ใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ใช้ในธุรกรรมทางธุรกิจ ชื่อของเอกสารนี้เกิดจากข้อเท็จจริงที่ว่ามีการรวมเลขที่ใบสั่งซื้อไว้ด้วย หมายเลขนี้จะถูกใช้ตลอดระยะเวลาของการทำธุรกรรม เป็นไปได้ที่จะมีใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อจำนวนมากระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายในเวลาใดก็ตาม เอกสารดังกล่าวสามารถใช้สำหรับสินค้าหรือบริการ
สำหรับสัญญาที่ถูกกฎหมายจะต้องมีข้อเสนอและการยอมรับ การแลกเปลี่ยนเงินและสินค้าระหว่างผู้ซื้อและผู้จำหน่ายเป็นสัญญา ในสถานการณ์เช่นนี้ใบแจ้งหนี้ของใบสั่งซื้อสามารถดูเป็นข้อเสนอได้เนื่องจากผู้ซื้อแสดงความเต็มใจที่จะซื้อสินค้าบางอย่างตามจำนวนที่ระบุในราคาที่แน่นอน ผู้จัดหายอมรับโดยปฏิบัติตามคำสั่งการออกใบเรียกเก็บเงินและการรับชำระเงิน
โดยทั่วไปใบแจ้งหนี้ของใบสั่งซื้อประกอบด้วยข้อมูลจำนวนมาก ควรระบุผู้ซื้ออย่างชัดเจนรวมถึงรายละเอียดการติดต่อของเขา นอกจากนี้มักจะมีพื้นที่สำหรับที่อยู่ในการจัดส่งเนื่องจากธุรกิจอาจมีมากกว่าหนึ่งแห่ง หมายเลขใบสั่งซื้อเป็นข้อมูลที่สำคัญมากที่ปกติหรือใกล้ด้านบนของเอกสาร
บุคคลที่ทำการสั่งซื้อควรแสดงรายการในใบแจ้งหนี้ เงื่อนไขพิเศษที่ใช้กับธุรกรรมโดยทั่วไปจะรวมอยู่ด้วย คำสั่งซื้อควรจะระบุอย่างละเอียดรวมถึงชื่อของรายการหรือบริการปริมาณหมายเลข sku และราคา ผู้ซื้ออาจคำนวณภาษีการจัดส่งและการจัดการและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
ใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อสามารถป้องกันได้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ในนามของผู้ซื้อมีหลักฐานว่าเขาขอผลิตภัณฑ์เฉพาะจำนวนหนึ่งและคาดว่าจะจ่ายตามราคาที่ระบุ หากผู้ขายมีผลิตภัณฑ์หรือบริการอื่น ๆ หรือพยายามเพิ่มราคาผู้ซื้อจะมีเอกสารที่บันทึกข้อเสนอดั้งเดิมของเขา ผู้ขายได้รับการคุ้มครองเพราะไม่มีเอกสารดังกล่าวผู้ซื้อสามารถขอสินค้าจากนั้นปฏิเสธที่จะยอมรับหรือชำระเงินสำหรับพวกเขา
ใบแจ้งหนี้ของใบสั่งซื้อจำนวนมากอาจมีอยู่เนื่องจากผู้ซื้ออาจสั่งซื้อใหม่ก่อนที่คำสั่งซื้อก่อนหน้านี้จะถูกกรอกข้อมูล ตัวอย่างเช่นสมมติว่า Charlie's Maintenance ได้รับสัญญาให้เปลี่ยนหลังคา ชาร์ลีอาจใช้ใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อเพื่อขอพัสดุสำหรับงาน หลังจากวันนั้นการบำรุงรักษาของ Charlie อาจได้รับสัญญาอีกฉบับหนึ่งเพื่อซ่อมแซมท่าเรือ อุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับงานนี้น่าจะถูกวางไว้ในใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้ออื่น
สิ่งนี้เน้นความสำคัญของหมายเลขใบสั่งซื้อ เมื่อใดก็ตามที่ทั้งสองฝ่ายสื่อสารกันหมายเลขนี้จะถูกใช้โดยทั่วไปเพื่อขจัดความสับสน ซึ่งรวมถึงเมื่อมีการสอบถามเกี่ยวกับสถานะการสั่งซื้อเมื่อมีการส่งคำสั่งซื้อคืนและเมื่อออกใบแจ้งหนี้
