หมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) คือรหัสตัวอักษรและตัวเลขที่กำหนดให้กับคำขอเฉพาะเพื่อซื้อบางอย่าง บ่อยครั้งที่ธุรกิจใช้หมายเลข PO ภายในเพื่อติดตามการสั่งซื้อของตนเอง อย่างไรก็ตาม บริษัท บางแห่งจะกำหนดรหัสให้กับยอดขายทั้งหมดของพวกเขาและจะให้หมายเลข PO ให้กับลูกค้าของพวกเขาเพื่อให้ลูกค้าสามารถติดตามคำสั่งซื้อของพวกเขา รหัสเหล่านี้สามารถอยู่ในรูปแบบตัวอักษรและตัวเลขและหลาย บริษัท จะใช้ตัวอักษรหรือตัวเลขเฉพาะเพื่อระบุสิ่งต่าง ๆ เกี่ยวกับการสั่งซื้อเช่นสิ่งที่จะขายสถานที่ตั้งผู้ซื้อและวันที่
ใช้ภายใน บริษัท
ในหลาย บริษัท มีการกำหนดหมายเลขใบสั่งซื้อหลังจากพนักงานหรือแผนกส่งคำขอสำหรับคำสั่งซื้อสินค้าหรือบริการบางอย่าง โดยปกติคำขอจะถูกส่งไปยังตัวแทนการจัดซื้ออย่างเป็นทางการโดยใช้สิ่งที่เรียกว่าแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อ หากคำขอได้รับการอนุมัติจะมีการสร้างใบสั่งซื้อและกำหนดหมายเลขใบสั่งซื้อ ณ จุดนั้นคำสั่งซื้อจะถูกส่งไปยัง บริษัท อื่นซึ่งมักจะบันทึกเลขที่ PO ของผู้ซื้อเพื่อรวมไว้ในรายละเอียดการสั่งซื้อ
เนื่องจากผู้ขายเตรียมรายการจัดส่งหรือหีบห่อให้พร้อมกับคำสั่งซื้อของลูกค้าโดยทั่วไปแล้วเลขที่ PO จะรวมอยู่ในรายละเอียด สิ่งนี้ทำให้ตัวแทนรับสินค้าของผู้ซื้อสามารถตรวจสอบปริมาณและประเภทของสินค้าที่จัดส่งและเพื่อยืนยันว่าการจัดส่งนั้นเกี่ยวข้องกับคำสั่งที่ได้รับอนุญาตอย่างถูกต้อง หมายเลขใบสั่งซื้อยังปรากฏในใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้ขายมอบให้กับลูกค้า จากมุมมองนี้เลขที่ PO จะเร่งกำหนดเวลาการชำระเงินให้แก่ผู้ขายและจะช่วยให้สินค้าสามารถส่งไปยังแผนกที่เหมาะสมได้
เลขที่ PO ยังทำให้ บริษัท สามารถนำต้นทุนไปใช้กับงบประมาณของแผนกที่สั่งซื้อได้ นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบแผนกบัญชีเจ้าหนี้ว่าค่าใช้จ่ายนั้นถูกต้องตามกฎหมาย สามารถชำระเงินให้ผู้ขายได้
รูป
การก่อสร้างที่แน่นอนและความยาวของเลขที่ใบสั่งซื้อจะแตกต่างจาก บริษัท หนึ่งไปอีก บริษัท หนึ่ง ธุรกิจจำนวนมากที่ดำเนินการในหลาย ๆ ไซต์จะใช้อักขระสองสามตัวแรกของรหัสเพื่อระบุตำแหน่งที่ตั้งที่วางคำสั่งซื้อเช่น "CHI" เพื่อเป็นตัวแทนสถานที่ในชิคาโก อักขระสองสามตัวถัดไปอาจระบุแผนกเฉพาะที่วางคำสั่งซื้อเช่น "RD" เพื่อเป็นตัวแทนแผนกวิจัยและพัฒนา ดังนั้นหมายเลข PO สำหรับคำสั่งซื้อที่แผนกวิจัยและพัฒนาของ บริษัท ในชิคาโกอาจเริ่มต้นด้วย "CHIRD" ตามด้วยตัวอักษรและตัวเลขอื่น ๆ ที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ
บริษัท ต่างๆมักจะจัดโครงสร้างหมายเลข PO ในลักษณะที่เหมาะสมที่สุดกับระบบติดตามภายใน บางตัวใช้ประโยชน์จากเครื่องหมายขีดกลางหรือช่องว่างซึ่งสามารถช่วยได้เมื่อจำเป็นต้องอ่านอักขระบางตัวในเลขที่ PO เท่านั้นเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เพื่อตอบสนองต่อความยาวและรูปแบบที่หลากหลายที่สามารถใช้งานได้ผู้ขายจำนวนมากจะกำหนดค่าฟิลด์ในฐานข้อมูลการติดตามคำสั่งซื้อเพื่อให้สามารถใช้อักขระได้ไม่เกิน 30 ตัวหรือมากกว่าในใบสั่งซื้อ
