การจัดการใบสั่งซื้อคืออะไร?

การจัดการใบสั่งซื้อซื้อเป็นฟังก์ชั่นการบัญชีธุรกิจภายในบริษัท ใช้กระบวนการจัดซื้อเพื่อรับสินค้าคงคลังสินทรัพย์ดำเนินงานและรายการอื่น ๆ ที่จำเป็นในการผลิตสินค้าหรือบริการคำสั่งซื้อเป็นตัวแทนของเอกสารภายในที่ให้สิทธิ์เฉพาะสำหรับการซื้อทรัพยากรที่แตกต่างกันบริษัท ขนาดใหญ่มักจะมีกระบวนการสั่งซื้อที่กำหนดไว้อย่างดีกว่าธุรกิจขนาดเล็กบริษัท ขนาดใหญ่สร้างนโยบายการจัดการใบสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามขั้นตอนการดำเนินงานมาตรฐานสำหรับกระบวนการนี้

เจ้าของธุรกิจมักจะกำหนดอำนาจการสั่งซื้อให้กับบุคคลบางคนในธุรกิจเจ้าของธุรกิจกรรมการและผู้จัดการระดับผู้บริหารมักอนุญาตให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการอนุมัติคำสั่งซื้อสำหรับแผนกของพวกเขาคำสั่งซื้อสำหรับจำนวนเงินดอลลาร์ที่สำคัญเช่นหลายพันดอลลาร์เป็นคำสั่งซื้อเพียงอย่างเดียวที่ต้องการการอนุญาตของผู้บริหารเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการบริหารมอบหมายความสามารถนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินธุรกิจของ บริษัท สามารถดำเนินการต่อได้โดยไม่ต้องมีการกำกับดูแลมากเกินไป

บริษัท อาจใช้ระบบการจัดการใบสั่งซื้อที่ต้องมีการตรวจสอบผู้ขายหรือซัพพลายเออร์หลายรายข้อกำหนดนี้ทำให้มั่นใจได้ว่า บริษัท จะได้รับต้นทุนที่ต่ำที่สุดสำหรับทรัพยากรทางเศรษฐกิจบริษัท การผลิตการผลิตและการก่อสร้างมักใช้ระบบสั่งซื้อการเสนอราคา/ข้อเสนอระบบการเสนอราคา/ข้อเสนอช่วยให้ผู้ขายและซัพพลายเออร์สามารถนำเสนอ บริษัท ที่มีข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการซื้อทรัพยากรทางเศรษฐกิจผู้ขายและซัพพลายเออร์จะร่างค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละรายการกระบวนการจัดส่งที่มีและเวลาที่จำเป็นในการทำบริการทั้งหมดที่ระบุไว้ในการเสนอราคา/ข้อเสนอกระบวนการนี้ช่วยบรรเทา บริษัท จากการทำจำนวนมากของการวางเท้าที่เกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งทรัพยากรทางเศรษฐกิจ

ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีแผนกจัดซื้อรับผิดชอบ แต่เพียงผู้เดียวในการซื้อทรัพยากรแผนกนี้ใช้ใบสั่งซื้อที่ได้รับอนุญาตและส่งไปยังผู้ขายหรือซัพพลายเออร์แผนกจัดซื้อจะตรวจสอบความพร้อมใช้งานของสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ขายสามารถทำหน้าที่ตามสัญญาทั้งหมดตามใบสั่งซื้อปัญหาการติดตามหรือการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้ออาจถูกส่งไปยังผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการเพื่อขออนุมัติแผนกจัดซื้อเป็นเพียงฟังก์ชั่นตัวกลางที่จัดการกระบวนการสั่งซื้อในระบบการจัดการใบสั่งซื้อ

เมื่อสินค้าหรือบริการได้รับหรือเสร็จสิ้นผู้ขายและซัพพลายเออร์จะส่งใบแจ้งหนี้ให้ บริษัท เพื่อขอชำระเงินสิ่งนี้เริ่มต้นกระบวนการสุดท้ายของระบบการจัดการใบสั่งซื้อใบแจ้งหนี้ได้รับการตรวจสอบโดยแผนกบัญชีของ บริษัทในแผนกบัญชีบัญชีเจ้าหนี้จะรับผิดชอบในการตรวจสอบเอกสารใบสั่งซื้อและการชำระเงินหลาย บริษัท ใช้ระบบการแข่งขันแบบสามทางพนักงานบัญชีเจ้าหนี้จะตรวจสอบใบสั่งซื้อภายในกับใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้ของผู้ขายบริษัท จะออกการชำระเงินเมื่อการจับคู่เอกสารทั้งสามชิ้นพนักงานบัญชีจะป้อนข้อมูลลงในซอฟต์แวร์บัญชีของ บริษัท พิมพ์เช็คและมีผู้ลงนามที่ได้รับอนุญาตลงนามในการชำระเงินปัญหาให้กับผู้ขาย