รูปแบบจดหมายสมัครงานที่คุณเลือกควรเน้นทักษะและความสามารถของคุณอ่านง่ายและให้ข้อมูลที่ช่วยให้คุณเป็นพนักงานที่มีศักยภาพ โดยทั่วไปคุณควรนึกถึงจดหมายปะหน้าของคุณว่ามีองค์ประกอบพื้นฐานสองประการ ได้แก่ ส่วนหัวซึ่งรวมถึงข้อมูลติดต่อของคุณและข้อมูลติดต่อสำหรับบุคคลและ บริษัท ที่คุณพยายามติดต่อและร่างกายซึ่งรวมถึงข้อมูลที่คุณนำเสนอใน จดหมายปะหน้า รูปแบบตัวอักษรที่คุณเลือกควรทำงานได้ดีกับประวัติย่อของคุณและคุณสามารถเลียนแบบรูปแบบที่คุณใช้สำหรับประวัติย่อของคุณถ้าเป็นไปได้
รูปแบบจดหมายปะหน้าเพียงหมายถึงเค้าโครงและวิธีการพื้นฐานที่จดหมายปะหน้าปรากฏให้เห็น จดหมายปะหน้าของคุณน่าจะเป็นสิ่งแรกที่นายจ้างมองเห็นดังนั้นควรสร้างความประทับใจครั้งแรกและโน้มน้าวให้ผู้อ่านอ่านประวัติของคุณ ซึ่งมักเริ่มต้นด้วยส่วนหัวของจดหมายปะหน้าของคุณ รูปแบบจดหมายปะหน้าที่ง่ายที่สุดที่คุณอาจพิจารณาเริ่มต้นด้วยข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบนของจดหมายปะหน้ามักจะอยู่ในรูปแบบเดียวกับข้อมูลติดต่อในประวัติย่อของคุณ
คุณควรทำตามข้อมูลการติดต่อของนายจ้างที่คุณติดต่อด้วย สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้แน่ใจว่าคุณได้มาถึงตำแหน่งที่ถูกต้องด้วยจดหมายปะหน้าของคุณ แต่ยังบ่งบอกถึงผู้อ่านที่คุณรู้ว่าคุณกำลังติดต่อใคร ข้อมูลติดต่อนายจ้างนี้ที่ด้านบนของจดหมายปะหน้าจะนำไปสู่องค์ประกอบที่สองของรูปแบบจดหมายสมัครงานของคุณ: เนื้อหา
โดยทั่วไปร่างกายของจดหมายปะหน้าประกอบด้วยองค์ประกอบพื้นฐานสามประการ ได้แก่ การทักทายข้อความตัวจริงและการปิดของคุณ รูปแบบจดหมายปะหน้าพื้นฐานนี้มีลักษณะที่สะอาดและเป็นมืออาชีพอ่านง่ายและให้ข้อมูลของคุณแก่ผู้อ่านอย่างมีประสิทธิภาพ คำทักทายควรกล่าวถึงบุคคลที่เฉพาะเจาะจงทุกครั้งที่ทำได้เช่น“ Dear Ms. X” หรือ“ Dear Mr. X;” สิ่งนี้อาจต้องการการวิจัยในส่วนของคุณ แต่ก็คุ้มค่ากับความพยายาม เมื่อใช้รูปแบบจดหมายปะหน้านี้หากคุณไม่สามารถระบุชื่อของผู้จัดการการจ้างงานได้คุณควรระบุจดหมายของคุณถึง "ผู้จัดการการจ้างงานที่รัก" หรือ "ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่รัก" แทนที่จะเป็น "ผู้ที่เกี่ยวข้อง"
คุณควรปฏิบัติตามคำทักทายของคุณด้วยเนื้อความที่แท้จริงของจดหมายปะหน้า เพื่อรักษารูปแบบตัวอักษรที่สะอาดคุณควรแบ่งส่วนของร่างกายออกเป็นย่อหน้าสั้น ๆ สามหรือสี่ย่อหน้า จดหมายปะหน้าเป็นเพียงหน้าเดียว แต่ควรทำให้ผู้อ่านต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณ
ส่วนเนื้อหานี้เป็นที่ที่คุณควรชี้ให้เห็นทักษะและประสบการณ์ที่คุณอาจมีที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่คุณต้องการสอบถาม คุณไม่ควรทำซ้ำประวัติย่อของคุณ แต่นำเสนอภาพรวมที่จะทำให้ใครบางคนต้องการอ่านประวัติของคุณที่มีจดหมายปะหน้า จดหมายปะหน้าของคุณควรสรุปด้วยการปิดหรือปิด
ย่อหน้าสุดท้ายของร่างกายควรขอบคุณบุคคลสำหรับเวลาของเขาและระบุว่าคุณวางแผนที่จะติดต่อเขาในอนาคตอย่างไร จดหมายปะหน้าที่มีประสิทธิภาพมักจะมีการปิดอย่างสุภาพเช่น“ ขอแสดงความนับถือ” จากนั้นคุณควรพิมพ์ชื่อของคุณออกจากพื้นที่เพื่อลงชื่อระหว่างปิดและชื่อที่พิมพ์ถ้าคุณจะส่งสำเนาจดหมายจริงของจดหมายทางไปรษณีย์
