จดหมายปะหน้าข้อเสนอคืออะไร?

จดหมายปะหน้าข้อเสนอเป็นจดหมายระดับมืออาชีพที่ส่งต่อลูกค้าที่มีศักยภาพพร้อมกับข้อเสนอทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์ตัวอย่างที่ดีที่สุดของจดหมายสมัครงานข้อเสนอนั้นสั้น ๆ เป็นส่วนตัว แต่เป็นมืออาชีพและช่วยส่งเสริมความเข้มแข็งของสายสัมพันธ์ระหว่างผู้ตอบและผู้รับมีองค์ประกอบพื้นฐานหลายประการที่พบได้เสมอในจดหมายประเภทนี้รวมถึงข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

ความผิดพลาดที่ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจจำนวนมากใช้คือการใช้จดหมายปะหน้าข้อเสนอเป็นวิธีการสรุปเนื้อหาของข้อเสนอเนื่องจากเทมเพลตข้อเสนอจำนวนมากรวมถึงบทสรุปในตอนท้ายของเอกสารจึงไม่จำเป็นในความเป็นจริงรวมถึงรายละเอียดประเภทนี้ในจดหมายปะหน้าสร้างสถานการณ์ที่ผู้รับต้องอ่านข้อมูลเดียวกันซ้ำ ๆ ซึ่งเป็นปัจจัยที่อาจมีผลกระทบด้านลบต่อกระบวนการประเมินผล

หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ควรคำนึงถึงเมื่อร่างจดหมายปะหน้าข้อเสนอคือการทำให้มันสั้นร่างสั้นสามถึงสี่ย่อหน้าเพียงพอการตั้งค่าขีด จำกัด ประเภทนี้สำหรับตัวคุณเองจะช่วยให้คุณเก็บข้อความทั้งหมดไว้ในหน้าเดียวดังนั้นจึงหลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการส่งจำนวนเงินไปยังมินิสโคปพร้อมกับเอกสารหลัก

การเปิดจดหมายปะหน้าข้อเสนอควรสั้นใช้ย่อหน้าแรกเพื่อขอบคุณผู้รับที่อนุญาตให้คุณเข้าร่วมในกระบวนการเสนอราคาเสนอราคานอกจากนี้ยังมีความเหมาะสมที่จะจ่ายคำชมเชยให้กับโครงสร้างของการร้องขอข้อเสนอหรือ RFP ที่คุณได้รับการจัดเตรียมให้ใช้เป็นแนวทางสำหรับข้อเสนอและกระบวนการส่งโดยทั่วไปสิ่งนี้สามารถทำได้ในสามถึงสี่ประโยคโดยไม่ต้องขอบคุณมากเกินไป

ย่อหน้าถัดไปของคุณอาจรวมถึงสิ่งที่เป็นส่วนตัว แต่ยังคงเป็นมืออาชีพหากมีการส่งข้อเสนอไปยังลูกค้าปัจจุบันให้พูดถึงจำนวนเงินที่คุณมีความสุขกับการทำงานกับลูกค้าในอดีตนั้นเหมาะสมในกรณีที่ข้อเสนอกำลังจะไปถึง บริษัท ที่คุณไม่เคยทำธุรกิจมาก่อนให้ความสนใจกับสายสัมพันธ์ที่ทำงานซึ่งได้รับการจัดตั้งขึ้นผ่านการสนทนาทางโทรศัพท์อีเมลและผู้ติดต่ออื่น ๆ ที่คุณมีกับจุดติดต่อหลักของคุณในระหว่างการร่างข้อเสนอสิ่งนี้สามารถช่วยป้องกันไม่ให้จดหมายแห้งเกินไปในขณะที่ยังคงหลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการเป็นส่วนตัวเกินไป

เพื่อปิดจดหมายสมัครงานข้อเสนอของคุณระบุความคาดหวังของคุณสำหรับอนาคตซึ่งอาจรวมถึงความจริงที่ว่าคุณหวังว่าจะได้รับธุรกิจและเพลิดเพลินกับความสัมพันธ์ในการทำงานที่ยาวนานกับลูกค้าใหม่ย่อหน้านี้ควรแสดงให้เห็นถึงความมั่นใจในคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่คุณเสนอ แต่ไม่ได้ใช้ aspersions ประเภทใด ๆ ในคู่แข่งของคุณให้ความสำคัญกับจำนวนเงินที่คุณสามารถทำได้ไม่ดีกว่าว่าคุณจะดีกว่าคนอื่นมากแค่ไหน

อย่าเขียนจดหมายปะหน้าข้อเสนอของคุณจนกว่าข้อเสนอจะเสร็จสมบูรณ์นี่เป็นเพราะคุณอาจมีหนึ่งหรือสองนาทีสุดท้ายของการโต้ตอบกับผู้รับที่จะมีอิทธิพลต่อเสียงและเนื้อหาของจดหมายของคุณไม่ว่าในกรณีใดควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างจดหมายของคุณสอดคล้องกับสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของผู้รับและเลือกคำพูดของคุณตามนั้นการรักษาปัจจัยนั้นไว้ในใจเป็นวิธีที่ลึกซึ้งในการแสดงความเคารพต่อวิธีการทำธุรกิจโดยไม่ปรากฏว่ามีการอุปถัมภ์หรือแสดงออกอย่างมากกับคำชมเชย