รอบค่าใช้จ่ายเป็นประเภทของกระบวนการที่ช่วยในการกำหนดสิ่งที่เกิดขึ้นจากจุดที่ธุรกิจหรือผู้บริโภคตัดสินใจว่าการซื้อสินค้าหรือบริการที่กำหนดนั้นเป็นสิ่งจำเป็นจนถึงจุดที่ซื้อสินค้านั้นเต็มจำนวน จำนวนและประเภทของขั้นตอนที่รวมอยู่ในวัฏจักรจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการวิจัยและในที่สุดได้รับอนุญาตให้ทำการซื้อ กระบวนการนี้อาจมีความซับซ้อนขึ้นอยู่กับนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจว่าจะชำระเงินเมื่อใดและจะซื้ออย่างไร
สำหรับหลาย บริษัท รอบค่าใช้จ่ายเริ่มต้นด้วยการอนุญาตให้ทำการซื้อเฉพาะ โดยทั่วไปฝ่ายที่ต้องการซื้อจะต้องส่งสิ่งที่เรียกว่าแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อไปยังตัวแทนหรือแผนกจัดซื้อ หากตัวแทนตรวจสอบใบขอเสนอซื้อและพบว่ารายการที่ร้องขอนั้นอยู่ในแนวทางการกำหนดราคาและข้อ จำกัด ด้านงบประมาณของ บริษัท ขั้นตอนต่อไปในรอบนั้นเกี่ยวข้องกับการออกหมายเลขใบสั่งซื้อ ณ จุดนั้นฝ่ายที่ส่งคำขอต้นฉบับสามารถติดต่อผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับอนุญาตและสั่งซื้อสินค้าอย่างระมัดระวังโดยแจ้งว่าจะรวมหมายเลขใบสั่งซื้อที่ได้รับมอบหมายจากตัวแทนจัดซื้อเป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดที่พบในใบแจ้งหนี้สำหรับใบสั่ง
เมื่อมีการส่งคำสั่งซื้อและรายการที่ร้องขอขั้นตอนต่อไปในรอบค่าใช้จ่ายนั้นจะเกี่ยวข้องกับการบัญชีสำหรับการรับสินค้าและกำหนดต้นทุนให้แผนกหรือแผนกเฉพาะภายในโครงสร้าง บริษัท ขึ้นอยู่กับประเภทของ บริษัท ที่เกี่ยวข้องรายการนั้นอาจถูกวางลงในสินค้าคงคลังที่ใช้งานอยู่จนกว่าจะมีการเบิกจ่ายไปยังแผนกที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นวัตถุดิบที่ใช้ในการสร้างสินค้าที่ บริษัท เสนอขายอาจถูกเก็บไว้ในคลังสินค้าของ บริษัท จนกว่าพวกเขาจะได้รับการปล่อยตัวและเรียกเก็บกับแผนกที่ทำหน้าที่เป็นลิงค์แรกในกระบวนการผลิต
ขั้นตอนสุดท้ายในรอบค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับการกำหนดเวลาการชำระเงินสำหรับสินค้าที่ซื้อ ในบางกรณีวงจรจะสั้นมากเช่นเมื่อการชำระเงินจะต้องทำการประมูลในเวลาที่ส่งมอบ ในช่วงเวลาอื่นส่วนสุดท้ายของรอบค่าใช้จ่ายนี้อาจจัดให้มีใบแจ้งหนี้คงค้างปัจจุบันตามวันที่ครบกำหนดที่ได้รับมอบหมายจากผู้ขายพร้อมทีมบัญชีเจ้าหนี้ตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้แต่ละใบสำหรับการชำระเงิน ณ จุดนั้นการชำระเงินมีกำหนดที่จะเกิดขึ้นในหรือก่อนวันที่ครบกำหนดจริงที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ ขึ้นอยู่กับนโยบายของ บริษัท การชำระเงินนั้นอาจอยู่ในรูปแบบของการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังบัญชีของผู้จัดจำหน่ายหรือการตรวจสอบกระดาษที่จัดทำและส่งทางไปรษณีย์ไปยังที่อยู่การชำระเงินที่จัดทำโดยผู้ขาย โดยทั่วไปรอบการใช้จ่ายจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อการชำระเงินได้รับการประมวลผลและได้ทำการหักล้างธนาคารผู้ออก
