แนวคิดหลักของการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐคือการวางแผนขั้นสูงการจัดตารางเวลาและการซื้อเป็นกลุ่มองค์กรขนาดใหญ่สามารถประหยัดเงินและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจรายวัน ระดับของการปฏิบัติตามแนวคิดเหล่านี้แตกต่างกันอย่างกว้างขวางในทุกระดับของรัฐบาลและบางครั้งแม้แต่ในหน่วยงานของรัฐ กิจกรรมการจัดซื้อของรัฐบาลมีผลกระทบอย่างมากต่อเศรษฐกิจท้องถิ่นเนื่องจากขนาดที่แท้จริงและผลกระทบที่หลากหลาย
มีสี่ขั้นตอนที่รวมอยู่ในนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลส่วนใหญ่: การจัดซื้อเป็นกลุ่มการส่งมอบตรงเวลาการกำหนดราคาแบบกลุ่มและเจรจาต่อรอง นอกเหนือจากรายการเหล่านี้หน่วยงานและหน่วยงานของรัฐทุกแห่งได้เขียนนโยบายและแนวทางปฏิบัติด้านการจัดซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร ขั้นตอนการคัดเลือกผู้ขายแนวทางการประมูลสัญญามูลค่าสูงและเงื่อนไขการชำระมักเป็นเอกสารสาธารณะ อีกด้านของการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐคือกฎเกณฑ์เกี่ยวกับความสัมพันธ์ทางธุรกิจ นโยบายการจัดซื้อจำนวนมากห้ามการรับของขวัญจากซัพพลายเออร์และมีกฎระเบียบที่เข้มงวดรอบความถี่และสถานที่ประชุม
การซื้อแบบกลุ่มเป็นกระบวนการรวมความต้องการทรัพยากรทั้งหมดสำหรับแผนกต่างๆและการสร้างใบสั่งซื้อเดียว แผนกต่างๆสามารถอยู่ในสถานที่ต่างกันและมีกำหนดส่งที่แตกต่างกัน การประสานงานและความร่วมมือจะต้องใช้ประโยชน์จากโอกาสในการซื้อของกลุ่ม หน่วยงานรัฐบาลขนาดใหญ่อาจสั่งการให้ปฏิบัติตามสัญญาจัดซื้อบางอย่างซึ่งโดยทั่วไปจะใช้สำหรับผลิตภัณฑ์ทั่วไปที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย สำเนาหรือกระดาษพิมพ์เป็นผลิตภัณฑ์ทั่วไปสำหรับสัญญาประเภทนี้เนื่องจากข้อกำหนดผลิตภัณฑ์พื้นฐานเหมือนกันสำหรับทุกคน
การส่งมอบตรงเวลาเป็นเทคนิคการจัดการที่ซัพพลายเออร์มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบปริมาณวัสดุที่ซื้อพร้อมและพร้อมสำหรับการจัดส่งตามวันและเวลาที่ระบุ โดยทั่วไปความต้องการในการจัดส่งประเภทนี้จะรวมกับการซื้อเป็นกลุ่มทำให้ต้นทุนการจัดเก็บข้อมูลลดลงสำหรับลูกค้า ข้อเสียของข้อตกลงประเภทนี้คือการขาดความยืดหยุ่นในการจัดการกับเหตุฉุกเฉินและการพึ่งพาเครือข่ายการจัดส่ง
การกำหนดราคาจำนวนมากและการเจรจาต่อรองเป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ โดยทั่วไปการเจรจาจะเสร็จสิ้นโดยผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อหรือตัวแทนการซื้ออาวุโสในนามของหน่วยงานหรือแผนกขนาดใหญ่ นี่คือที่สามารถบรรลุความคุ้มค่าที่แท้จริงสำหรับเงินดอลลาร์ประหยัดเงินผู้เสียภาษีโดยไม่กระทบกับบริการ
ค่าใช้จ่ายในการบริหารคือต้นทุนสำหรับองค์กรสำหรับการจัดซื้อทั้งหมดเพื่อชำระรอบ ซึ่งรวมถึงเงินเดือนและค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนสำหรับพนักงานจัดซื้อการประมวลผลใบแจ้งหนี้ตรวจสอบการผลิตและแก้ไขข้อสงสัยของผู้ขาย หน่วยงานภาครัฐหลายแห่งมีแผนกจัดซื้อส่วนกลางซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการลดต้นทุน โครงสร้างองค์กรประเภทนี้จะเพิ่มโอกาสในการซื้อแบบมีส่วนร่วมและตรวจสอบกิจกรรมการจัดซื้อ
