คำขอข้อเสนอ (RFP) คืออะไร?

โดยทั่วไปเรียกว่า RFP คำขอสำหรับข้อเสนอเป็นเอกสารที่ใช้โดยหลายองค์กรเพื่อรับข้อเสนอบริการหรือสินค้าจากผู้ขายที่มีศักยภาพโครงสร้างที่แน่นอนสำหรับ RFP จะแตกต่างกันไปในแต่ละสถานการณ์ซึ่งหมายความว่าสูตรสำหรับวิธีการเขียนคำขอสำหรับข้อเสนอจะขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของกิจการที่ออกคำขอและสิ่งที่พวกเขาหวังว่าจะเรียนรู้จากการตอบกลับต่อไปนี้เป็นตัวอย่างขององค์ประกอบที่พบในคำขอหลายอย่างสำหรับข้อเสนอโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง

เช่นเดียวกับความพยายามในการเขียนธุรกิจจำนวนมากคำขอที่เหมาะสมสำหรับข้อเสนอจะเริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์สำหรับเอกสารโดยปกติจะสามารถสรุปได้ในสองสามประโยคและอนุญาตให้ผู้สมัครหรือคู่กรณีที่ได้รับเชิญให้ส่งข้อเสนออย่างเป็นทางการเพื่อทราบว่าหน่วยงานที่ออกมากำลังมองหาวิธีการบริการหรือสินค้าแม้แต่รูปแบบที่ไม่เป็นทางการที่สุดสำหรับ RFP ก็ยังรวมถึงข้อมูลในลักษณะนี้

พร้อมกับการระบุวัตถุประสงค์หรือเหตุผลสำหรับ RFP มันไม่ผิดปกติสำหรับข้อมูลทั่วไปบางอย่างเกี่ยวกับเอนทิตีที่จะรวมไว้ข้อมูลมักจะให้รายละเอียดที่ จำกัด เกี่ยวกับขนาดของ บริษัท จำนวนสถานที่ที่ได้รับการดูแลในปัจจุบันและแผนการใด ๆ ทันทีสำหรับการขยายตัวที่อาจส่งผลกระทบต่อการตอบสนองของผู้สมัครโดยปกติรายละเอียดไม่ได้หมายถึงการครอบคลุมอย่างไรก็ตามโดยปกติแล้วจะเพียงพอที่จะอนุญาตให้ผู้สมัครทำการวิจัยด้วยตนเองเพื่อขยายความเข้าใจความต้องการของฝ่ายที่ออกคำขอข้อเสนอ

ในโครงสร้างการร้องขอข้อเสนออาจมีรายละเอียดที่กว้างหรือมีรายละเอียดสูงคำขอบางอย่างไม่เกินหนึ่งหน้าและรวมเฉพาะแนวทางทั่วไปสำหรับการส่งเช่นพื้นที่เฉพาะสองสามข้อที่อยู่วิธีการส่งข้อเสนอที่เสร็จสิ้นและวันที่ที่ข้อเสนอทั้งหมดถึงกำหนดRFP อื่น ๆ ให้ส่วนที่เฉพาะเจาะจงและรูปแบบที่ต้องปฏิบัติตามโดยไม่ล้มเหลว

มีข้อดีสำหรับทั้งสองวิธีในการจัดรูปแบบการร้องขอข้อเสนอรูปแบบที่กว้างช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่จำเป็นจะอยู่ในเนื้อหาของการตอบสนอง แต่ช่วยให้นิติบุคคลได้รับความคิดว่าผู้สมัครแต่ละคนนำเสนอตัวเองอย่างไรเมื่อได้รับอนุญาตให้มีการตอบสนองอย่างมากในทางตรงกันข้ามรูปแบบที่มีโครงสร้างสูงจะบอกผู้สมัครอย่างชัดเจนว่าจะจัดระเบียบข้อมูลในลักษณะที่แน่ใจว่ามีความหมายสำหรับนิติบุคคลที่ออกในเวลาเดียวกันโครงสร้างที่ครอบคลุมทำให้สามารถเปรียบเทียบการตอบสนองจากผู้ตอบแบบสอบถามหลายคนอย่างแท้จริงโดยลงรายการส่วนหนึ่งทีละคน

ขึ้นอยู่กับประเภทของบริการหรือสินค้าที่เกี่ยวข้องการร้องขอข้อเสนออาจมีตัวอย่างสถานการณ์ที่แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ผู้ริเริ่มการร้องขอต้องการจากผู้ขายในสถานการณ์ประจำและสถานการณ์ฉุกเฉินตัวอย่างเช่นหาก RFP ใช้สำหรับบริการการประชุมทางไกลผู้ริเริ่มอาจต้องการทราบว่าผู้ขายสามารถรับประกันความพร้อมของพอร์ตหรือสายจำนวนหนึ่งแม้ในช่วงระยะเวลาธุรกิจสูงสุดผู้ขายอาจแก้ไขปัญหาเฉพาะเช่นการใช้เครือข่ายสนับสนุนเพื่อใช้ในกรณีฉุกเฉินของ บริษัท กว้างหรือหากผู้ขายสามารถจัดการการกำหนดเวลาและดำเนินการประชุมทางโทรศัพท์โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเล็กน้อย

ธุรกิจหรือองค์กรอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องออก RFP แต่ไม่แน่ใจว่าจะจัดโครงสร้างเอกสารเพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดสามารถเริ่มต้นกระบวนการได้อย่างไรโดยใช้หนึ่งในคำขอฟรีสำหรับตัวเลือกเทมเพลตข้อเสนอที่พบออนไลน์เทมเพลตเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ตามต้องการในบางกรณีแม่แบบจะมาพร้อมกับตัวอย่างข้อเสนออย่างน้อยหนึ่งครั้งซึ่งจะทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับบุคคลหรือทีมที่ถูกเรียกเก็บเงินด้วยความรับผิดชอบในการเตรียม RFP