เวิร์กโฟลว์เป็นคำที่ใช้อธิบายขั้นตอนของกระบวนการ คำนี้ใช้ในองค์กรใด ๆ ที่ผลิตภัณฑ์เอกสารหรือความคิดย้ายระหว่างสถานที่หรือแผนก ในแง่หนึ่งเวิร์กโฟลว์สามารถเข้าใจได้ว่าเป็นภาพรวมของงานจริงที่ดำเนินการเพื่อนำกระบวนการไปสู่ความสำเร็จ เอกสารเวิร์กโฟลว์คือรายงานหรือการวิเคราะห์ใด ๆ ที่อธิบายขั้นตอนของกระบวนการรวมถึงการเงินทรัพยากรและข้อมูลที่รวมอยู่ในกระบวนการดังกล่าว เอกสารที่ส่งผ่านขั้นตอนต่างๆของกระบวนการเช่นใบเรียกเก็บเงินประกันหรือใบแจ้งหนี้อาจได้รับการพิจารณาเป็นเอกสารเวิร์กโฟลว์
ผู้จัดการที่พยายามเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานอาจสร้างเอกสารเวิร์กโฟลว์ เอกสารเหล่านี้อาจแสดงรายการแผนกและพนักงานผ่านโครงการที่กำลังดำเนินการจนแล้วเสร็จ เอกสารอาจมีรายการทรัพยากรวัสดุและอุปกรณ์ที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ เอกสารเวิร์กโฟลว์ยังช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจว่าขั้นตอนใดของกระบวนการที่มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด
เอกสารที่แสดงส่วนประกอบและขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์สามารถใช้สำหรับการจัดทำงบประมาณ ผู้จัดการสามารถกำหนดจำนวนสินค้าที่อาจต้องเสียค่าใช้จ่ายในการทำและตัดสินใจเกี่ยวกับแผนกหรือพื้นที่ที่สามารถลดขนาดได้ กระบวนการตรวจสอบภายในอาจรวมถึงการใช้เอกสารเวิร์กโฟลว์ ผู้จัดการบัญชีสามารถนำเสนอข้อมูลทางการเงินที่ได้จากเอกสารเวิร์กโฟลว์
ในบริบทการผลิตสามารถใช้เอกสารเวิร์กโฟลว์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการผลิตได้ ตัวอย่างเช่นเอกสารเวิร์กโฟลว์สามารถสร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์พิเศษ เมื่อผู้ออกแบบสร้างแบบจำลองและรายการวัสดุเอกสารสามารถส่งต่อโดยอัตโนมัติไปยังผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในขั้นตอนต่อไปนี้
เอกสารเหล่านี้ยังใช้ในชุมชนวิทยาศาสตร์ ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์อาจสร้างเอกสารเวิร์กโฟลว์ที่แสดงการทำงานของสมอง เอกสารเวิร์กโฟลว์อาจถูกสร้างขึ้นเพื่ออธิบายความสัมพันธ์ระหว่างผู้ใช้กับเครื่อง
เมื่อเอกสารเวิร์กโฟลว์อธิบายรายการที่ผ่านขั้นตอนของกระบวนการโดยปกติจะหมายถึงการชำระเงินหรือบริการที่ต้องได้รับอนุมัติจากผู้เชี่ยวชาญในแผนกต่างๆ ตัวอย่างเช่นหากผู้จัดการแผนกพบว่าเขาหรือเธอต้องการคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ผู้จัดการรายนั้นอาจเตรียมรายการต้นทุนเอกสาร จากนั้นเขาหรือเธออาจส่งเอกสารนั้นขึ้นสายโซ่ของคำสั่งเพื่อรับการอนุมัติ
บริษัท ประกันภัยยังใช้เอกสารเวิร์กโฟลว์ ในกรณีเหล่านี้การเรียกร้องจะถูกยื่นโดยลูกค้า การเรียกร้องอาจถูกส่งไปยังผู้จัดการการจัดจำหน่าย ผู้จัดการการจัดจำหน่ายอาจส่งผ่านไปยังผู้จัดการหรือผู้บริหารที่ใช้การวิจัยและการวิเคราะห์ที่สร้างขึ้นโดยผู้จัดการการจัดจำหน่ายเพื่ออนุมัติอัตรา
