วงจรค่าใช้จ่ายคืออะไร?

วงจรค่าใช้จ่ายเป็นประเภทของกระบวนการที่ช่วยกำหนดสิ่งที่เกิดขึ้นจากจุดที่ธุรกิจหรือผู้บริโภคตัดสินใจว่าการซื้อสินค้าหรือบริการที่กำหนดเป็นสิ่งจำเป็นจนถึงจุดที่จ่ายเต็มจำนวนและประเภทของขั้นตอนที่รวมอยู่ในรอบจะแตกต่างกันไปตามความซับซ้อนของการวิจัยและในที่สุดก็ได้รับอนุญาตให้ทำการซื้อกระบวนการนี้อาจมีความซับซ้อนเพิ่มเติมตามนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจว่าจะจ่ายเงินเมื่อใดและอย่างไรสำหรับการซื้อสำหรับการซื้อเหล่านั้น

สำหรับหลาย ๆ บริษัท วงจรค่าใช้จ่ายเริ่มต้นด้วยการอนุญาตให้ทำการซื้อโดยเฉพาะโดยทั่วไปแล้วพรรคที่ต้องการทำการซื้อจะต้องส่งสิ่งที่เรียกว่าแบบฟอร์มใบขอเสนอไปยังตัวแทนจัดซื้อหรือแผนกหากตัวแทนตรวจสอบใบขอเสนอซื้อและพบว่ารายการที่ร้องขออยู่ในแนวทางการกำหนดราคาและข้อ จำกัด ด้านงบประมาณของ บริษัท ขั้นตอนต่อไปในรอบนี้เกี่ยวข้องกับการออกหมายเลขใบสั่งซื้อณ จุดนั้นฝ่ายที่ส่งคำขอเดิมอาจติดต่อผู้ขายที่ได้รับอนุญาตและสั่งซื้ออย่างระมัดระวังโดยสังเกตว่าหมายเลขใบสั่งซื้อที่กำหนดโดยตัวแทนจัดซื้อจะถูกรวมไว้เป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดที่พบในใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อ

เมื่อมีการสั่งซื้อและรายการที่ร้องขอจะถูกส่งขั้นตอนต่อไปในรอบค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับการบัญชีสำหรับการรับรายการและกำหนดค่าใช้จ่ายให้กับแผนกหรือแผนกเฉพาะภายในโครงสร้าง บริษัทขึ้นอยู่กับประเภทของ บริษัท ที่เกี่ยวข้องรายการอาจถูกวางลงในสินค้าคงคลังที่ใช้งานอยู่จนกว่าจะถูกจ่ายจริงไปยังแผนกเฉพาะตัวอย่างเช่นวัตถุดิบที่ใช้ในการสร้างสินค้าที่ บริษัท เสนอขายอาจจัดขึ้นในคลังสินค้าของ บริษัท จนกว่าจะได้รับการปล่อยตัวและเรียกเก็บเงินไปยังแผนกที่ทำหน้าที่เป็นลิงค์แรกในกระบวนการผลิต

ขั้นตอนสุดท้ายในวงจรค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับการกำหนดเวลาการชำระเงินสำหรับสินค้าที่ซื้อในบางกรณีวัฏจักรสั้นมากเช่นเดียวกับเมื่อการชำระเงินจะต้องมีการประกวดราคาในเวลาที่ส่งมอบในเวลาอื่น ๆ ส่วนสุดท้ายของรอบค่าใช้จ่ายอาจจัดใบแจ้งหนี้คงค้างปัจจุบันตามวันที่ครบกำหนดที่กำหนดโดยผู้ขายโดยมีทีมงานบัญชีเจ้าหนี้ตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้แต่ละใบสำหรับการชำระเงินณ จุดนั้นการชำระเงินจะมีกำหนดจะเกิดขึ้นในหรือก่อนวันครบกำหนดจริงที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท การชำระเงินอาจอยู่ในรูปแบบของการโอนอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำไปยังบัญชีของผู้ขายหรือการตรวจสอบกระดาษที่จัดทำและส่งทางไปรษณีย์ไปยังที่อยู่การโอนเงินที่จัดทำโดยผู้ขายโดยทั่วไปแล้ววงจรค่าใช้จ่ายจะถูกพิจารณาว่าสมบูรณ์เมื่อการชำระเงินได้รับการดำเนินการและได้ล้างธนาคารผู้ออก