การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร?

การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นชุดของขั้นตอนสำหรับการจัดการใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับเงินในเวลาที่เหมาะสมธุรกิจส่วนบุคคลมักจะมีระบบการประมวลผลของตนเองที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกของเจ้าหน้าที่บัญชีรวมถึงหัวหน้างานและบุคลากรอื่น ๆซอฟต์แวร์ที่จะช่วยในการประมวลผลใบแจ้งหนี้สามารถปรับปรุงกระบวนการได้ง่ายขึ้นในการค้นหาบันทึกและให้การเข้าถึงใบแจ้งหนี้ที่โดดเด่นในปัจจุบันได้ง่ายขึ้น

กระบวนการเริ่มต้นด้วยการส่งใบแจ้งหนี้ทางโทรสารอีเมลหรือระบบอื่น.สมาชิกของเจ้าหน้าที่บัญชีต้องเปิดและตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไรอาจมีหมายเลขใบสั่งซื้อซึ่งระบุว่าบุคคลที่รับผิดชอบใบสั่งซื้อนั้นจะต้องตรวจสอบสิ่งนี้สามารถเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบใบแจ้งหนี้กับรายการจริงที่ได้รับและตรวจสอบว่าบุคคลที่อนุมัติการซื้อตั้งแต่แรกหากไม่มีหมายเลขใบสั่งซื้อนักบัญชีจะต้องตรวจสอบเอกสารเพื่อพิจารณาว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการประเภทใดอยู่ภายใต้การสนทนา

ในระบบประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผู้คนสามารถบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้รวมถึงผู้ขายต้นกำเนิดรายละเอียดวันที่ครบกำหนดและอื่น ๆ การสร้างรายการฐานข้อมูลที่ติดตามได้หัวหน้างานบัญชีสามารถขอรายการใบแจ้งหนี้ที่รอดำเนินการเรียงตามวันที่ครบกำหนดและพารามิเตอร์อื่น ๆเมื่อนักบัญชีอนุมัติการชำระเงินกองทุนสามารถส่งผ่านเช็คการโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์และวิธีการอื่น ๆ โดยใช้ข้อมูลผู้ขายในไฟล์หากผู้ขายเป็นของใหม่แผนกบัญชีอาจจำเป็นต้องติดต่อเพื่อรวบรวมข้อมูลหากข้อมูลการเรียกเก็บเงินยังไม่สมบูรณ์

บริษัท บันทึกการชำระเงินด้วยเช็คหรือหมายเลขยืนยันขึ้นอยู่กับวิธีที่พวกเขาส่งเงินเพื่อสร้างบันทึกการแสดงเมื่อใดและวิธีการชำระเงินเมื่อมีการส่งเงินแผนกบัญชีสามารถทราบได้ว่าใบแจ้งหนี้จะถูกชำระและย้ายออกจากคอลัมน์บัญชีเจ้าหนี้ในบัญชีแยกประเภทของพวกเขาหากมีข้อพิพาทเกิดขึ้นกับการชำระเงินบันทึกเหล่านี้มีให้สำหรับการตรวจสอบเพื่อดูว่าการชำระเงินไปที่ใดและจะแก้ไขปัญหาได้อย่างไร

จำนวนขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการประมวลผลใบแจ้งหนี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ บริษัท และระบบใช้.FailSafes ถูกสร้างขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเช่นการชำระเงินสองครั้งการจ่ายเงินจากการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือความล้มเหลวในการชำระค่าใช้จ่ายภายในข้อกำหนดที่กำหนดในธุรกิจขนาดเล็กบุคคลเดียวสามารถรับผิดชอบการชำระเงินเหล่านี้ได้ในขณะที่ บริษัท ขนาดใหญ่อาจมีแผนกเจ้าหนี้บัญชีทั้งหมดที่รับผิดชอบในการจัดการการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสำหรับผู้ขายทุกรายจากผู้ให้บริการด้านสาธารณูปโภคไปจนถึงผู้รับเหมาช่วงที่ บริษัท ใช้ในโครงการเฉพาะ