ใบแจ้งหนี้ทางบัญชีคือใบเรียกเก็บเงินที่แสดงรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ส่งถึงลูกค้าโดยบุคคลหรือ บริษัท โดยทั่วไปใบแจ้งหนี้จะรวมจำนวนรายการที่จัดส่งคำอธิบายบริการราคาของแต่ละรายการหรือบริการและวันที่ส่งมอบวิธีการและที่อยู่ รายละเอียดอื่น ๆ โดยทั่วไปที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ทางบัญชีรวมถึงหมายเลขบัญชีวันที่ใบแจ้งหนี้หมายเลขใบแจ้งหนี้หมายเลขใบสั่งซื้อวันที่ครบกำหนดชำระเงินและที่อยู่การชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ทางบัญชีอาจจัดส่งด้วยตนเองหรือส่งทางอีเมลอีเมลหรือแฟกซ์ เพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ผู้รับเหมาและ บริษัท มักจะใช้แม่แบบใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยคอมพิวเตอร์
วัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้ทางบัญชีคือการส่งการแจ้งเตือนว่าเป็นหนี้เงิน บริษัท ที่ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เฉพาะเจาะจงโดยทั่วไปจะติดตามด้วยการออกใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้า โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้ทางบัญชีจะมีรายละเอียดทั้งหมดที่ลูกค้าต้องการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้โดยละเอียดทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับทั้งผู้ให้บริการและลูกค้าผ่านการตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์และบริการที่จัดส่ง หากลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ที่คิดราคาต่อรายการสูงกว่าที่คาดไว้เขาสามารถใช้ข้อมูลในเอกสารเพื่อหารือเกี่ยวกับความคลาดเคลื่อนกับ บริษัท ที่ออกใบแจ้งหนี้
บุคคลและ บริษัท จำนวนมากจะเก็บใบแจ้งหนี้ทางบัญชีหลังจากได้รับการชำระเงินแล้ว ในกรณีของธุรกิจขนาดเล็กตัวอย่างเช่นค่าใช้จ่ายบางอย่างที่มีคุณสมบัติเพียงพอสำหรับการตัดภาษี การบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนที่จำเป็นในการติดตามค่าใช้จ่ายและจัดทำเอกสารสำรองในกรณีที่มีการตรวจสอบภาษี โดยทั่วไปธุรกิจขนาดใหญ่จะเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทางบัญชีด้วยเหตุผลเดียวกันไม่ว่าจะในรูปแบบสำเนาเอกสารหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
รูปแบบและการออกแบบของใบแจ้งหนี้ทางบัญชีนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท ผู้รับเหมาอิสระอาจเขียนใบแจ้งหนี้ของเขาเองด้วยมือรวมถึงข้อมูลเพียงไม่กี่ชิ้น บริษัท ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ใช้แม่แบบใบแจ้งหนี้ที่สร้างโดยคอมพิวเตอร์ซึ่งกรอกรายละเอียดที่สำคัญโดยอัตโนมัติเช่นชื่อ บริษัท และที่อยู่ที่อยู่การชำระเงินนโยบายการชำระเงินและรายละเอียดอื่น ๆ ที่ไม่ได้เปลี่ยนจากใบแจ้งหนี้เป็นใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ทางบัญชีอาจถูกส่งโดยใช้วิธีการที่หลากหลาย ผู้รับเหมาที่ทำงานในบ้านอาจส่งใบแจ้งหนี้ด้วยมือเมื่องานเสร็จ หลาย บริษัท ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้า บาง บริษัท ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทางอีเมล ในสถานการณ์อื่น ๆ ลูกค้าเลือกที่จะไม่รับใบแจ้งหนี้ในแต่ละเดือนและเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ บริษัท เพื่อดูใบแจ้งหนี้แทน
