ระบบข้อมูลการจัดการบุคลากรคืออะไร?

ระบบข้อมูลการจัดการบุคลากรเป็นชุดของขั้นตอนและเทคโนโลยีที่ใช้ซึ่งคนงานทรัพยากรมนุษย์ใช้ในการติดตามและจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานภายในธุรกิจหรือองค์กรข้อมูลนี้อาจรวมถึงบันทึกเงินเดือนเอกสารภาษีและบันทึกผลประโยชน์ที่ได้รับมอบหมายเช่นการประกันสุขภาพข้อมูลพนักงานอื่น ๆ มักจะถูกเก็บไว้ในระบบข้อมูลการจัดการบุคลากรสำหรับการประเมินประสิทธิภาพเป็นระยะบันทึกเหล่านี้มักจะดำเนินการต่อและสำเนาของการรับรองอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องพื้นที่ของการจัดการทรัพยากรมนุษย์นี้มีทั้งการใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์และการปฏิบัติตามปกติสำหรับการป้อนและอัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ธุรกิจที่มีพนักงานจำนวนมากมักต้องการแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) แยกต่างหากเพื่อเก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่ถูกต้องการทำงานกับระบบข้อมูลการจัดการบุคลากรต้องการทั้งความเข้าใจที่ดีของเทคโนโลยีและความสามารถในการดึงข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วแพคเกจซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์เหล่านี้มักจะประกอบด้วยฐานข้อมูลที่เชื่อมโยงที่มีชุดข้อมูลที่แตกต่างกันฐานข้อมูลหนึ่งอาจมีระเบียน paychecks ที่ออกซึ่งเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลอื่นพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับภาษีที่ถูกระงับเช่นบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาข้อมูลพนักงานนี้ให้ทันสมัยและถูกต้อง

นอกเหนือจากการบำรุงรักษาข้อมูลในระบบการจัดการบุคลากรอย่างสม่ำเสมอแล้วบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังต้องดำเนินการค้นหาเฉพาะที่ดึงข้อมูลบางอย่างขึ้นอยู่กับประเภทของระบบที่ติดตั้งพวกเขาอาจสอบถามข้อมูลนี้ด้วยคำสั่งเช่นในภาษาคิวรีที่มีโครงสร้าง (SQL) หรือภาษาการเขียนโปรแกรมฐานข้อมูลที่คล้ายกันซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรมนุษย์ประเภทอื่นมีส่วนต่อประสานกราฟิกผู้ใช้พร้อมคุณสมบัติสำหรับการสร้างและจัดเก็บฟอร์มตารางแผนภูมิและรายงานเมื่อผู้จัดการบุคลากรต้องการเก็บสำเนาของพนักงานที่สแกนและเอกสารที่คล้ายกันระบบข้อมูลมักจะรวมถึงความสามารถในการจดจำอักขระออพติคอล (OCR) สำหรับการสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ที่ค้นหาได้

ระบบข้อมูลการจัดการบุคลากรยังมีบทบาทสำคัญในธุรกิจการจ้างงานและการยิงหลาย บริษัท ใช้คุณสมบัติ OCR ของโปรแกรมประเภทนี้เพื่อสแกนเรซูเม่สำหรับคำหลักที่กำหนดผู้สมัครที่มีประวัติย่อมีการจับคู่คำหลักมักจะมีโอกาสที่ดีกว่าในการรับคำเชิญสัมภาษณ์ธุรกิจบางแห่งใช้เทคโนโลยีนี้เพื่อติดตามและบันทึกการรับรองใหม่ ๆ ที่พนักงานทำเสร็จโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่นับเป็นการฝึกอบรมแบบชำระเงินคนงานที่อาจต้องมีการลงโทษทางวินัยหรือการให้คำปรึกษามักจะมีบันทึกข้อมูลนี้เก็บไว้ในไฟล์บุคลากรอิเล็กทรอนิกส์ในแผนกทรัพยากรบุคคล