ตัวแทนด้านการบันทึกเป็น บริษัท โฆษณาที่ได้รับอนุญาตตามสัญญาให้เป็นตัวแทน บริษัท ในการซื้อสื่อและกิจกรรมการประชาสัมพันธ์อื่น ๆ ผู้โฆษณาทำงานผ่านเอเจนซี่นี้โดยเจรจากับตำแหน่งที่เป็นไปได้เกี่ยวกับการจัดวางโฆษณาและกิจกรรมอื่น ๆ นอกจากนี้ยังให้บริการให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าเพื่อช่วยในการพัฒนาแคมเปญโฆษณาที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมสำหรับตลาดที่กำหนด บริษัท ต่างๆอาจมีเอเจนซี่หลายแห่งที่สามารถรองรับความต้องการด้านการโฆษณาระหว่างประเทศ
บทบาทที่สำคัญอย่างหนึ่งของหน่วยงานบันทึกคือเป็นนิติบุคคลที่ได้รับอนุญาตตามกฎหมายเท่านั้นในการเจรจาและทำสัญญาโฆษณาให้เสร็จ พบกับ บริษัท ลูกค้าเพื่อหารือเกี่ยวกับแคมเปญและสถานที่ที่ต้องการกระจายโฆษณาและค้นหาจุดโฆษณาที่เหมาะสม หน่วยงานเจรจาต่อรองราคาและรายละเอียดอื่น ๆ ของสัญญาและทำหน้าที่เป็นตัวแทนทางกฎหมายในการลงนามในสัญญา สื่อโฆษณาและการชำระเงินต้องผ่านเอเจนซี่นี้ซึ่งวางไว้อย่างเหมาะสม
บริษัท นี้ยังสามารถให้บริการให้คำปรึกษา บริษัท ที่ต้องการสร้างตัวเองในตลาดใหม่อาจทำงานร่วมกับเอเจนซี่ที่มีชื่อเสียงเพื่อสำรวจตัวเลือกการโฆษณาและพัฒนาแคมเปญที่มีประสิทธิภาพ ผู้ให้คำปรึกษาสามารถพูดคุยเกี่ยวกับน้ำเสียงของแคมเปญโฆษณาที่ดีที่สุดที่จะใช้ตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุดและหัวข้ออื่น ๆ บริษัท ต้องการวางโฆษณาอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลและอาศัยตัวแทนเพื่อให้คำแนะนำที่ดี
บริษัท ต่างๆทำสัญญากับเอเจนซี่โดยปกติจะเป็นช่วงเวลาที่กำหนดหรือแคมเปญโฆษณา สัญญาสามารถแตกภายใต้สถานการณ์พิเศษเช่นเมื่อหน่วยงานล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่อาจเป็นอันตรายต่อลูกค้า บริษัท หลายแห่งเลือกเอเจนซี่และยึดติดอยู่กับมันมานานหลายทศวรรษเพียงเปลี่ยนเป็นส่วนหนึ่งของการปรับโครงสร้างที่รุนแรงหากเห็นได้ชัดว่าเอเจนซี่ไม่ตรงกับความต้องการอีกต่อไป
ข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงานบันทึกสามารถพบได้ในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท เอเจนซี่โฆษณายังสามารถระบุรายชื่อลูกค้าของตนเพื่อประโยชน์ในสถานที่โฆษณาที่มีศักยภาพซึ่งต้องการติดต่อกับพวกเขาเพื่อหารือเกี่ยวกับการจัดวางโฆษณา ในบางกรณีหน่วยงานอาจสร้างเว็บไซต์แยกต่างหากเพื่อเป็นตัวแทนของ บริษัท ที่กำหนดให้กับผู้โฆษณา เว็บไซต์ยังสามารถรองรับโครงสร้างส่วนหลังเช่นระบบจดหมายภายในการจัดเก็บสื่อส่งเสริมการขายที่แต่ละร้านค้าสามารถดาวน์โหลดและใช้งานได้เป็นต้น ฟังก์ชั่นเหล่านี้จะไม่ปรากฏต่อสาธารณะ แต่สามารถเป็นส่วนสำคัญของบริการที่เสนอโดยหน่วยงาน
