การร้องขอข้อเสนอเป็นการชักชวนเป็นลายลักษณ์อักษรโดย บริษัท ที่แสวงหาผลกำไรหรือไม่หวังผลกำไรหรือรัฐบาลให้กับผู้ให้บริการและผู้รับเหมาแจ้งเตือนว่าผู้ซื้อเสนอความบันเทิงสำหรับธุรกิจ เป็นเอกสารที่เป็นทางการโดยสรุปความต้องการเฉพาะสำหรับโครงการหรือบริการและให้บริการแก่ผู้เข้าร่วมที่มีศักยภาพในความพยายาม คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) ซึ่งเป็นที่รู้จักกันนั้นดึงดูดผู้มีส่วนได้เสียที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์การประเมินเพื่อนำไปใช้กับงานในมือ
ธุรกิจหรือรัฐบาลอาจออกคำขอข้อเสนอด้วยเหตุผลต่าง ๆ RFP อาจออกโดยผู้จัดการกองทุนบำเหน็จบำนาญตัดสินใจว่าที่ปรึกษาการลงทุนที่จะจ้างในการจัดการพอร์ตโฟลิโอ บริษัท อาจออก RFP เมื่อกำลังค้นหา บริษัท ที่ปรึกษาเพื่อให้คำแนะนำผ่านเหตุการณ์สำคัญของ บริษัท เช่นการรวมกิจการ รัฐบาลอาจออก RFP สำหรับบางโครงการเช่นเมื่อรับการเสนอราคาจากการบินและอวกาศอิสระและผู้รับเหมาด้านการป้องกันสำหรับเอกสาร
RFP ควรมีความเฉพาะเจาะจงสูงเพื่อให้มีการใช้งานเฉพาะบุคคลที่มีคุณสมบัติเท่านั้นและโดยทั่วไปจะใช้แบบฟอร์มหลายหน้า ความชัดเจนในคำขอข้อเสนอเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้วัตถุประสงค์สำหรับการมอบหมายนั้นมีการถ่ายทอดอย่างชัดเจนและเป็นไปตามความคาดหวัง หากบางแง่มุมของเอกสารยังไม่ชัดเจนผู้จัดหามีสิทธิ์ที่จะขอข้อมูลเพิ่มเติม การร้องขอข้อเสนอเป็นโอกาสสำหรับผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ในการทำความคุ้นเคยกับผู้อื่นและเพื่อให้มั่นใจจากการโจมตีว่าทั้งสองฝ่ายปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และวันครบกำหนดเดียวกัน
มักมีหลายขั้นตอนและชั้นของเอกสารที่เชื่อมโยงกับกระบวนการขอข้อเสนอการแข่งขันสูง ขั้นแรกของขั้นตอนเหล่านั้นคือการเชิญชวนล่วงหน้าซึ่งจำนวนผู้เข้าร่วมจะมีความคล่องตัว หลังจากการคัดเลือกล่วงหน้าแล้วกระบวนการประเมินจะเริ่มต้นขึ้นและมีการมอบหมายคณะกรรมการหลายชุดเพื่อพิจารณารายชื่อผู้จำหน่าย ราคาเป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการประเมินผลแม้ว่าจะไม่ได้เป็นเพียงเกณฑ์ที่ใช้ ผู้ซื้อจะต้องหาซัพพลายเออร์ที่ไม่เพียง แต่เหมาะสมกับงบประมาณ แต่ยังสอดคล้องกับกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ของผู้ซื้อ
ในขั้นตอนสุดท้ายจดหมายแสดงเจตจำนงและจดหมายมอบรางวัลให้แก่ผู้ชนะและจดหมายปฏิเสธจะถูกส่งไปยังผู้สมัครคนอื่น ๆ สัญญาจะมอบให้กับซัพพลายเออร์ที่ตรงกับงบประมาณและเกณฑ์ของผู้ซื้อมากที่สุด ผู้ออกคำขอข้อเสนอควรดำเนินการตามวันกำหนดเวลาและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนของโครงการ
