ฉันจะเขียน RFP ได้อย่างไร?

เมื่อ บริษัท ตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการและต้องการเรียกร้องให้ผู้ขายที่มีศักยภาพพวกเขาจะเขียนคำร้องขอข้อเสนอ (RFP) ก่อนRFP กำหนดเกณฑ์ที่พวกเขาต้องการให้ผู้ขายที่อยู่ตามที่พวกเขาเสนอว่าทำไมพวกเขาควรได้รับการว่าจ้างสำหรับงานสิ่งสำคัญคือการเขียน RFP ที่ชัดเจนและขอข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในขณะที่นำเสนอ บริษัท ในแง่บวกRFP ที่เขียนไม่ดีอาจหมายถึง บริษัท อาจจบลงด้วยผู้ขายที่ไม่มีเงื่อนไขหรือย่อยเป็นหลักหรือไม่มีข้อเสนอเลย

ขั้นตอนแรกในการเขียน RFP นั้นเพียงพอแล้วที่จะกำหนดสิ่งที่ บริษัท ต้องการแม้ว่ามันจะฟังดูค่อนข้างพื้นฐาน แต่จริงๆแล้วมันเป็นขั้นตอนที่ บริษัท ส่วนใหญ่ถูกเพิกเฉยบริษัท หลายแห่งเริ่มเขียน RFP โดยไม่เข้าใจอย่างชัดเจนถึงความต้องการและความปรารถนาของพวกเขาและในที่สุดก็จบลงด้วยการขอสิ่งที่น้อยเกินไปน้อยเกินไปหรือขัดแย้งการป้อนข้อมูลควรได้รับการร้องขอจากทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการที่ได้รับผลกระทบและควรได้รับฉันทามติตามสิ่งที่จำเป็นจริง ๆ ก่อนที่ RFP จะเริ่มขึ้น

ผู้ขายจะต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไรที่จะทำให้สำเร็จและสิ่งที่คุณเพียงแค่ต้องการ

จะสำเร็จบริษัท หลายแห่งทำผิดพลาดเมื่อพวกเขาเขียน RFP ในการสร้างรายการความปรารถนาของคุณสมบัติความฝันของพวกเขา แต่การใช้ต้องการคำเช่นจะและต้องผู้ขายที่อาจไม่สามารถปฏิบัติตามเกณฑ์เหล่านี้ได้หนึ่งหรือสองข้ออาจไม่ส่งข้อเสนอเลยหากพวกเขาเชื่อว่าเกณฑ์มีความจำเป็นอย่างยิ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องให้ความสนใจกับภาษาที่ใช้การประหยัดต้องการคำศัพท์สำหรับเมื่อพวกเขาถูกต้องและใช้ภาษาที่นุ่มกว่าเช่น Desire และเป็นทางเลือกสำหรับคุณสมบัติที่ดีกว่าก่อนที่ข้อเสนอใด ๆ จะถูกร้องขอจริง ๆความคิดที่ดีที่จะรู้ว่าข้อเสนอในอุดมคติจะเป็นอย่างไรหากมีหลายแง่มุมที่ข้อเสนอจะถูกตัดสินตัวอย่างเช่นหากพวกเขาจะถูกตัดสินด้วยราคาความตรงเวลาและความหนาแน่นของคุณลักษณะมีความคิดว่าแต่ละคุณสมบัติเหล่านี้จะชั่งน้ำหนักเท่าใดรู้ว่าข้อเสนอที่เสนอราคาต่ำสุด แต่เวลารอนานจะเปรียบเทียบกับข้อเสนอที่มีราคาแพงเป็นสองเท่า แต่ใช้เวลาครึ่งหนึ่งสิ่งนี้จะช่วยลดความสับสนและความเครียดในภายหลังในกระบวนการการนั่งลงเพื่อเขียน RFP อาจเป็นขั้นตอนที่ไม่เจ็บปวดและรวดเร็วเมื่อวางรากฐานการแนะนำควรกำหนดว่าทำไม บริษัท จึงขอข้อเสนอและให้ภาพรวมของคำขอที่เหลือรวมถึงเกณฑ์ที่สำคัญและกำหนดเวลาRFP ควรครอบคลุมสิ่งที่ข้อเสนอที่ชนะต้องมีตามด้วยลักษณะที่ต้องการและเกณฑ์สำหรับการเลือกผู้ชนะโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีเกณฑ์การคัดเลือกถัดไปไทม์ไลน์ที่วางวันที่เกณฑ์มาตรฐานต่าง ๆ และวันที่ครบกำหนดสุดท้ายควรได้รับในที่สุด RFP ควรให้ความคิดแก่ผู้สมัครว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไปรวมถึงระยะเวลาที่พวกเขาคาดหวังว่าจะรอการกลับมาและไม่ว่าผู้ที่ไม่ได้เลือกจะคาดหวังการตอบกลับ