แผนกจัดซื้อคืออะไร?

แผนกจัดซื้อจัดจ้างเป็นแผนกหรือส่วนที่มีความรับผิดชอบในการรับสินค้าและบริการที่จำเป็นที่จำเป็นในการดำเนินงาน บริษัท หรือเทศบาลเพื่อที่จะปฏิบัติตามความรับผิดชอบนี้แผนกมักจะได้รับอำนาจในการเจรจาสัญญาของผู้ขาย จำกัด จำนวนการซื้อและสร้างใบสั่งซื้อเพื่อให้ตรงกับใบขอเสนอซื้อที่ได้รับอนุมัติแผนกจัดซื้ออาจได้รับอนุญาตให้ออกคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFPs) เพื่อระบุผู้ขายที่ดีที่สุดสำหรับสินค้าหรือบริการเฉพาะต้องขอบคุณการสื่อสารสมัยใหม่มีระบบการจัดหาอิเล็กทรอนิกส์ที่ยอดเยี่ยมจำนวนมากที่สามารถช่วยแผนกในการทำงานประจำวันของการสั่งซื้อการติดตามและรับสินค้าและบริการเหล่านั้น

หนึ่งในข้อได้เปรียบหลักของแผนกจัดซื้อคือการรวมศูนย์ฟังก์ชั่นการซื้อกิจการทำให้สามารถสร้างมาตรฐานขั้นตอนการจัดซื้อได้สิ่งนี้มักจะนำไปสู่การควบคุมกระบวนการบัญชีที่ดีขึ้นเนื่องจากการสั่งซื้อทั้งหมดจะดำเนินการผ่านหน่วยงานกลางแทนที่จะเป็นแต่ละแผนกหรือแผนกธุรกิจหรือหน่วยงานอื่น ๆ ที่สั่งซื้อสินค้าและบริการด้วยตนเองด้วยการจัดซื้อจัดจ้างที่เกิดขึ้นผ่านหนึ่งไปป์ไลน์ทำให้ง่ายต่อการติดตามค่าใช้จ่ายและทำให้พวกเขาอยู่ในเหตุผล

ผลประโยชน์อื่น ๆ ต่อแผนกจัดซื้อคือความสามารถในการซื้อสินค้าในรายการที่จำเป็นในหลายแผนกตัวอย่างเช่นระบบการจัดซื้อที่สามารถติดตามการใช้งานของอุปกรณ์สำนักงานในทุกแผนกสามารถช่วยกำหนดจำนวนกระดาษรีมที่จำเป็นเพื่อให้การดำเนินงานทางธุรกิจภายในกรอบเวลาที่กำหนดการใช้ข้อมูลนี้บุคคลที่มีส่วนร่วมในการจัดซื้อจัดจ้างสามารถสั่งราคาต่อหน่วยที่ต่ำกว่าได้โดยการสั่งซื้อครั้งใหญ่กับผู้ขายซึ่งช่วยประหยัดเงินของ บริษัทนี่เป็นเรื่องยากที่จะทำให้สำเร็จโดยไม่มีกระบวนการจัดซื้อกลาง

ไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับแผนกจัดซื้อจัดจ้างที่จะเชิญผู้ขายให้เข้าร่วมในกระบวนการประมูลสำหรับธุรกิจของ บริษัทซึ่งหมายความว่าแผนกมีความสามารถในการเริ่มต้นและดูแลสัญญาการจัดซื้อจัดจ้างที่ล็อคในอัตราพิเศษสำหรับสินค้าและบริการต่างๆอย่างน้อยก็ในช่วงเวลาที่กำหนดแผนกอาจใช้รูปแบบนี้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดซื้อจัดจ้างหรือแม้แต่การจัดซื้อจัดจ้างก่อสร้างหาก บริษัท หรือเทศบาลมีส่วนร่วมในโครงการอาคาร

โดยทั่วไปโปรแกรมการจัดหามีโครงสร้างเพื่อทำงานด้วยความซื่อสัตย์และความซื่อสัตย์โดยปกติจะมีชุดของการตรวจสอบและยอดคงเหลือที่สร้างขึ้นในระบบเพื่อให้ยากต่อการหลีกเลี่ยงขั้นตอนที่จัดตั้งขึ้นหรือสำหรับผู้ที่ทำงานภายในแผนกเพื่อรับค่าตอบแทนพิเศษเพื่อแลกกับสัญญาของผู้ขายเช่นเดียวกับแผนกหรือแผนกใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงินทุกประเภทแผนกจัดหาจะถูกตรวจสอบเป็นประจำโดยปกติอย่างน้อยปีละครั้งสิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนและการทำธุรกรรมทั้งหมดจะดำเนินการในลักษณะที่เป็นทั้งกฎหมายและจริยธรรม