคลากรตามที่ตั้งหรือโครงสร้างการรายงานที่คล้ายกัน commonalities เหล่านี้มีการระบุแล้วผ่านที่อยู่ทางไปรษณีย์ตัวบ่งชี้ที่ตั้งและหมายเลขงานหรือชื่อเรื่อง ให้มองไปอีกระดับหนึ่งโดยมุ่งเน้นไปที่การมีสิทธิ์ได้รับผลประโยชน์ตามแผนหรืองานที่คล้ายกัน
ควรจัดกลุ่มบุคลากรในโครงสร้างที่เลียนแบบโครงสร้างองค์กรที่ใกล้เคียงที่สุด ตัวเลือกควรมีอยู่เพื่ออนุญาตให้เรียกใช้รายงานสำหรับสาขาต่าง ๆ ของโครงสร้างองค์กรโดยดึงกลุ่มบุคลากรหลายกลุ่มเข้าด้วยกันตามต้องการ โดยทั่วไปแล้วรายงานสรุปจะถูกโปรแกรมให้ใช้โครงสร้างลำดับชั้นเพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านี้และสามารถสร้างไว้ในหน้าจอการเลือกรายงาน
มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุกลุ่มบุคลากรอย่างถูกต้องเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกลุ่มสามัญสามารถเปลี่ยนแปลงได้เพียงครั้งเดียวและนำไปใช้กับพนักงานทุกคนในกลุ่มนี้ ตัวอย่างเช่นหากพนักงานสหภาพทั้งหมดมีสิทธิ์ได้รับการขึ้นเงินเดือนประจำปีการเปลี่ยนแปลงนี้สามารถนำไปใช้กับกลุ่มบุคลากรเฉพาะได้ สิ่งนี้ช่วยให้การเขียนโปรแกรมการทดสอบและการสื่อสารง่ายขึ้นอย่างมาก
