หมายเลขใบสั่งซื้อคืออะไร?

หมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) เป็นรหัสตัวอักษรและตัวเลขที่กำหนดให้กับคำขอเฉพาะเพื่อซื้อบางอย่างบ่อยครั้งที่หมายเลข PO ถูกใช้ภายในโดยธุรกิจเพื่อติดตามการซื้อของตัวเองอย่างไรก็ตามบาง บริษัท จะกำหนดรหัสให้กับการขายทั้งหมดของพวกเขาและจะให้หมายเลข PO แก่ลูกค้าของพวกเขาเพื่อให้ลูกค้าสามารถติดตามคำสั่งซื้อของพวกเขารหัสเหล่านี้สามารถอยู่ในรูปแบบตัวอักษรและตัวเลขใด ๆ และหลาย บริษัท จะใช้ตัวอักษรหรือตัวเลขเฉพาะเพื่อระบุบางสิ่งเกี่ยวกับคำสั่งซื้อเช่นสิ่งที่ขายสถานที่ตั้งผู้ซื้อและวันที่

ใช้ภายใน บริษัท

ในบริษัท หลายแห่งมีการกำหนดหมายเลขใบสั่งซื้อหลังจากพนักงานหรือแผนกส่งคำขอสำหรับคำสั่งซื้อสินค้าหรือบริการบางอย่างคำขอมักจะถูกส่งไปยังตัวแทนจัดซื้ออย่างเป็นทางการโดยใช้สิ่งที่เรียกว่าแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อหากคำขอได้รับการอนุมัติใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้นและได้รับการกำหนดหมายเลขใบสั่งซื้อณ จุดนั้นคำสั่งซื้อจะถูกวางไว้กับ บริษัท อื่นซึ่งมักจะบันทึกหมายเลข PO ของผู้ซื้อเพื่อรวมไว้ในรายละเอียดการสั่งซื้อ

ในขณะที่ผู้ขายเตรียมรายการจัดส่งหรือบรรจุภัณฑ์เพื่อไปตามคำสั่งซื้อของลูกค้าโดยทั่วไปหมายเลข PO จะรวมอยู่ในรายละเอียดสิ่งนี้ทำให้ผู้ซื้อที่ได้รับตัวแทนได้รับการตรวจสอบปริมาณและประเภทของสินค้าที่ส่งมอบและเพื่อยืนยันว่าการจัดส่งนั้นเกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อที่ได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสมหมายเลขใบสั่งซื้อยังปรากฏในใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้ขายมอบให้กับลูกค้าจากมุมมองนี้หมายเลข PO จะเร่งการกำหนดเวลาการชำระเงินให้กับผู้ขายและช่วยให้สินค้าถูกส่งไปยังแผนกที่เหมาะสม

หมายเลข PO ยังทำให้ บริษัท สามารถใช้ค่าใช้จ่ายกับงบประมาณของแผนกที่สั่งซื้อได้นอกจากนี้ยังให้การตรวจสอบแผนกบัญชีเจ้าหนี้ว่าค่าใช้จ่ายนั้นถูกต้องตามกฎหมายการชำระเงินสามารถแสดงผลให้กับผู้ขาย

รูปแบบ

การก่อสร้างที่แน่นอนและความยาวของหมายเลขใบสั่งซื้อจะแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัทธุรกิจจำนวนมากที่ดำเนินงานในหลาย ๆ ไซต์จะใช้อักขระสองสามตัวแรกของรหัสเพื่อระบุตำแหน่งที่วางคำสั่งเช่น Chi เพื่อเป็นตัวแทนของสิ่งอำนวยความสะดวกในชิคาโกอักขระสองสามตัวถัดไปอาจระบุแผนกเฉพาะที่วางคำสั่งเช่น RD เพื่อเป็นตัวแทนแผนกวิจัยและพัฒนาดังนั้นหมายเลข PO สำหรับคำสั่งซื้อโดยแผนกวิจัยและพัฒนาของ บริษัท ในชิคาโกอาจเริ่มต้นด้วย Chird ตามด้วยตัวอักษรตัวอักษรและตัวเลขอื่น ๆ ที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ

บริษัท มักจะจัดโครงสร้างหมายเลข PO ของพวกเขาในลักษณะที่ดีที่สุดระบบติดตามภายในของพวกเขาบางคนใช้ประโยชน์จากขีดกลางหรือช่องว่างซึ่งสามารถช่วยได้เมื่อมีเฉพาะอักขระบางตัวภายในหมายเลข PO ที่จำเป็นต้องอ่านเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะในการตอบสนองต่อความยาวและรูปแบบที่หลากหลายที่สามารถใช้งานได้ผู้ขายจำนวนมากกำหนดค่าฟิลด์ในฐานข้อมูลการติดตามคำสั่งซื้อเพื่อให้อักขระและ mdash จำนวนมาก;แม้แต่ 30 หรือมากกว่า mdash;ที่จะใช้ในหมายเลขใบสั่งซื้อ