ข้อมูลจำเพาะของกระบวนการคือการให้ทิศทางที่ชัดเจนและมีรายละเอียดเพื่ออนุญาตให้ทุกคนทำตามขั้นตอนต่างๆเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์เช่นวางวัตถุเข้าด้วยกัน ขั้นตอนเหล่านี้อาจเป็นไปตามกฎที่เข้มงวดเพื่อทำให้เป็นมาตรฐานที่สุดเพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น ในกรณีอื่น ๆ ข้อกำหนดกระบวนการอาจรวมถึงภาษาที่ไม่เป็นมาตรฐานหรือหัวข้อการอภิปรายและอาจเข้าใจได้น้อยกว่าในระดับสากล
ในข้อมูลจำเพาะของกระบวนการผู้อ่านจะทำตามขั้นตอนต่างๆที่วางในรูปแบบของแผนภูมิการไหล ในแต่ละขั้นตอนอาจมีส้อมที่จะสะท้อนถึงวิธีการที่แตกต่างกันในกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่แตกต่างกัน หากผู้อ่านทำตามขั้นตอนอย่างแน่นอนเธอจะจบด้วยผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่ไม่สามารถแยกแยะได้จากสิ่งที่ผลิตโดยบุคคลอื่นที่ทำตามคำแนะนำเดียวกัน ข้อมูลจำเพาะของกระบวนการอาจอนุญาตให้ใช้กับผลิตภัณฑ์ที่ผลิตแยกกันหรือสามารถกำหนดทิศทางการผลิตจำนวนมากโดยใช้อุปกรณ์การผลิต
ผู้ผลิตใช้ข้อมูลจำเพาะของกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์ได้มาตรฐานและแม่นยำ เอกสารนี้สามารถส่งไปยังโรงงานแห่งอื่นซึ่งจะสามารถผลิตผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่แน่นอนได้โดยทำตามขั้นตอน ขั้นตอนรายละเอียดประเภทของวัสดุที่ใช้สีของพวกเขาและวิธีการประกอบนอกเหนือจากการให้รายละเอียดภาพวาดและการอภิปรายของเทคนิคการผลิต แนวทางที่ชัดเจนของเอกสารทำให้สามารถทำซ้ำผลิตภัณฑ์ได้โดยไม่ต้องมีคำแนะนำส่วนบุคคลของผู้ที่มีประสบการณ์ในการผลิต
การผลิตไม่ใช่งานเดียวที่สามารถสร้างมาตรฐานด้วยข้อกำหนดคุณสมบัติของกระบวนการ การพัฒนาซอฟต์แวร์การสร้างเอกสารและงานอื่น ๆ สามารถทำให้เสร็จได้ด้วยแนวทางที่มีลักษณะคล้ายกัน ในทุกกรณีเป้าหมายคือการสร้างทิศทางที่ชัดเจนและเข้าใจได้ซึ่งทุกคนที่มีการฝึกอบรมขั้นพื้นฐานในพื้นที่ที่น่าสนใจ ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยผู้ดูแลระบบที่คุ้นเคยกับโปรแกรมประมวลผลคำสามารถทำตามคำแนะนำเพื่อสร้างรายงานสำหรับการใช้งานของผู้ดูแลระบบ
การเขียนข้อกำหนดของกระบวนการต้องมีความเข้าใจอย่างละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการและภาษาที่ใช้ในอุตสาหกรรมนั้น ๆ สำหรับบางกระบวนการจะมีคู่มือคำศัพท์มาตรฐานและอนุสัญญา สิ่งเหล่านี้อาจเป็นทรัพยากรที่มีประโยชน์ทั้งสำหรับบุคลากรที่เตรียมคุณสมบัติและพนักงานที่อาจจำเป็นต้องอ่านและปฏิบัติตาม หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับข้อมูลจำเพาะของกระบวนการหนังสือคู่มือมักจะให้คำตอบโดยการกำหนดภาษาที่ใช้
