ฉันจะเป็นเสมียนไฟล์ได้อย่างไร

ในการเป็นเสมียนไฟล์คุณจะต้องทำงานในสำนักงานเพื่อให้คุณสามารถได้รับการฝึกฝนในการใช้งานและการจัดการระบบการยื่นเอกสารตามกฎทั่วไปเสมียนไฟล์เรียนรู้งานของพวกเขาผ่านการจ้างงานของพวกเขาแม้ว่าการเปลี่ยนแปลงในเทคโนโลยีอาจทำให้คุณต้องเรียนรู้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ประเภทต่าง ๆ รวมถึงวิธีการต่าง ๆ ในการจัดเก็บและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องคุณอาจได้รับประโยชน์จากการเรียนหลักสูตรเทคโนโลยีสำนักงานรวมถึงหลักสูตรที่สามารถปรับปรุงความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับอุตสาหกรรมที่คุณทำงานในบางกรณีคุณจะได้รับการคาดหวังให้รักษามาตรฐานการรักษาความลับที่สูงและบังคับใช้โปรโตคอลความปลอดภัย

เนื่องจากการเพิ่มจำนวนของระบบคอมพิวเตอร์ในสำนักงานหลายแห่งโอกาสในการทำงานกับไฟล์ Hard-Copy อาจลดลงในหลายพื้นที่ในขณะที่บาง บริษัท และสำนักงานอาจเก็บรักษาบันทึกการคัดลอกอย่างหนัก แต่หลายคนกำลังถ่ายโอนบันทึกกระดาษไปยังสื่อดิจิทัลหากคุณต้องการเป็นเสมียนไฟล์ในสำนักงานดังกล่าวโดยทั่วไปคุณจะต้องแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการสแกนเอกสารและจัดการพวกเขาเพื่อให้สามารถอยู่ได้อย่างง่ายดายคุณอาจต้องการประสบการณ์ในการฝึกอบรมในการจัดการฐานข้อมูล

โรงเรียนมัธยมหลายแห่งโรงเรียนการค้าและวิทยาลัยชุมชนเสนอการฝึกอบรมในการบริหารสำนักงานในขณะที่คุณอาจไม่จำเป็นต้องสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาหรือใบรับรองจากหนึ่งในโปรแกรมเหล่านี้เพื่อเป็นเสมียนไฟล์นายจ้างบางคนอาจดูเป็นที่นิยมในการศึกษาอย่างเป็นทางการในพื้นที่เหล่านี้นอกเหนือจากการฝึกอบรมในหน้าที่เสมียนต่าง ๆ แล้วยังคุ้นเคยกับคำศัพท์ของอุตสาหกรรมที่นายจ้างของคุณดำเนินงานสามารถมีประโยชน์อย่างมากในการพัฒนาระบบการยื่นเอกสารและการจัดเก็บข้อมูลที่เหนียวแน่นคุณอาจไม่ได้รับการขอให้ออกแบบระบบดังกล่าวจริง ๆ แต่การมีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณจัดเก็บสามารถช่วยคุณติดฉลากและดึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในภายหลัง

ในหลายกรณีไฟล์เก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหากคุณทำงานเป็นเสมียนไฟล์ทางการแพทย์ตัวอย่างเช่นไฟล์ที่คุณจัดการอาจมีข้อมูลทางการแพทย์ที่ละเอียดอ่อนในทำนองเดียวกันไฟล์ในสำนักงานกฎหมายสามารถมีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนมากเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของลูกค้ากฎหมายและการเงินด้วยเหตุนี้นายจ้างหลายคนอาจยืนยันว่าคุณผ่านการตรวจสอบประวัติก่อนที่คุณจะเป็นเสมียนไฟล์ในสำนักงานของพวกเขานอกจากนี้คุณอาจต้องผ่านการฝึกอบรมในปัญหาการรักษาความลับรวมถึงการจัดการและการกำจัดไฟล์ที่เหมาะสมเพื่อปกป้องข้อมูลที่มีอยู่