การจัดการใบแจ้งหนี้คืออะไร?

การจัดการใบแจ้งหนี้เป็นฟังก์ชั่นธุรกิจภายในที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ใบแจ้งหนี้แสดงถึงเอกสารต้นฉบับในการบัญชีเอกสารแหล่งที่มาร่างข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมทางการเงินผู้ขายมักจะให้บริการภายนอกเช่นการบำรุงรักษาสาธารณูปโภคอุปกรณ์สำนักงานหรือการโฆษณาให้กับธุรกิจซัพพลายเออร์เป็นตัวแทนของ บริษัท ที่จัดหาทรัพยากรทางเศรษฐกิจให้กับธุรกิจทรัพยากรทางเศรษฐกิจรวมถึงวัตถุดิบและแรงงานโดยตรงที่จำเป็นในการผลิตสินค้าอุปโภคบริโภคหรือบริการบริษัท ใช้กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ขายและซัพพลายเออร์ได้รับการชำระเงินในเวลาที่เหมาะสม

กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ทั่วไปคือระบบการจับคู่แบบสามทางที่พบในฟังก์ชั่นเจ้าหนี้คำสั่งซื้อเป็นตัวแทนของข้อมูลภายในของ บริษัท ที่ให้สิทธิ์เฉพาะบุคคลในการซื้อสินค้าจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์คำสั่งซื้อสองชุดมักจะมีอยู่ในธุรกิจหนึ่งถูกส่งไปยังผู้ขายหรือซัพพลายเออร์และอีกหนึ่งถูกเก็บไว้ในแผนกบัญชีของ บริษัทเอกสารนี้เข้ามาเล่นในภายหลังในระหว่างกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้

บริษัท ที่ใช้ซอฟต์แวร์เทคโนโลยีธุรกิจอาจใช้สำเนาคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์แทนที่จะเก็บสำเนากระดาษไว้ในไฟล์ บริษัท อาจสแกนข้อมูลนี้ลงในฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์สิ่งนี้ช่วยให้บุคคลสามารถตรวจสอบหรือเรียกคืนใบสั่งซื้อได้ตามต้องการซอฟต์แวร์ธุรกิจยังสามารถเพิ่มความถูกต้องของข้อมูลใบสั่งซื้อ

เอกสารที่สองในระบบการจัดการใบแจ้งหนี้การจับคู่สามทางคือตั๋วที่ได้รับตั๋วที่ได้รับและระบุสินค้าหรือบริการทั้งหมดที่ บริษัท ได้รับตามใบสั่งซื้อการรับตั๋วมักจะเป็นความรับผิดชอบของคลังสินค้าหรือพนักงานบริหารของ บริษัทสำเนาใบสั่งซื้อและการรับตั๋วจะถูกส่งไปยังการบัญชีเพื่อทำการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้

ผู้ขายและซัพพลายเออร์จำนวนมากเสนอลูกค้า 30 วันในการชำระเงินก่อนประเมินค่าธรรมเนียมและดอกเบี้ยสำหรับยอดคงเหลือที่ค้างชำระพนักงานเจ้าหนี้จะยื่นตั๋วที่รับและใบสั่งซื้อในไฟล์ที่โดดเด่นเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้สุดท้ายของผู้ขายขอชำระเงินพนักงานเจ้าหนี้จะจับคู่เอกสารทั้งสามฉบับเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลตรงกับข้อมูลการจับคู่ข้อมูลของแต่ละเอกสารเป็นจุดเริ่มต้นของระบบการจัดการใบแจ้งหนี้สามทางบริษัท ไม่ค่อยจ่ายผู้ขายหรือซัพพลายเออร์หากเอกสารไม่ตรงกันเมื่อกระบวนการเจ้าหนี้บัญชีเสร็จสมบูรณ์เสมียนจะตัดเช็คสำหรับใบแจ้งหนี้ขอลายเซ็นคำขอจากเจ้าของหรือผู้จัดการที่เหมาะสมและส่งเช็คให้ส่ง บริษัท อาจใช้ระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการจะพัฒนาระบบที่รองรับฟังก์ชั่นแบ็คออฟฟิศและการบัญชีได้ดีที่สุดองค์กรขนาดใหญ่ที่ได้รับใบแจ้งหนี้หลายร้อยรายการในแต่ละเดือนอาจต้องการระบบที่ง่ายกว่าการแข่งขันสามทางการจัดการใบแจ้งหนี้ไม่ต้องการให้ทุก บริษัท ใช้ระบบเดียวกัน