การตรวจสอบการพิมพ์คืออะไร?

การตรวจสอบการพิมพ์โดยทั่วไปจะดำเนินการโดยองค์กรขนาดใหญ่เพื่อรอการร้องขอบริการพิมพ์สำหรับข้อเสนอหรือการต่ออายุสัญญาวัตถุประสงค์หลักของการตรวจสอบการพิมพ์คือการรวบรวมตัวชี้วัดเกี่ยวกับการใช้เครื่องพิมพ์ปัจจุบันวิธีการที่แตกต่างกันในการเข้าถึงทรัพยากรการพิมพ์และกำหนดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการพิมพ์คำว่าการตรวจสอบมักเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบทางการเงินโดยละเอียดอย่างไรก็ตามวัตถุประสงค์หลักของการตรวจสอบใด ๆ สำหรับผู้เชี่ยวชาญที่เป็นกลางในการรวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานอย่างเป็นทางการเพื่อช่วยในการตัดสินใจในระดับผู้บริหาร

ขอบเขตของการตรวจสอบการพิมพ์จะต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจนในตอนต้นของกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าการตอบสนองที่มีศักยภาพคำจำกัดความของฟังก์ชั่นการพิมพ์หรืองานที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากสมมติฐานอาจส่งผลให้เกิดข้อสรุปที่ผิดพลาดตัวอย่างเช่นการตรวจสอบการพิมพ์อาจรวมถึงสำเนาการสแกนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และงานพิมพ์หรือการผสมผสานของตัวเลือกเหล่านี้ใน บริษัท หรืออุตสาหกรรมอื่น ๆ การพิมพ์อาจรวมถึงซัพพลายเออร์การพิมพ์ภายนอกทั้งหมดหรือสัญญาสำหรับรายการเช่นโบรชัวร์แผ่นพับและรายการที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนแรกในการตรวจสอบการพิมพ์ใด ๆ คือการรวบรวมตัวชี้วัดการใช้งานเครื่องพิมพ์ทั้งหมดมีตัวนับสำเนาและหน่วยดิจิตอลเก็บข้อมูลนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เครื่องพิมพ์บางเครื่องเป็นที่รู้จักกันในชื่อหน่วยมัลติฟังก์ชั่นและมีความสามารถในการพิมพ์สแกนและถ่ายเอกสารตัวชี้วัดสำหรับแต่ละงานเหล่านี้จะถูกจัดเก็บแยกต่างหากหน่วยที่มีทั้งตัวเลือกสีและขาวดำยังแยกงานทั้งสองนี้เพื่อความแม่นยำมากขึ้น

การตรวจสอบการพิมพ์ที่ครอบคลุมจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงทรัพยากรการพิมพ์มักจะมีหลายกระบวนการภายในองค์กรเดียวกันและอาจขึ้นอยู่กับประเภทของบริการที่เข้าถึงได้ตัวอย่างเช่นสำนักงานที่ทันสมัยมีเครื่องพิมพ์เครือข่ายเต็มรูปแบบซึ่งมักจะใช้ร่วมกันโดยกลุ่มคนสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ อาจมีเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องอยู่ในแต่ละเวิร์กสเตชันงานพิมพ์ขนาดใหญ่หรือคำขอพิเศษสามารถส่งไปยังรายการผู้ขายที่เลือกหรือเลือกแบบสุ่มจากสมุดโทรศัพท์

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ทั้งหมดเป็นส่วนสำคัญของการตรวจสอบการพิมพ์ใด ๆข้อมูลนี้จะต้องรวมค่าใช้จ่ายอุปกรณ์คงที่วัสดุสิ้นเปลืองบริการซ่อมค่าพิมพ์ภายนอกค่าไฟฟ้าและข้อกำหนดด้านพื้นที่สำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของกิจกรรมการพิมพ์ค่อนข้างสูงและเป็นสถานที่ที่ดีในการแนะนำมาตรการประหยัดต้นทุนเมื่อทำการวัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดเวลาของพนักงานที่ทุ่มเทให้กับการบำรุงรักษาและการสนับสนุนของหน่วยเหล่านี้จะต้องรวมอยู่ด้วย