ข้อกำหนดในการเป็นเลขานุการ / พนักงานต้อนรับแตกต่างกันไปส่วนใหญ่เนื่องจากประเภทของ บริษัท ที่พบตำแหน่ง บริษัท ส่วนใหญ่ต้องการการศึกษาขั้นต่ำโดยไม่มีการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย เนื่องจากหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้อย่างไรก็ตาม บริษัท อื่น ๆ อาจต้องการการศึกษาในระดับหนึ่ง คนอื่น ๆ อาจคาดหวังว่าคุณจะได้รับปริญญาตรีและประสบการณ์การทำงานไม่กี่ปี
โดยทั่วไปแล้วเลขานุการ / พนักงานต้อนรับรับผิดชอบงานด้านการสนับสนุนการบริหารภายใน บริษัท หน้าที่เลขานุการอาจนำมาซึ่งความรับผิดชอบในการสนับสนุนสำนักงาน คุณอาจสนับสนุนผู้จัดการหนึ่งคนของแผนกหรือให้การสนับสนุนสำนักงานทั่วไปสำหรับทั้ง บริษัท
มีหลายหน้าที่ที่มักเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามบทบาทของพนักงานต้อนรับ หน้าที่หลักประการหนึ่งคือการตอบรับโทรศัพท์และโอนสายไปยังแผนกที่เหมาะสม คำทักทายลูกค้าและแขกที่อยู่ในพื้นที่รอเป็นหน้าที่อีกอย่างที่เกี่ยวข้องโดยทั่วไปกับการเป็นพนักงานต้อนรับ
หน้าที่อื่น ๆ อาจจำเป็นขึ้นอยู่กับหน้าที่ที่สนับสนุนกิจกรรมสำนักงาน ภายในบาง บริษัท คุณอาจต้องเตรียมจดหมายสำหรับบริการจัดส่ง นอกจากนี้คุณอาจแจกจ่ายจดหมายขาเข้าให้กับพนักงานของ บริษัท
ในการทำให้เป็นเลขานุการ / พนักงานต้อนรับคุณต้องมีความรู้ทักษะและความสามารถที่หลากหลาย บริษัท ส่วนใหญ่คาดว่าคุณจะมีความเข้าใจที่ครอบคลุมเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน เนื่องจากหน้าที่หลักในตำแหน่งนี้คือการตอบรับโทรศัพท์การมีทักษะการพูดที่เป็นประโยชน์จึงเป็นประโยชน์เพิ่มเติม ความสามารถในการใช้งานเครื่องใช้สำนักงานนั้นเป็นที่ต้องการสำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่
โรงเรียนเทคนิคบางแห่งเปิดสอนหลักสูตรการบริหารธุรกิจและสำนักงานเพื่อช่วยให้คุณพัฒนาทักษะที่จำเป็นในการเป็นเลขานุการ / พนักงานต้อนรับ หลักสูตรทั่วไปอาจรวมถึงการฝึกอบรมการใช้โปรแกรมประมวลผลคำและสเปรดชีต การเขียนจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจและมารยาทในการทำงานเป็นหลักสูตรเพิ่มเติมที่เปิดสอนในโรงเรียนส่วนใหญ่
นอกจากนี้บาง บริษัท อาจต้องการว่าจ้างบุคคลที่มีวุฒิปริญญาตรีสาขาธุรกิจ การรับธุรกิจหรือปริญญาที่เกี่ยวข้องจากสถาบันการศึกษาสี่ปีสามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ได้ การศึกษาระดับปริญญาประเภทนี้อาจเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการเลื่อนตำแหน่งภายใน บริษัท
นอกจากการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการที่จำเป็นในการเป็นเลขานุการ / พนักงานต้อนรับคุณอาจต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของ บริษัท โดยทั่วไปคุณจะได้รับการฝึกอบรมในกระบวนการเฉพาะอุตสาหกรรมที่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงหน้าที่ของคุณหลังจากได้รับการว่าจ้าง ตัวอย่างเช่นการทำงานในสถานพยาบาลอาจเกี่ยวข้องกับการจัดตารางเวลาเยี่ยมชมสำนักงานผู้ป่วย ก่อนที่ผู้ป่วยจะมาถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานอาจรวมถึงการตรวจสอบการประกันสุขภาพและการสร้างไฟล์ทางการแพทย์
