วัฏจักรชีวิตคืออะไร?

บันทึกวงจรชีวิตแสดงแต่ละขั้นตอนของเอกสารตั้งแต่การสร้างจนถึงการทำลายล้างช่วยให้ธุรกิจและหน่วยงานวางแผนสำหรับการจัดเก็บการป้องกันการดึงและการทำลายข้อมูลในขั้นตอนต่าง ๆบันทึกระบบการจัดการวงจรชีวิตโดยทั่วไปควบคุมข้อมูลจำนวนมากในลักษณะที่สะดวกและปลอดภัย

การวางแผนโดยทั่วไปจะเกิดขึ้นก่อนที่จะมีการใช้กระบวนการจัดการวงจรชีวิตการรวมขั้นตอนเข้ากับกิจวัตรประจำวันจะช่วยให้บันทึกภายใต้การควบคุมและปลอดภัยการวางแผนนี้โดยทั่วไปรวมถึงเทคนิคสำหรับการรวบรวมองค์กรการบำรุงรักษาและการกำจัดตลอดวงจรชีวิตบันทึก

คำจำกัดความของบันทึกรวมถึงภาพถ่ายกราฟิกแผนที่ภาพยนตร์และเทปทั้งเสียงและภาพบันทึกเท่ากับทุกสิ่งที่สามารถทำซ้ำได้โดยปกติแล้วด้วยความช่วยเหลือของอุปกรณ์อื่น ๆมันกำหนดข้อมูลจากภายในองค์กรหรือจากแหล่งภายนอกและบันทึกอาจถือว่าเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการบันทึกอย่างเป็นทางการมักจะแสดงข้อมูลที่มีอายุการใช้งานที่กำหนด

บันทึกอย่างเป็นทางการรวมถึงเอกสารทางการเงินของหน่วยงานสาธารณะพร้อมกับข้อมูลอื่น ๆ ที่กำหนดโดยกฎหมายว่าเป็นบันทึกสาธารณะข้อมูลทางกฎหมายที่สามารถใช้ในศาลอาจอยู่ภายใต้การจำแนกประเภทของบันทึกอย่างเป็นทางการที่ควรได้รับการดูแลกฎหมายในเขตอำนาจศาลหลายแห่งได้กำหนดระยะเวลาสำหรับการเก็บรักษาบันทึกอย่างเป็นทางการเช่นบันทึกของศาล

บันทึกถูกสร้างขึ้นจากอีเมลโทรศัพท์ที่บันทึกไว้เอกสารที่พิมพ์และข้อมูลอื่น ๆ แสดงให้เห็นว่าการตัดสินใจพัฒนาอย่างไรสิ่งใดก็ตามที่อาจเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจหรือองค์กรในอนาคตมักจะถูกเก็บไว้ตามวัฏจักรชีวิตของบันทึกด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเอนทิตีมักจะจัดเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อขจัดความจำเป็นในการจัดเก็บกระดาษ

การจัดระเบียบข้อมูลและกำหนดปัจจัยการใช้งานในการบันทึกการจัดการวงจรชีวิตบันทึกควรจัดทำแคตตาล็อกหรือยื่นเพื่อการดึงข้อมูลได้ง่ายเมื่อจำเป็นหรือร้องขอโดยทั่วไปรูปแบบการติดต่อและสำเนาซ้ำจะถูกเก็บไว้โดยใช้ระบบการยื่นเอกสารที่เข้าใจและนำทางได้ง่าย

บันทึกเหล่านี้ยังต้องการแผนการบำรุงรักษาและการป้องกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลที่แสดงถึงข้อมูลที่มีค่าด้วยวัฏจักรชีวิตถาวรในหลายภูมิภาคบันทึกที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ถูกเก็บถาวรในที่เก็บของรัฐบาลตัวอย่างของเอกสารเหล่านี้รวมถึงบันทึกการเกิดและความตายและเอกสารประธานาธิบดี

เมื่อข้อมูลถึงจุดสิ้นสุดของวงจรชีวิตอนุญาตให้มีการทำลายล้างการกำจัดอาจเหมาะสมสำหรับร่างเอกสารหรือวัสดุที่ใช้ในการเตรียมบันทึกอย่างเป็นทางการซ้ำอาจถูกทำลายหลังจากต้นฉบับได้รับการเก็บรักษาไว้ในบางรูปแบบธุรกิจบางแห่งใช้ผู้ให้บริการอิสระเพื่อติดตามช่วงชีวิตของบันทึก