บัญชีแยกประเภทการขายเป็นเครื่องมือการบัญชีที่ใช้ในธุรกิจเพื่อติดตามการขายหรือส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า บัญชีแยกประเภทการขายอาจเป็นเรื่องง่ายหรือซับซ้อนขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของธุรกิจ บัญชีแยกประเภทขายครั้งเดียวเขียนด้วยลายมือในโน้ตบุ๊กพร้อมคอลัมน์ต่าง ๆ แต่ตอนนี้มันเป็นเรื่องธรรมดามากที่จะติดตามค่าใช้จ่ายโดยใช้สเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์การบัญชีซึ่งง่ายต่อการจัดเรียงเรียงลำดับและเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ โดยทั่วไปบัญชีแยกประเภทประเภทนี้จะมีคอลัมน์ที่แตกต่างกันจำนวนมากรวมถึงวันที่หมายเลขใบแจ้งหนี้หากมีคำอธิบายของผลิตภัณฑ์หรือบริการและจำนวนเงินที่ได้รับ
การรักษาบัญชีแยกประเภทการขายอย่างละเอียดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจด้วยเหตุผลหลายประการ ไม่เพียงช่วยในการติดตามผลกำไรและขาดทุน แต่ยังช่วยเปิดเผยแนวโน้มการซื้อหรือข้อมูลการขายประเภทอื่น ๆ ที่อาจให้เบาะแสกับแคมเปญโฆษณาหรือการจัดเก็บที่ประสบความสำเร็จเช่น นอกจากนี้บัญชีแยกประเภทยังเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการเตรียมการคืนภาษีในช่วงปลายปีและยังสามารถประเมินค่ารายละเอียดผลกำไรและค่าใช้จ่ายหาก บริษัท ได้รับการตรวจสอบ
ธุรกิจบางแห่งจำเป็นต้องสร้างบัญชีแยกประเภทการขายสำหรับลูกค้าที่ออกใบแจ้งหนี้ ในกรณีนี้คอลัมน์ที่แตกต่างกันเล็กน้อยอาจเป็นประโยชน์ วันที่มาตรฐานหมายเลขใบแจ้งหนี้และรายละเอียดการบริการมีความสำคัญโดยทั่วไป วันที่ที่ส่งใบแจ้งหนี้นั้นมีค่าเช่นเดียวกับวันที่ได้รับการชำระเงินและจำนวนเงินที่ชำระ คำอธิบายของประเภทการชำระเงินเช่นเช็คเครดิตหรือเงินสดนั้นมีความสำคัญต่อการทำบัญชีเช่นกัน บัญชีแยกประเภทการขายสำหรับการขายทางกายภาพอาจแตกต่างกันเล็กน้อยเนื่องจากโดยทั่วไปจะได้รับชำระ ณ จุดขายแทนที่จะถูกเรียกเก็บเงินในภายหลังแม้ว่าหลักการบัญชีทั่วไปจะเหมือนกัน
โดยทั่วไปควรอัปเดตบัญชีแยกประเภทการขายให้บ่อยที่สุดอย่างน้อยวันละหนึ่งครั้งหากไม่ได้มาพร้อมกับการขายแต่ละครั้ง โปรแกรมซอฟต์แวร์จุดขายอัตโนมัติอาจพิมพ์บันทึกการขายเมื่อสิ้นวันซึ่งจะทำให้ขั้นตอนง่ายขึ้น มิฉะนั้นธุรกิจควรแน่ใจว่าได้นั่งลงวันละครั้งและจดบันทึกยอดขายแล้วจึงจัดสมดุลหนังสือให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในตอนท้ายของสัปดาห์ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่เกิดข้อผิดพลาดราคาแพง
