คำเชิญสำหรับการเสนอราคาเป็นคำขอจากหน่วยงานองค์กรหรือ บริษัท สำหรับผู้ขายเพื่อจัดหาการเสนอราคาเพื่อทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์หรือตอบสนองความต้องการด้านอุปทานอย่างต่อเนื่อง การเสนอราคาแต่ละครั้งควรมีรายละเอียดของสิ่งที่จะจัดให้มีและค่าใช้จ่ายอะไร โดยทั่วไปแล้วการเสนอราคาต่ำสุดชนะแม้ว่าปัจจัยอื่น ๆ อาจมีบทบาทในกระบวนการของการตัดสินใจว่าจะให้สัญญา คำเชิญสำหรับการเสนอราคามักจะถูกระบุไว้ในหนังสือพิมพ์และบนกระดานข่าวสาธารณะและยังสามารถรับได้ผ่านสำนักงานขององค์กร
หรือที่เรียกว่าคำเชิญให้เสนอราคาคำขอนี้เพียงแค่ขอข้อมูลการกำหนดราคา สิ่งนี้แตกต่างจากคำขอข้อเสนอที่เอกสารมีการอภิปรายเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นและเชิญชวนผู้ขายไม่เพียง แต่ให้การประมาณราคา แต่ยังหารือถึงวิธีที่พวกเขาจะตอบสนองความต้องการ ในคำขอข้อเสนออนุญาตให้ใช้วิธีการกำหนดราคาเพิ่มเติมได้เนื่องจากผู้ประมูลอาจแสดงให้เห็นว่าวิธีการที่แพงกว่ามีผลประโยชน์ระยะยาวหรือมีความสามารถในการตอบสนองความต้องการมากกว่าผู้ขายรายอื่น
คำเชิญสำหรับกระบวนการเสนอราคามักจะถูกปิดผนึก ผู้ประมูลได้รับเอกสารเกี่ยวกับข้อกำหนดและมีช่วงเวลาที่กำหนดในการส่งการเสนอราคา ในวันและเวลาที่กำหนดพนักงานเปิดประมูลทั้งหมดในครั้งเดียวบันทึกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องและพิจารณาว่าผู้เสนอราคารายใดควรได้รับสัญญา ในกรณีของหน่วยงานราชการข้อมูลนี้จะเปิดให้ประชาชนทั่วไปและผู้ขายสามารถขอดูการเสนอราคารวมถึงการเสนอราคาที่ชนะ
ในกรณีที่สัญญาไม่เสนอราคาต่ำสุดมักเกิดจากความกังวลเกี่ยวกับความสามารถในการส่งมอบของผู้ขาย คำเชิญให้เสนอราคาอาจต่ำอย่างน่าสงสัยหรืออาจมาจาก บริษัท ที่มีชื่อเสียงไม่ดี หน่วยงานของรัฐโดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่สามารถทำธุรกิจกับผู้ขายในบางประเทศหรือเกี่ยวข้องกับระบอบการปกครองโดยเฉพาะและดังนั้นจึงอาจลดการเสนอราคาที่เหมาะสมดูเหมือนว่าหากมีความกังวลด้านจริยธรรมหรือการเมือง หากการเสนอราคาต่ำสุดถูกปฏิเสธหน่วยงานจะต้องให้เหตุผลที่มั่นคงเพื่อหลีกเลี่ยงข้อกล่าวหาเรื่องการเล่นพรรคเล่นพวกหรือการเลือกปฏิบัติ
มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะอ่านผ่านคำเชิญสำหรับการเสนอราคาอย่างระมัดระวัง บริษัท ที่คุ้นเคยกับกระบวนการนี้อาจมีบุคลากรที่มุ่งเน้นการตรวจสอบคำขอที่เปิดอยู่ทั้งหมดค้นหา บริษัท ที่เหมาะสมกับ บริษัท และเตรียมการเสนอราคา เอกสารจะต้องปฏิบัติตามอย่างถูกต้องและการเสนอราคาควรจะเต็มและสมบูรณ์ หากมีข้อผิดพลาดกับคำเชิญสำหรับการเสนอราคา บริษัท จำเป็นต้องแก้ไขให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้เนื่องจากการเสนอราคาอาจเป็นเหตุผลสำหรับสัญญาและความผิดพลาดอาจมีค่าใช้จ่ายสูงมาก
