หนึ่งในพื้นฐานของการดำเนินธุรกิจคือการมีวิธีการติดตามเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้รวมถึงการเก็บบันทึกเงินที่ได้รับจากลูกค้าที่ถูกต้องซึ่งจะนำไปใช้กับจำนวนเงินที่พวกเขาเป็นหนี้อยู่ในปัจจุบัน เงินที่ค้างชำระเรียกว่าลูกหนี้ บริษัท ส่วนใหญ่มีแผนกที่อุทิศให้กับพื้นที่นี้และมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างและส่งใบเรียกเก็บเงินรับและประมวลผลการชำระเงินและติดตามทั้งเงินในมือและสิ่งที่ยังครบกำหนด
วัตถุประสงค์พื้นฐานของการบัญชีคือเพื่อให้แน่ใจว่าหน่วยงานที่ทำงานใด ๆ มีภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้นทางการเงินในเวลาที่กำหนด แผนกบัญชีลูกหนี้ก่อให้เกิดความถูกต้องบางส่วนจากลูกค้าที่เรียกเก็บเงินสำหรับบริการหรือสินค้าที่แสดง โดยทั่วไปจะเป็นแผนกนี้ที่ติดตามข้อมูลการเรียกเก็บเงินและความต้องการเรียกเก็บเงินที่กำหนดเองของลูกค้า
ตัวอย่างเช่นลูกค้ารายใหญ่อาจได้รับส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์สำหรับสินค้าหรือบริการรายเดือนที่ซื้อตามปริมาณการทำธุรกิจกับ บริษัท พนักงานบัญชีลูกหนี้จะเก็บรักษาข้อมูลส่วนลดดังกล่าวซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรไฟล์การเรียกเก็บเงินของลูกค้าเพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไปยังลูกค้านั้นสะท้อนส่วนลดที่เหมาะสม บ่อยครั้งที่แผนกนี้มีการป้อนข้อมูลอย่างมากเกี่ยวกับรูปลักษณ์ของใบแจ้งหนี้ข้อมูลใดบ้างที่รวมอยู่และวิธีการจัดระเบียบข้อมูล
นอกเหนือจากการสร้างและแจกจ่ายใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าแผนกนี้มักจะรับผิดชอบในการรับชำระเงินในใบแจ้งหนี้เหล่านั้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินถูกนำไปใช้อย่างถูกต้อง ในขณะที่บางแผนกมีแนวโน้มที่จะโพสต์การชำระเงินให้กับลูกค้าและนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระที่เก่าที่สุดมันเป็นเรื่องธรรมดามากที่การชำระเงินจะถูกนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้เฉพาะแม้ว่ามันจะไม่ใช่ใบแจ้งหนี้คงค้างที่เก่าที่สุด สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถระบุอายุของใบแจ้งหนี้ที่เก่ากว่าและทำงานกับลูกค้าเพื่อแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่อาจทำให้การชำระเงินของใบแจ้งหนี้ที่เก่ากว่าข้อกำหนดการชำระเงินมาตรฐาน
ลูกหนี้ก็ทำงานอย่างใกล้ชิดกับแขนเจ้าหนี้ในกระบวนการบัญชี เช่นเดียวกับที่ลูกค้าคาดว่าจะจ่ายค่าสินค้าและบริการที่ให้ดังนั้น บริษัท คาดว่าจะจ่ายใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระให้กับผู้ขายของพวกเขาในเวลาที่เหมาะสม เป็นสิ่งสำคัญที่ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนรายได้ที่สามารถใช้ได้อยู่ในมือก่อนการชำระเงิน เมื่อมีข้อมูลดังกล่าวฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้จึงสามารถกำหนดเวลาและชำระเงินในนามของ บริษัท ได้
