ในองค์กรขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างและบำรุงรักษารายชื่อผู้ขายที่ต้องการ รายการนี้มีไว้สำหรับแผนกและเจ้าหน้าที่จัดซื้อเพื่อช่วยในการกำหนดตำแหน่งการสั่งซื้อหรือการจัดซื้อ วัตถุประสงค์หลักของรายชื่อผู้ขายที่ต้องการคือการช่วยเหลือผู้ซื้อในการเลือกผู้จัดหาสินค้าที่ผ่านกระบวนการตรวจสอบอย่างละเอียด
กระบวนการที่จำเป็นในการเพิ่มผู้ขายลงในรายการผู้จัดจำหน่ายที่ต้องการนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร โดยทั่วไประยะเวลาที่ต้องการและประเภทของการตรวจสอบจะถูกกำหนดโดยค่าเงินดอลลาร์ของสินค้า บริษัท ส่วนใหญ่มีรายการสินค้าที่พวกเขาต้องการซื้อเป็นประจำ แทนที่จะออกคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) และเลือกผู้ขายรายเดียวพวกเขาจะให้รายชื่อผู้ขายที่ต้องการแก่พนักงาน
ขั้นต่ำเปล่าในระหว่างกระบวนการตรวจสอบนี้จะมีการระบุชื่อและที่อยู่ตามกฎหมายของผู้ขายพร้อมกับหมายเลขภาษีสินค้าโภคภัณฑ์ที่พวกเขาเสนอหรือบริการ บริษัท หลายแห่งใช้บริการจัดอันดับเช่น Dunn และBradstreet®หรือ บริษัท จัดอันดับเฉพาะอุตสาหกรรมเพื่อยืนยันความถูกต้องของ บริษัท และตรวจสอบว่ามีปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับ บริษัท หรือไม่
ใน บริษัท ส่วนใหญ่การตรวจสอบอย่างละเอียดของผู้ขายจะเสร็จสิ้นก่อนที่จะถูกเพิ่มลงในรายการผู้ขายที่ต้องการ ขั้นตอนแรกในกระบวนการนี้คือการส่งแบบฟอร์มคำขอเสร็จสมบูรณ์โดยผู้ขาย ข้อมูลที่จำเป็นอาจรวมถึงสำเนาของงบการเงินปริมาณของวัสดุที่ผลิตแหล่งที่มาของชิ้นส่วนพันธมิตรในเครือและรายชื่อของผู้บริหาร บริษัท
ข้อมูลนี้ได้รับการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้มั่นใจว่าถูกต้อง นอกเหนือจากการรวบรวมข้อมูลนี้หลาย บริษัท ต้องการการตรวจสอบเว็บไซต์ ในระหว่างกระบวนการนี้สมาชิกของแผนกจัดซื้อจะทำการสำรวจสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างละเอียดพบปะกับเจ้าหน้าที่และตรวจสอบขั้นตอนการประกันคุณภาพ
ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับ บริษัท ที่จะประเมินรายชื่อผู้ขายที่ต้องการทุกสามถึงห้าปี จุดประสงค์ของการตรวจสอบคือเพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกระบวนการซัพพลายเออร์และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ หากคุณภาพผลิตภัณฑ์ของ บริษัท ลดลงก็สามารถลบได้จากรายชื่อผู้จำหน่ายที่ต้องการ
มันเป็นความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่จัดซื้อในการจัดการและตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ขาย รายงานเกี่ยวกับกิจกรรมการจัดซื้อใบแจ้งหนี้ปัญหาและการจัดส่งมักจะถูกรวบรวมเป็นรายไตรมาสและตรวจสอบ การอุทิศตนอย่างต่อเนื่องเพื่อการจัดการผู้ขายถือว่าเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในองค์กรการจัดซื้อ
