การจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

การจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นคำที่ใช้ในเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) และการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเพื่ออธิบายขั้นตอนและโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างและดำเนินการกระบวนการเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์กระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นชุดของขั้นตอนหรืองานที่ต้องทำให้เสร็จในพื้นที่ต่าง ๆ ขององค์กรตามหลักการแล้วกระบวนการนี้สามารถทำได้โดยการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความโปร่งใสและเวลาตอบสนอง

แม้ว่าคำนี้จะค่อนข้างยาว แต่คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับแนวคิดของเวิร์กโฟลว์ตัวอย่างง่ายๆคือคำขอชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายพนักงานที่มีค่าใช้จ่ายเสร็จสมบูรณ์ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่เขาหรือเธอมีแล้วส่งไปยังผู้จัดการของเขาหรือเธอผู้จัดการตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมและระบุการอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอหากคำขอได้รับการอนุมัติจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีสำหรับการประมวลผลและการชำระเงินหากถูกปฏิเสธจะถูกส่งกลับไปยังพนักงานโดยทั่วไปจะมีบันทึกคำอธิบาย

การจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์หมายถึงเครื่องมือและซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการสร้างดำเนินการและสนับสนุนกระบวนการนี้โดยทั่วไปจะเป็นการรวมกันของฮาร์ดแวร์โครงสร้างพื้นฐานและซอฟต์แวร์เครื่องมือและอุปกรณ์ที่แท้จริงที่ต้องการขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและวิธีการจัดส่งตามเนื้อผ้าเครื่องมือเหล่านี้ถูก จำกัด เฉพาะผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจง แต่การเปลี่ยนแปลงในเทคโนโลยีทำให้สามารถจัดหาเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ผ่านอินเทอร์เน็ต

ฮาร์ดแวร์และโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์นั้นขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่เลือกเป็นหลักเครื่องมือบนอินเทอร์เน็ตจะต้องมีการติดตั้งบนเว็บเซิร์ฟเวอร์การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตความสามารถในการจัดเก็บและความปลอดภัยจำนวนฮาร์ดแวร์ที่ต้องการมักจะขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ปริมาณการทำธุรกรรมและความพร้อมใช้งานของระบบ

มีเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่หลากหลายเนื่องจากเป็นหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ที่รู้จักกันดีธุรกิจส่วนใหญ่มักจะประหยัดเวลาและเงินโดยใช้เวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ผลประโยชน์เพิ่มเติมรวมถึงความโปร่งใสที่ได้รับการปรับปรุงและความสามารถในการรายงานรวมถึงความรับผิดชอบสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการ

เมื่อเลือกโซลูชันการจัดการกระบวนการเวิร์กโฟลว์มักจะเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าพนักงานที่มีทักษะจะต้องใช้และสนับสนุนโซลูชันนี้ทักษะที่จำเป็น ได้แก่ การวิเคราะห์ทางธุรกิจการจัดการโครงการการสนับสนุนซอฟต์แวร์และการบริหารเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์โดยละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้าใจอย่างเต็มที่เกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์เป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าทุกชั้นขององค์กรมีความมุ่งมั่นต่อโครงการก่อนที่จะเริ่มต้น