งานบริหารสำนักงานที่แตกต่างกันคืออะไร?

คำว่าการบริหารสำนักงานมักใช้ในการอ้างอิงถึงตำแหน่งการสนับสนุนสำนักงานภายในพื้นที่นี้มีตำแหน่งที่หลากหลายที่มีระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกันในขณะที่งานบริหารสำนักงานบางแห่งให้การสนับสนุนผู้ดูแลระบบแก่ผู้บริหารผู้จัดการหรือแผนกเฉพาะคนอื่น ๆ ให้ความช่วยเหลือสำนักงานโดยรวมเมื่อทั้งคำจำกัดความของการบริหารและความต้องการความช่วยเหลือด้านการบริหารเพิ่มขึ้นชื่องานจำนวนมากจึงถูกใช้แทนกันและแตกต่างกันไปในแต่ละสถานที่ทำงาน

งานบริหารสำนักงานในระดับเริ่มต้นมักจะรวมถึงความรับผิดชอบเช่นการเปิดการเรียงลำดับและการแจกจ่ายจดหมายและการยื่นเอกสารการพิมพ์การรวบรวมและการพิมพ์เอกสารการตอบรับโทรศัพท์ทักทายผู้เข้าชมที่เข้ามาและการจัดหาเครื่องดื่มสำหรับการประชุมและอาหารกลางวันอาจรวมอยู่ในรายละเอียดงานระดับเริ่มต้นการป้อนข้อมูลและงานบริการลูกค้าศูนย์บริการลูกค้าจะรวมอยู่ในกลุ่มนี้เป็นครั้งคราวชื่องานอาจรวมถึงเสมียนแผนกต้อนรับพนักงานต้อนรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบจูเนียร์หรือเสมียนไฟล์

งานผู้ดูแลระบบระดับกลางมักจะรวมถึงความรับผิดชอบเช่นการตอบคำถามอีเมลและโทรศัพท์ในนามขององค์กรการจัดประชุมและการเดินทางสำหรับพนักงานในระหว่างการประชุมและสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรสำนักงานบางแห่งอาจจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารระดับกลางในแต่ละแผนกซึ่งทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานของแผนกนั้นงานเหล่านี้อาจมีชื่อเช่นผู้ช่วยฝ่ายบริหารผู้ประสานงานการบริหารหรือผู้จัดการสำนักงาน

งานบริหารสำนักงานอาวุโสจัดการความรับผิดชอบระดับสูงสุดในการบริหารสำนักงานและส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับการทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้บริหารหรือสมาชิกคนอื่น ๆ ของผู้บริหารระดับสูงในองค์กรขนาดเล็กผู้ดูแลระบบสำนักงานอาวุโสอาจจัดการกับความรับผิดชอบที่อาจต้องใช้ทั้งแผนกเช่นการตลาดฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือการบัญชีความรับผิดชอบทั่วไปรวมถึงการจัดการรายละเอียดการเดินทางของผู้บริหารการสร้างคู่มือและเอกสารสำหรับการประชุมการอนุมัติคำสั่งซื้อสำหรับอุปกรณ์สำนักงานเข้าร่วมการประชุมแทนผู้บริหารเมื่อจำเป็นต้องสร้างรายงานค่าใช้จ่ายผู้บริหารและทำหน้าที่เป็น "ผู้รักษาประตู" และบางครั้งโฆษกของผู้บริหารนอกเหนือจากการทำงานอย่างใกล้ชิดกับการจัดการผู้เชี่ยวชาญอาวุโสอาจกำกับดูแลพนักงานระดับเริ่มต้นและมอบหมายงานให้กับพวกเขางานเหล่านี้อาจมีชื่อดังกล่าวในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารผู้ประสานงานผู้บริหารหรือผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูง