วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบไฟล์คืออะไร?

การเก็บเอกสารตามลำดับสามารถช่วยคุณค้นหาเอกสารเมื่อคุณต้องการพวกเขาโดยไม่ต้องค้นหาทั้งหมดบางคนอาจไม่ใช้เวลาในการจัดระเบียบไฟล์เพราะพวกเขาไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน แต่เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเก็บทุกอย่างไว้ตามลำดับและไม่กระจัดกระจายในขณะที่มีไฟล์ที่จัดระเบียบอาจดูเหมือนไม่น่าเป็นไปได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังดูตู้เก็บไฟล์ล้นมันเป็นไปได้มาก

มีคนที่อาจไม่แน่ใจว่าควรเก็บเอกสารไว้นานแค่ไหนตราบใดที่เอกสารของคุณมีความสำคัญต่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องยึดติดกับพวกเขาตั้งแต่เดือนมกราคมจนกว่าภาษีของคุณจะเสร็จสิ้นในปีต่อไปหลังจากเสร็จสิ้นภาษีของคุณนักบัญชีของคุณสามารถแนะนำว่าคุณควรเก็บเอกสารไว้นานเท่าใดเอกสารเกี่ยวกับภาษีบันทึกทางการแพทย์บัญชีเกษียณอายุและบัญชีออมทรัพย์และบันทึกที่อยู่อาศัยควรเก็บไว้อย่างถาวรเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสินค้าราคาแพงของคุณเช่นเครื่องประดับรถยนต์และของเก่าควรถูกเก็บไว้อย่างถาวรใบแจ้งยอดบัตรเครดิตที่คุณอาจต้องการเก็บไว้เป็นเวลาเจ็ดปีและค่าสาธารณูปโภคที่คุณสามารถเก็บไว้ได้ประมาณหนึ่งปี

เมื่อคุณต้องการจัดระเบียบไฟล์คุณสามารถประหยัดเวลาและพื้นที่ได้มากหากคุณกำจัดสิ่งที่คุณไม่ต้องการวางกระดาษแต่ละอันไว้บนกองกับเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องและสิ่งที่คุณไม่ต้องการวางลงบนกองอื่นเพื่อฉีกหลังจากที่คุณลดขนาดคุณรู้ว่าคุณต้องการพื้นที่เท่าไหร่สำหรับไฟล์ของคุณ

โฟลเดอร์มะนิลามีประโยชน์เมื่อถึงเวลาจัดระเบียบไฟล์เขียนบนแท็บสิ่งที่แต่ละโฟลเดอร์มีและวางโฟลเดอร์ตามลำดับตัวอักษรยื่นเอกสารที่มีอยู่ในแต่ละโฟลเดอร์ตามลำดับวันที่ให้วางเอกสารเก่าไว้ที่ด้านหลังและเอกสารใหม่ที่อยู่ด้านหน้าไม่เพียง แต่จะง่ายกว่าสำหรับการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ แต่เมื่อคุณต้องการทำความสะอาดโฟลเดอร์ออกมาด้วย

ไฟล์กระดาษไม่ใช่ไฟล์เดียวที่สามารถไม่มีการรวบรวมกันได้ไฟล์ดิจิตอลก็สามารถทำได้เช่นกันเพื่อที่จะทราบว่าคุณต้องจัดระเบียบอะไรให้ผ่านทุกพื้นที่ของคอมพิวเตอร์และทำความสะอาดไฟล์ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปไม่ว่าจะเป็นรูปภาพหรือเอกสารหากคุณยังต้องการไฟล์ให้พิจารณาการถ่ายโอนไปยังคีย์หน่วยความจำ USB หรือไปยังซีดีว่างเปล่า

เพื่อจัดระเบียบไฟล์คุณควรกำหนดจุดเฉพาะสำหรับแต่ละรายการเช่นเดียวกับที่คุณต้องการสำหรับไฟล์กระดาษสร้างแต่ละโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ตามหมวดหมู่เฉพาะตัวอย่างเช่นจัดกลุ่มโครงการงานของคุณเข้าด้วยกันในโฟลเดอร์หนึ่งและภาพถ่ายจากวันหยุดพักผ่อนของครอบครัวในที่อื่นและติดฉลากตามนั้นไม่ว่าคุณต้องการพวกเขาหรือตัดสินใจว่าคุณต้องการลบพวกเขาในอนาคตคุณรู้ว่าจะหาได้ที่ไหนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างยังคงเป็นระเบียบโปรดจำไว้ว่าให้ติดฉลากไฟล์ดิจิตอลแต่ละไฟล์ที่คุณบันทึกและนำไปไว้ในโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกัน

การมีไฟล์ที่ไม่มีระบบอาจทำให้คุณรู้สึกหงุดหงิดและผิดหวัง แต่ถ้าคุณจัดระเบียบครั้งเดียวที่จะทำอีกครั้งการจัดระเบียบให้พวกเขาอย่างต่อเนื่องจะป้องกันไม่ให้คุณต้องใช้เวลาผ่านกระบวนการเริ่มต้นขององค์กรอีกครั้งการใช้เวลาในการจัดระเบียบไฟล์อาจส่งผลให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการโดยไม่ต้องใช้กระบวนการค้นหาที่ครบถ้วนสมบูรณ์นอกจากนี้การจัดไฟล์ของคุณในที่เดียวจะป้องกันไม่ให้พวกเขากลายเป็นความยุ่งเหยิงที่ล้นเข้าไปในส่วนที่เหลือของบ้านของคุณ