การประเมินข้อเสนอคืออะไร?

การประเมินข้อเสนอเป็นกระบวนการห้าขั้นตอนที่ใช้ในการให้การตรวจสอบที่สมดุลและเป็นกลางของข้อเสนอทางธุรกิจอย่างเป็นทางการกระบวนการประเภทนี้พบได้บ่อยที่สุดในแผนกจัดหาหรือการจัดการสัญญาขององค์กรขนาดใหญ่หรือ บริษัท ต่างๆวัตถุประสงค์หลักของการประเมินข้อเสนอคือเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการที่ยุติธรรมและโปร่งใสใช้เพื่อเลือกการส่งที่ชนะสิ่งนี้สำคัญมากเนื่องจากข้อเสนอมักจำเป็นสำหรับโครงการหรือค่าใช้จ่ายที่มีราคาแพง

ห้าขั้นตอนที่ใช้ในการประเมินผลข้อเสนอคือ: รูปแบบทีมเพื่อตรวจสอบการส่งตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดการส่งตรวจสอบการตอบสนองต่อรายละเอียดของเอกสารประกวดราคากำหนดน้ำหนักให้กับแต่ละหมวดหมู่และให้คะแนนแต่ละการส่งข้อเสนอที่มีคะแนนสูงสุดคือผู้ประมูลที่ประสบความสำเร็จเมื่อมีการเลือกแล้ว บริษัท ทั้งหมดที่ส่งข้อเสนอจะได้รับการแจ้งให้ทราบถึงผลลัพธ์บริษัท ที่ไม่ประสบความสำเร็จมีสิทธิ์ยื่นฟ้องหากพวกเขารู้สึกว่ากระบวนการนี้มีอคติหรือละเมิดกฎหมายสัญญา

ขั้นตอนแรกในกระบวนการประเมินผลข้อเสนอคือการจัดตั้งทีมภายในที่จะรับผิดชอบในการตรวจสอบการส่งการเป็นสมาชิกในทีมควรอยู่บนพื้นฐานของความเชี่ยวชาญในกระบวนการที่เกี่ยวข้องประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องและความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในบางองค์กรทีมนี้มีส่วนร่วมในการสร้างคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) หรือเอกสารประกวดราคาที่แจกจ่ายให้กับซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพธุรกิจอื่น ๆ อาจตัดสินใจว่าการมีสองทีมแยกกันจะช่วยขจัดความเป็นไปได้ที่จะมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์และการแทรกแซงด้วยการเลือกขั้นสุดท้าย

โดยทั่วไปเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ประสานงาน RFP ตรวจสอบการส่งทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดอย่างสมบูรณ์นี่คือการตรวจสอบการดูแลระบบอย่างหมดจดเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการเสนอราคาทั้งหมดก่อนกำหนดเวลาการชำระเงินที่จำเป็นใด ๆ จะถูกดำเนินการและไม่มีหน้าหรือเอกสารหายไปเมื่อตรวจสอบนี้เสร็จสิ้นสำเนาของข้อเสนอจะทำสำหรับสมาชิกแต่ละคนของทีมประเมินผล

สมาชิกในทีมเริ่มต้นในขั้นตอนใหม่ของการประเมินผลข้อเสนอโดยการตรวจสอบการตอบสนองแต่ละครั้งและเปรียบเทียบกับเอกสาร RFP หรือข้อมูลจำเพาะวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบคือเพื่อพิจารณาว่าข้อเสนอที่อยู่ที่ระบุรายการทั้งหมดใน RFP หรือไม่รายการที่ขาดหายไปบางครั้งมีการรายงานไปยังผู้ประสานงาน RFP ซึ่งติดตาม บริษัท เพื่อตรวจสอบว่าการละเว้นเป็นข้อผิดพลาดทางเสมียน แต่ในหลายกรณีไม่มีการติดตามผล

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของทีมหรือไม่น้ำหนักถูกกำหนดให้กับแต่ละส่วนของ RFPบริษัท บางแห่งทำการตัดสินใจเหล่านี้เป็นกลุ่มและ บริษัท อื่น ๆ อนุญาตให้สมาชิกในทีมแต่ละคนตัดสินใจอย่างอิสระน้ำหนักทั้งหมดจะต้องเพิ่มมากถึง 100 และหมวดหมู่จะต้องขึ้นอยู่กับข้อกำหนด RFP จริงแม้ว่าบาง บริษัท จะกำหนดน้ำหนักให้กับคุณภาพของการส่งจริง แต่หลาย บริษัท ก็ไม่ได้เพราะคะแนนรางวัลนี้เป็นหลักสำหรับการส่งข้อเสนอ

ขั้นตอนสุดท้ายของการประเมินข้อเสนอคือการกำหนดคะแนนสมาชิกในทีมแต่ละคนตัดสินใจอย่างอิสระและส่งดัชนีชี้วัดของเขาหรือเธอไปยังผู้ประสานงาน RFP ซึ่งรวมการตอบกลับและกำหนดข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จกระบวนการทั้งหมดนี้ควรมีความโปร่งใสและสามารถป้องกันได้ในศาลยุติธรรมว่าเป็นกลางและยุติธรรม