วิธีที่ดีที่สุดในการเขียนจดหมายธุรกิจคืออะไร?

เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจคุณคาดว่าจะทำตามรูปแบบบางอย่างรูปแบบมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างและหากคุณไม่ได้เรียนเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายธุรกิจผู้คนอาจไม่วัดระยะห่างระหว่างด้านบนของหน้าและที่อยู่ของคุณโดยเฉพาะและระหว่างที่อยู่ที่ระบุไว้และคำทักทายของคุณสิ่งที่สำคัญที่สุดเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจคือการทำให้วัตถุประสงค์ของคุณ mdash;ทำไมคุณถึงเขียนจดหมาย mdash;ชัดเจนมากอย่างไรก็ตามคุณควรคุ้นเคยกับรูปแบบพื้นฐานก่อนที่คุณจะเริ่มกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะเขียน

หากคุณใช้โปรแกรมการประมวลผลคำให้ตรวจสอบโปรแกรมของคุณสำหรับเทมเพลตจดหมายธุรกิจสิ่งเหล่านี้สามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้นเพราะพวกเขามีอัตรากำไรขั้นต้นที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและมักจะแจ้งให้คุณทราบว่าจะวางสิ่งต่าง ๆ เช่นที่อยู่หากคุณไม่มีเทมเพลตดังกล่าวจดหมายของคุณสามารถจัดรูปแบบได้สองวิธีครั้งแรกเรียกว่ารูปแบบบล็อกและรูปแบบที่สองเยื้องเว้นแต่จะระบุคุณสามารถใช้รูปแบบหรือรูปแบบใด ๆความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทั้งสองรูปแบบคือย่อหน้าที่ไม่มีการเยื้องและข้อความอาจเป็นธรรมดังนั้นแต่ละบรรทัดมีความยาวเท่ากันในรูปแบบที่เยื้องไม่ว่าทุกบรรทัดจะมีความยาวเท่ากันและประโยคแรกของแต่ละย่อหน้าจะถูกเยื้องห้าช่องว่างใช้รูปแบบบล็อกโดยไม่แสดงข้อความของคุณจดหมายธุรกิจควรมีอัตรากำไรขั้นต้นดังต่อไปนี้: หนึ่งนิ้ว (2.54 ซม.) ที่ด้านบนด้านล่างซ้ายและขวาตรวจสอบโปรแกรมการประมวลผลคำของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มต้นและตั้งค่ามาร์จิ้นเหล่านี้หากจำเป็นตัวอักษรควรเป็น 12 คะแนนและ Times New Roman เป็นตัวเลือกที่ต้องการ

หากคุณกำลังพิมพ์บนหัวจดหมายของ บริษัท คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจดหมายด้วยที่อยู่ของคุณหากคุณใช้กระดาษมาตรฐานคุณควรเริ่มต้นที่ขอบด้านบนด้วยที่อยู่ของคุณไม่จำเป็นต้องรวมชื่อของคุณไว้ในที่อยู่ของคุณเพียงรวมที่อยู่ของคุณและหากคุณต้องการหมายเลขโทรศัพท์และอีเมลเพิ่มวันที่หลังจากที่อยู่โดยตรงคุณสามารถเยื้องที่อยู่ของคุณเพื่อให้มันถูกล้างด้วยระยะขอบที่ถูกต้อง แต่มันสามารถเริ่มต้นที่ขอบซ้ายซึ่งง่ายกว่า

ข้ามเส้นและเขียนชื่อของบุคคลที่คุณเขียนชื่อของพวกเขาหรือบริษัท และที่อยู่ของพวกเขาแต่ละรายการเช่นชื่อชื่อเรื่องและที่อยู่ควรอยู่ในบรรทัดแยกต่างหากรหัสเมืองรัฐและซิปควรเป็นบรรทัดสุดท้ายคำสั่งซื้อต่อไปนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับที่อยู่: บริษัท บุคคลชื่อและที่อยู่

ข้ามบรรทัดอื่นและเริ่มต้นด้วยคำทักทายของคุณสิ่งนี้ควรเป็นทางการหากคุณกำลังเขียนถึง Ms. Smith คุณจะเขียน Ms. Smith ที่รัก:ใช้ลำไส้ใหญ่แทนเครื่องหมายจุลภาคหลังจากการทักทาย

พื้นที่ลงหนึ่งบรรทัดและเริ่มย่อหน้าแรกของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุเจตนาของจดหมายอย่างชัดเจนภายในวรรคแรกนี้ใช้ย่อหน้าเพิ่มเติมโดยมีช่องว่างหนึ่งช่องในระหว่างที่จำเป็นเพื่อขยายจุดของคุณหรือให้ตัวอย่างหลังจากจบย่อหน้าของร่างกายให้ข้ามหนึ่งบรรทัดและเขียน“ จริงใจ” คำพูดปิดของคุณจากนั้นข้ามไปตามต้นไม้ถึงสี่บรรทัดก่อนพิมพ์ชื่อและชื่อของคุณถ้าคุณมีก่อนที่จดหมายธุรกิจจะถูกส่งทางไปรษณีย์อย่าลืมที่จะลงนามในชื่อของคุณในหมึกสีดำในช่องว่างระหว่างการปิดและชื่อที่พิมพ์ของคุณ

เป้าหมายเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจคือการถ่ายทอดจุดของคุณอย่างมีประสิทธิภาพคุณไม่สามารถมีประสิทธิภาพได้หากจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดอย่าเพิ่งตรวจสอบการสะกด แต่ยังตรวจสอบบทความของคุณสำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ใด ๆ คำที่สับสนและปัญหาเครื่องหมายวรรคตอนอ่านตัวอักษรดัง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังถ่ายทอดประเด็นของคุณอย่างชัดเจนใช้ภาษาง่าย ๆ แต่หลีกเลี่ยงการหดตัวหรือคำสแลงใด ๆจดหมายธุรกิจที่เขียนขึ้นมาอย่างดีซึ่งมาถึงจุดโดยตรงคือ imp มากortant โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเขียนจากธุรกิจอื่นความสามารถของคุณในการเขียนจดหมายธุรกิจที่เข้าใจได้ง่ายและปราศจากข้อผิดพลาดสะท้อนให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพของ บริษัท ของคุณ