ความสำคัญของการเก็บข้อมูลคืออะไร?

การเก็บรักษาข้อมูลมีความสำคัญต่อความเป็นอยู่ที่ดีของธุรกิจทุกประเภทในช่วงเวลาที่ผ่านมานี่หมายถึงการรักษาเอกสารสำคัญของเอกสารกระดาษที่สามารถเรียกคืนได้เมื่อและตามความจำเป็นมักจะเก็บบันทึกเหล่านั้นมานานหลายทศวรรษก่อนที่จะทิ้งพวกเขาวันนี้การเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทำให้งานง่ายขึ้นสถานการณ์ที่โชคดีเนื่องจากการเก็บรักษาเอกสารมีความสำคัญมากกว่าที่เคยหากธุรกิจต้องการปกป้องผลประโยชน์และผลประโยชน์ของลูกค้า

มีเอกสารหลายประเภทที่ควรรวมอยู่ในโปรแกรมเก็บข้อมูลทุกประเภทการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดโดยเฉพาะอีเมลและไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านและเอกสารอื่น ๆ มีความสำคัญต่อกระบวนการเก็บข้อมูลนอกเหนือจากการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์แล้วข้อตกลงใด ๆ สัญญาหรือเอกสารอื่น ๆ ที่รวมถึงการเรียกร้องทางกฎหมายโดยหรือสำหรับ บริษัท จะต้องถูกเก็บไว้แม้หลังจากเอกสารเหล่านั้นถูกแทนที่ด้วยเวอร์ชันใหม่กว่าเช่นเดียวกับในอดีตเอกสารกระดาษเช่นใบแจ้งหนี้และบันทึกของลูกค้าแอปพลิเคชันพนักงานและเนื้อหาไฟล์บุคลากรและข้อมูลการดูแลสุขภาพจะต้องถูกเก็บถาวรในลักษณะที่มีประสิทธิภาพ

หนึ่งในเหตุผลที่สำคัญที่สุดในการสร้างและบำรุงรักษาโปรแกรมเก็บข้อมูลที่เป็นของแข็งต้องเกี่ยวข้องกับปัญหาทางกฎหมายพูดง่ายๆคือเอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจอาจมีข้อมูลที่จะช่วยธุรกิจในกรณีที่มีการฟ้องร้องเอกสารที่บันทึกไว้ทำให้ง่ายขึ้นในการสร้างเหตุการณ์และระยะเวลาที่เกี่ยวข้องและพิสูจน์ข้อความที่เจ้าหน้าที่ของ บริษัท ทำเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำและไม่ได้ทำในประเด็นทางกฎหมายโดยเฉพาะสมมติว่าโปรแกรมการเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างละเอียดเอกสารการเก็บถาวรอย่างมีประสิทธิภาพสามารถประหยัดเวลาและเงินได้อย่างมากกับการดำเนินการทางกฎหมายใด ๆ รวมถึงปัญหาเกี่ยวกับภาษีเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานหรือพันธสัญญาที่ทำกับลูกค้า

พร้อมกับการให้ข้อมูลที่อาจมีความสำคัญในการแก้ไขปัญหาทางกฎหมายพฤติกรรมการเก็บรักษาข้อมูลที่ดียังมีความเป็นไปได้ที่จะให้การสนับสนุนที่เหนือกว่าแก่ลูกค้าความสามารถในการติดตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อหลายปีก่อนกับลูกค้าที่ได้รับอาจปูทางสำหรับการจัดการปัญหาที่มาถึงระดับแนวหน้าในวันนี้หรืออาจเป็นแรงบันดาลใจให้กับผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ที่อาจดึงดูดลูกค้ามากกว่าหนึ่งรายความสามารถในการรวบรวมรายงานจากข้อมูลที่เก็บถาวรสามารถทำให้สามารถระบุแนวโน้มและจุดประกายความคิดที่ไม่เคยเห็นได้ชัดเป็นอย่างอื่นจากมุมมองนี้การเก็บรักษาข้อมูลไม่เพียง แต่เกี่ยวกับการสร้างและบำรุงรักษาบันทึกของอดีต แต่ยังเกี่ยวกับการสร้างทรัพยากรที่อาจช่วยเพิ่มโอกาสของธุรกิจในอนาคต