การจัดการเอกสารคืออะไร?

ธุรกิจและองค์กรอื่น ๆ รวมถึงบุคคลที่จัดการข้อมูลจำนวนมากต้องการระบบการจัดการเอกสารเพื่อยื่นความปลอดภัยดึงและแบ่งปันข้อมูลนั้นการจัดการเอกสารเป็นระบบที่จัดระเบียบซึ่งประมวลผลจัดเก็บและกู้คืนเอกสารและข้อมูลภายในระบบสำหรับการคัดลอกฮาร์ดหรือเอกสารกระดาษกระบวนการอาจถูกเรียกว่าเป็นระบบการยื่น

การจัดการเอกสารเป็นรุ่นร่วมสมัยมากขึ้นซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับการผลิตอิเล็กทรอนิกส์การจัดเก็บและการดึงเอกสารและไฟล์อื่น ๆ ให้การเข้าถึงที่ปลอดภัยแก่ผู้ที่มีการกวาดล้างนอกเหนือจากเอกสารทั่วไปเช่นไฟล์ข้อความหรือสำเนาเอกสารกระดาษการจัดการเอกสารการจัดการเอกสารอาจรวมถึงไฟล์เสียงและวิดีโออีเมลแฟกซ์รายงานภาพถ่ายฟอนต์กราฟิกและภาพอื่น ๆ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารถูกสร้างขึ้นในความพยายามที่จะแนะนำสำนักงานไร้กระดาษเมื่อตระหนักว่ารูปแบบธุรกิจนี้เป็นไปไม่ได้ที่จะสมบูรณ์แบบโมเดลรุ่นใหม่เริ่มรวมทั้งการจัดการเอกสารและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากองค์กรนำเสนอความต้องการที่หลากหลายระบบการจัดการเอกสารได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการกับแง่มุมเฉพาะของการเรียงลำดับและการจัดการข้อมูล

ตัวอย่างหนึ่งคืออุตสาหกรรมการธนาคารวันนี้แทนที่จะส่งเช็คที่ถูกยกเลิกพร้อมกับใบแจ้งยอดธนาคารธนาคารทำสำเนาดิจิตอลขนาดเล็กของเช็คและพิมพ์ออกตามต้องการธนาคารยังเก็บสำเนาไว้สำหรับบันทึกการตรวจสอบจริงอาจถูกทำลายหรือเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยสำหรับการสำรองข้อมูลในกรณีที่คอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติหรือข้อมูลที่เสียหาย

อีกตัวอย่างที่ดีคือเอเจนซี่โฆษณาแทนที่จะใช้พื้นที่พรีเมี่ยมเพื่อยึดติดกับกระดานเรื่องราวและวัสดุการนำเสนอรายการเหล่านี้สามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลดิจิตอลได้แคมเปญโฆษณาทั้งหมดสามารถแปลงเป็นไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ได้ไม่กี่ไฟล์ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ในภายหลังแจกจ่ายหรือพิมพ์ตามต้องการ

การจัดการเอกสารสามารถปรับปรุงสภาพแวดล้อมของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการจำแนกและจัดเก็บข้อมูลอย่างสะดวกและทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายกระบวนการนี้จะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นการจัดการเอกสารไม่เพียง แต่ประหยัดพื้นที่และเวลา แต่เงินด้วยเช่นกันเนื่องจากมีประสิทธิภาพมากกว่าระบบการยื่นแบบทั่วไปจึงอาจลดความเครียดในที่ทำงาน