ลูกหนี้คืออะไร?

หนึ่งในพื้นฐานของการดำเนินธุรกิจคือการมีวิธีการรักษาเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้รวมถึงการเก็บรักษาบันทึกเงินที่ถูกต้องที่ได้รับจากลูกค้าที่จะนำไปใช้กับจำนวนเงินที่พวกเขาเป็นหนี้ในปัจจุบันเงินที่เป็นหนี้เป็นที่รู้จักกันในชื่อลูกหนี้บริษัท ส่วนใหญ่มีแผนกที่ทุ่มเทให้กับพื้นที่นี้และมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างและส่งใบเรียกเก็บเงินการรับและการชำระเงินและการติดตามทั้งสองสิ่งที่อยู่ในมือและสิ่งที่ยังครบกำหนด

วัตถุประสงค์พื้นฐานของการบัญชีคือเพื่อให้แน่ใจว่าเอนทิตีที่ใช้งานได้ใด ๆ มีภาพย่อของสิ่งที่เกิดขึ้นทางการเงินในเวลาใดก็ตามแผนกบัญชีลูกหนี้มีส่วนช่วยให้เกิดความแม่นยำบางส่วนโดยการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับบริการหรือสินค้าที่แสดงผลโดยทั่วไปแล้วเป็นแผนกนี้ที่ติดตามข้อมูลการเรียกเก็บเงินและความต้องการการเรียกเก็บเงินที่กำหนดเองของลูกค้าตัวอย่างเช่นลูกค้ารายใหญ่อาจได้รับส่วนลดเปอร์เซ็นต์สำหรับสินค้าหรือบริการรายเดือนที่ซื้อตามปริมาณธุรกิจที่ดำเนินการกับ บริษัทพนักงานบัญชีลูกหนี้จะรักษาข้อมูลส่วนลดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรไฟล์การเรียกเก็บเงินของลูกค้านั้นเพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไปยังลูกค้านั้นสะท้อนส่วนลดที่เหมาะสมบ่อยครั้งที่แผนกนี้มีข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับรูปลักษณ์ของใบแจ้งหนี้ข้อมูลใดรวมและวิธีการจัดระเบียบข้อมูล

พร้อมกับการสร้างและแจกจ่ายใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าแผนกนี้มักจะรับผิดชอบในการรับการชำระเงินในใบแจ้งหนี้เหล่านั้นและทำให้แน่ใจว่าเงินถูกนำไปใช้อย่างถูกต้องในขณะที่บางแผนกมีแนวโน้มที่จะโพสต์การชำระเงินให้กับลูกค้าและนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระที่เก่าแก่ที่สุด แต่ก็เป็นเรื่องธรรมดาสำหรับการชำระเงินที่จะนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้เฉพาะแม้ว่าจะไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่เก่าแก่ที่สุดสำหรับลูกค้ารายนั้นสิ่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถระบุอายุในใบแจ้งหนี้รุ่นเก่าและทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่อาจป้องกันการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ที่เก่ากว่าข้อกำหนดการชำระเงินมาตรฐาน

บัญชีลูกหนี้ยังทำงานอย่างใกล้ชิดกับบัญชีเจ้าหนี้ของกระบวนการบัญชีเช่นเดียวกับที่ลูกค้าคาดว่าจะจ่ายสำหรับสินค้าและบริการที่แสดงผลดังนั้น บริษัท จึงคาดว่าจะจ่ายใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระให้กับผู้ขายในเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญที่ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนรายได้ที่ใช้งานได้อยู่ในมือก่อนที่จะชำระเงินด้วยข้อมูลที่มีอยู่แผนกบัญชีเจ้าหนี้สามารถกำหนดเวลาและชำระเงินในนามของ บริษัท