บันทึกการจัดส่งล่วงหน้าคืออะไร?

บันทึกการจัดส่งล่วงหน้า (ASN) เป็นการแจ้งให้ทราบถึงการส่งมอบแพ็คเกจที่ใกล้เข้ามาเป็นที่รู้จักกันในชื่อการแจ้งการจัดส่งล่วงหน้าการแจ้งเตือนการส่งมอบหรือบันทึกเรือล่วงหน้าโดยทั่วไปแล้วเอกสารจะถูกส่งโดยอัตโนมัติผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อมีการสร้างสลิปบรรจุบันทึกการจัดส่งล่วงหน้าทั่วไปจะรวมรายการโดยละเอียดของรายการที่ถูกส่งนอกเหนือจากเวลาและวิธีการจัดส่งที่คาดหวัง

เป็นเรื่องปกติสำหรับบันทึกการจัดส่งล่วงหน้าเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าแพ็คเกจได้รับการบรรจุอย่างไรนอกเหนือจากสิ่งที่มันประกอบด้วย.นี่มักจะเป็นการตอบสนองหรือยืนยันคำแนะนำที่ลูกค้ามอบให้กับผู้ขายในขณะที่สั่งซื้อผู้ขายหลายรายมีแนวทางเฉพาะสำหรับการบรรจุและการเตรียม ASNs ตามแนวทางของ บริษัท และข้อกำหนดของลูกค้าบางราย

บันทึกการจัดส่งล่วงหน้าส่วนใหญ่จะถูกส่งผ่านการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ซึ่งเป็นระบบส่งข้อความที่คล้ายกับอีเมลโดยทั่วไประบบประเภทนี้จะถูกตั้งค่าระหว่างลูกค้าและผู้ขายเพื่อเร่งการถ่ายโอนข้อมูลประเภทต่าง ๆเพื่อให้ระบบทำงานได้ผู้ขายและลูกค้าจะต้องเห็นด้วยกับระบบประเภทใดที่จะใช้และวิธีการใช้งานระบบ EDI ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสองระบบคือ Un/Edifact และ ANSI X.12ในขณะที่มีความคล้ายคลึงกันมากมายระหว่างระบบ EDI แต่ก็เป็นเรื่องปกติสำหรับแต่ละ บริษัท ที่ใช้พวกเขาจะมีแนวทางเฉพาะสำหรับวิธีการใช้เพื่อส่งข้อมูลเช่น ASNs

บันทึกการจัดส่งล่วงหน้าจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการบรรจุหีบห่อสร้างโดยระบบของผู้ขายนี่เป็นวิธีที่ทำให้ลูกค้ารู้ว่าแพ็คเกจอยู่ระหว่างการขนส่งส่วนหนึ่งของสลิปบรรจุอาจถูกรวบรวมเนื่องจากคำสั่งซื้อเข้าด้วยกันเช่นในคลังสินค้ารายการเลือกซึ่งสร้างขึ้นจากข้อมูลในการสั่งซื้อของลูกค้าช่วยให้พนักงานเตรียมแพ็คเกจรู้ว่ารายการใดที่จะรวมข้อมูลจากรายการนี้มักจะถูกถ่ายโอนโดยตรงไปยัง ASN

หนึ่งในรายการบรรจุภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้กันมากที่สุดคือ EDI 856 เอกสารนี้แสดงรายการทุกอย่างที่จะปรากฏในรายการที่พิมพ์ซึ่งลูกค้าจะได้รับจากแพ็คเกจASN ส่วนใหญ่จะมีข้อมูลลูกค้าเช่นที่อยู่โทรศัพท์และหมายเลขลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อรวมถึงการกำหนดราคาปริมาณและหมายเลขผู้ขาย