เมื่อ บริษัท ตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการและต้องการชักชวนผู้ขายที่มีศักยภาพพวกเขาจะเขียนคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) ก่อน RFP กำหนดเกณฑ์ที่พวกเขาต้องการให้ผู้ขายระบุตามที่พวกเขาเสนอว่าทำไมพวกเขาจึงควรจ้างงาน สิ่งสำคัญคือต้องเขียน RFP ที่ชัดเจนและขอข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในขณะที่นำเสนอ บริษัท ในแง่บวก RFP ที่เขียนไม่ดีอาจหมายถึง บริษัท อาจปิดท้ายกับผู้ขายที่ไม่มีเงื่อนไขหรือผู้ค้ารายย่อยเป็นหลักหรือไม่มีข้อเสนอเลย
ขั้นตอนแรกในการเขียน RFP ก็เพียงพอแล้วเพื่อกำหนดว่า บริษัท ต้องการอะไร แม้ว่านี่จะฟังดูธรรมดา แต่จริงๆแล้วมันเป็นขั้นตอนที่ บริษัท ส่วนใหญ่มักละเลย หลาย บริษัท เริ่มเขียน RFP โดยไม่ต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการและความปรารถนาของพวกเขาและท้ายที่สุดขอเลิกสิ่งที่มากเกินไปน้อยเกินไปหรือขัดแย้ง ข้อมูลควรได้รับการร้องขอจากทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการที่ได้รับผลกระทบและควรได้รับฉันทามติว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นจริง ๆ ก่อนที่ RFP จะเริ่มขึ้น
ผู้ขายจะต้องรู้ว่าคุณ ต้องทำอะไร ให้สำเร็จและสิ่งที่คุณ ต้องการ ทำให้สำเร็จ หลาย บริษัท ทำผิดพลาดเมื่อพวกเขาเขียน RFP เพื่อสร้างรายการสินค้าที่ต้องการของคุณสมบัติในฝันของพวกเขา แต่ใช้คำที่ต้องการเช่น จะ และ ต้อง ผู้ขายที่อาจไม่สามารถปฏิบัติตามเกณฑ์หนึ่งหรือสองข้อเหล่านี้อาจไม่สามารถยื่นข้อเสนอได้เลยหากพวกเขาเชื่อว่าเกณฑ์เหล่านี้มีความจำเป็นอย่างยิ่ง สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับภาษาที่ใช้การบันทึกคำศัพท์ที่ ต้อง ใช้เมื่อถูกต้องและการใช้ภาษาที่นุ่มนวลเช่น ความต้องการ และ ทางเลือก สำหรับคุณสมบัติที่ต้องการ
ก่อนที่จะมีการร้องขอข้อเสนอใด ๆ จริง ๆ ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะทราบว่าข้อเสนอในอุดมคติจะมีลักษณะอย่างไร หากมีหลายแง่มุมที่ข้อเสนอจะได้รับการพิจารณาตัวอย่างเช่นหากพวกเขาจะถูกตัดสินโดยราคาความตรงต่อเวลาและความหนาแน่นของคุณลักษณะมีความคิดว่าจะมีการชั่งน้ำหนักคุณลักษณะแต่ละอย่างเท่าใด ทราบว่าข้อเสนอที่เสนอราคาต่ำสุด แต่ใช้เวลารอนานจะเปรียบเทียบกับข้อเสนอที่แพงกว่าสองเท่า แต่ใช้เวลาครึ่งหนึ่ง สิ่งนี้จะช่วยลดความสับสนและความเครียดในภายหลังในกระบวนการ
จริงๆแล้วการนั่งเขียน RFP อาจเป็นขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยากและรวดเร็วเมื่อวางรากฐานแล้ว การแนะนำควรกำหนดว่าเหตุใด บริษัท จึงขอข้อเสนอและให้ภาพรวมของส่วนที่เหลือของคำขอรวมถึงเกณฑ์สำคัญและวันครบกำหนด RFP ควรจะครอบคลุมสิ่งที่ข้อเสนอที่ชนะจะต้องตามด้วยคุณสมบัติที่ต้องการและเกณฑ์ในการเลือกผู้ชนะโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีเกณฑ์การคัดเลือกที่กำหนดไว้ ถัดไปไทม์ไลน์ที่วางวันมาตรฐานต่างๆและกำหนดวันสุดท้าย ท้ายที่สุด RFP ควรให้ผู้สมัครมีความคิดว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไปรวมถึงระยะเวลาที่พวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับและผู้ที่ไม่ได้เลือกจะคาดหวังคำตอบหรือไม่
