เลขานุการอัตโนมัติคืออะไร?

เลขานุการอัตโนมัติเป็นอุปกรณ์ที่กำหนดเส้นทางโทรในสำนักงานอุปกรณ์เหล่านี้มักจะใช้โดยธุรกิจขนาดเล็กเป็นวิธีการให้ตัวกรองพื้นฐานระหว่างสำนักงานและโทรศัพท์ที่ไม่พึงประสงค์เช่นการตลาดทางโทรศัพท์หรือหมายเลขที่ไม่ถูกต้องธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีเลขานุการในชีวิตจริงเพื่อทำหน้าที่นี้ทำให้เลขานุการอัตโนมัติซ้ำซ้อนคำนี้มักใช้คำพ้องความหมายกับเลขาธิการเสมือนจริง แต่ทั้งสองนั้นแตกต่างกันมากเลขานุการเสมือนเป็นคนจริงไม่ใช่เพียงคนเดียวที่อยู่ในธุรกิจของตัวเอง

ในกรณีส่วนใหญ่เลขานุการอัตโนมัติเป็นกล่องขนาดเล็กที่เสียบเข้ากับสายโทรศัพท์ระหว่างโทรศัพท์และผนังเมื่อหมายเลขที่รู้จักและได้รับการอนุมัติเรียกสายเลขานุการจะอนุญาตให้โทรไปยังโทรศัพท์โดยตรงหากการโทรที่ไม่ได้รับการอนุมัติไม่ทราบหรือ จำกัด เลขานุการอัตโนมัติจะสกัดกั้น

โดยทั่วไปการสกัดกั้นประเภทนี้หมายความว่าระบบอัตโนมัติตอบรับการโทรและขอข้อมูลพื้นฐานจากผู้โทรหลังจากได้รับคำตอบสำหรับคำถามอุปกรณ์จะเรียกโทรศัพท์ที่เชื่อมต่อและถ่ายทอดข้อมูลนั้นไปยังตัวรับสัญญาณ mdash;ใครมีตัวเลือกในการโทรหากหมายเลขนั้นไม่ดีหรือผู้รับปฏิเสธการโทรการโทรจะถูกส่งไปยังวอยซ์เมลแทนหรือตัดการเชื่อมต่อ

ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการสมมติว่าเสมือนจริงและเลขานุการอัตโนมัติเป็นสิ่งเดียวกันเลขานุการเสมือนเป็นผู้รับเหมาอิสระที่ทำงานเป็นเลขานุการจากสถานที่ห่างไกลโดยทั่วไปแล้วคนงานเหล่านี้จะมีโฮมออฟฟิศและทำงานเลขานุการร่วมกันบ่อยครั้งสำหรับ บริษัท ต่าง ๆ หลายแห่งงานทั่วไปรวมถึงการตอบรับโทรศัพท์ถอดความจดหมายหรือสุนทรพจน์ที่บันทึกไว้และทำการเตรียมการเดินทาง

ถึงแม้ว่าเลขานุการทั้งสองประเภทจะแตกต่างกันมาก แต่ก็มีวิธีการโดยรวมที่คล้ายกันด้วยการลบทั้งพื้นที่และค่าใช้จ่ายของเลขานุการดั้งเดิมธุรกิจสามารถดำเนินการด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่ามากสิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถทำงานได้ในระดับที่อาจล้มละลายภายใต้ระบบดั้งเดิมนอกจากนี้การใช้คุณสมบัติโทรศัพท์อัตโนมัติของเลขานุการเสมือนจริงมักจะอนุญาตให้ธุรกิจมีขนาดใหญ่ขึ้นและเป็นระเบียบที่ดีขึ้น

ในกรณีของเลขาธิการเสมือนจริงการจ้างงานให้ประโยชน์เพิ่มเติมคนงานคนเดียวสามารถทำงานให้กับ บริษัท หลายแห่งพร้อมกันแทนที่จะถูกบังคับให้ทำงานนอกเวลาเดียวนอกจากนี้การทำงานจากที่บ้านยังช่วยให้ผู้ที่มีเด็กเล็กพิการหรือตารางเวลาที่คาดเดาไม่ได้เพื่อดำเนินการต่อในพนักงานต่อไป