รายงานเฉพาะกิจคือรายงานที่บุคคลสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำขอข้อมูลโดยเฉพาะแทนที่จะเป็นช่วงเวลาที่กำหนดหรือเป็นส่วนหนึ่งของการรายงานตามปกติ ผู้บังคับบัญชาสามารถขอรายงานดังกล่าวได้จากหลายสาเหตุและมักจะจัดทำกรอบเวลาให้แล้วเสร็จเช่นคำขอที่จะส่งรายงานภายในสิ้นวันทำการ มีเครื่องมือที่ช่วยในการสร้างรายงานดังกล่าวขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจและการร้องขอ
วลีภาษาละติน“ เฉพาะกิจ” หมายถึง“ สำหรับสิ่งนี้” อ้างอิงแนวคิดที่ว่ารายงานนั้นได้รับมอบหมายเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะและครอบคลุมหัวข้อเฉพาะ คำขอรายงานเฉพาะกิจอาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลภายในเช่นข้อมูลการขายประสิทธิภาพของพนักงานและอื่น ๆ นอกจากนี้ยังสามารถรวมข้อมูลภายนอกเช่นข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสภาวะตลาดความคาดหวังของผู้บริโภคและหัวข้ออื่น ๆ เมื่อมีการร้องขอรายงานเฉพาะกิจรายงานควรมีการอภิปรายโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังในรายงาน
เลขานุการและเจ้าหน้าที่ธุรการอื่น ๆ มักจะได้รับมอบหมายให้ทำงานประเภทนี้ พวกเขารวบรวมข้อมูลจากฐานข้อมูลของ บริษัท และการวิจัยภายนอกเช่นการตรวจสอบสิ่งพิมพ์ทางการค้าและรายงานข่าว โปรแกรมซอฟต์แวร์มักจะมีแม่แบบที่ผู้คนสามารถใช้เพื่อสร้างรายงานได้อย่างรวดเร็ว สิ่งเหล่านี้อาจเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลเพื่อให้สามารถสร้างแผนภูมิกราฟและการนำเสนอข้อมูลแบบเห็นภาพอื่น ๆ ได้โดยตรงจากฐานข้อมูลแทนที่จะบังคับให้บุคคลสร้างงานนำเสนอตั้งแต่เริ่มต้น
เหตุผลบางประการในการขอรายงานเฉพาะกิจอาจรวมถึงแผนการสำรวจเพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์และบริการใหม่การวิจัยตลาดเบื้องต้นและการเตรียมการสำหรับการยกเครื่องการปฏิบัติและแผนธุรกิจ ในทุกกรณีข้อมูลเริ่มต้นจะทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับบุคลากรที่ต้องตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการ รายงานเฉพาะกิจสามารถระบุปัญหาเฉพาะและจะเน้นกิจกรรมที่ต้องดำเนินการหรือหลีกเลี่ยง ตัวอย่างเช่นรายงานอาจแสดงว่ามาตรฐานอุตสาหกรรมกำลังจะเปลี่ยนแปลงทำให้ไม่ฉลาดที่จะลงทุนในระบบที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้สอดคล้องกับมาตรฐานที่มีอยู่เนื่องจาก บริษัท จะต้องอัปเกรดในอนาคตอันใกล้
แม้ว่ารายงานเฉพาะกิจจะได้รับคำสั่งภายในระยะเวลาอันสั้น แต่ก็ยังต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการนำเสนอมืออาชีพ ซึ่งรวมถึงการพิสูจน์อักษรสำหรับการพิมพ์ผิดความผิดพลาดและความสามารถในการอ่านการจัดรูปแบบเอกสารอย่างถูกต้องและปฏิบัติตามมาตรฐานภายในที่ บริษัท กำหนดสำหรับการออกรายงาน การมีเทมเพลตสามารถช่วยสิ่งนี้ได้เนื่องจากเป็นไปได้ที่จะใส่ข้อมูลลงในเทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่ารายงานจะเป็นไปตามโครงสร้างโดยรวมที่คุ้นเคย
