งานตัวควบคุมเอกสารประเภทใดคืออะไร?

งานควบคุมเอกสารเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่ามันปฏิบัติตามมาตรฐานชุดเฉพาะในอุตสาหกรรมที่ควบคุมโดยรัฐบาลเช่นการดูแลสุขภาพหรือการศึกษาผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้อาจรับผิดชอบในการตรวจสอบขั้นตอนที่สม่ำเสมอสำหรับการตรวจสอบเอกสารการจัดการการเปลี่ยนแปลงและการจัดเก็บตามที่ได้รับคำสั่งจากหน่วยงานกำกับดูแลการควบคุมเอกสารอาจรวมเข้ากับบทบาทระดับมืออาชีพอื่น ๆ รวมถึงนักเขียนด้านเทคนิคหรือบุคลากรประกันคุณภาพนอกจากนี้ยังมีแพ็คเกจซอฟต์แวร์จำนวนมากที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ บริษัท ต่างๆจัดการวงจรชีวิตของเอกสารและงานควบคุมเอกสารอาจเกี่ยวข้องกับการทำงานกับโปรแกรมเหล่านี้ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้อาจทำงานร่วมกับผู้ขายภายนอกรวมถึงเครื่องพิมพ์นักแปลและผู้พิสูจน์อักษรเพื่อให้แน่ใจว่ามาตรฐานขององค์กรได้รับการดูแลในทุกขั้นตอนของการผลิตเอกสาร

หนึ่งพื้นที่องค์กรที่มีงานควบคุมเอกสารมักจะมีอยู่คือการปฏิบัติตามกฎระเบียบตำแหน่งของพวกเขาอาจรวมถึงการอัปเดตและตรวจสอบเอกสารขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ามันสะท้อนให้เห็นถึงแนวทางปฏิบัติล่าสุดใน บริษัท รวมถึงการแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับหน่วยงานกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องตัวควบคุมเอกสารอาจรับผิดชอบในการระบุข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการเปลี่ยนแปลงเอกสารและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงขององค์กรใด ๆ ได้รับการสื่อสารและดำเนินการอย่างเหมาะสมงานควบคุมเอกสารในกิจการกำกับดูแลมักจะไม่ใช่ตำแหน่งระดับเริ่มต้นเนื่องจากพวกเขาต้องการระดับความคุ้นเคยกับ บริษัท หรือกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมเฉพาะ

งานตัวควบคุมเอกสารอื่น ๆ อาจพร้อมใช้งานสำหรับผู้สมัครระดับเริ่มต้นและมักจะเกี่ยวข้องกับฟังก์ชั่นการดูแลระบบพื้นฐานเพิ่มเติมเช่นการอัพเดตฐานข้อมูลเอกสารและระบบการยื่นรวมถึงการกำหนดหมายเลขประจำตัวให้กับวรรณกรรมพวกเขาอาจรับผิดชอบในการอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบเอกสารและการตรวจสอบโดยกลุ่มภายในและภายนอกหน้าที่เหล่านี้อาจรวมกับฟังก์ชั่นการดูแลระบบทั่วไปอื่น ๆ เช่นการป้อนข้อมูลและการจัดการไฟล์entitive หน่วยงานธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารเพื่อระบุอัปเดตและจัดเก็บวรรณกรรมของพวกเขางานควบคุมเอกสารบางอย่างประกอบด้วยการใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่ออัปเดตและบำรุงรักษาระบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คนที่ทำงานในพื้นที่นี้อาจรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องสำหรับการเก็บถาวรและช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารสาธารณะเป็นไปตามมาตรฐานขององค์กรสำหรับการสร้างแบรนด์และข้อกังวลทางกฎหมายพวกเขายังอาจตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกเอกสารเป็นปัจจุบันและเป็นไปตามนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องสำหรับการควบคุมเอกสารพนักงานคนอื่น ๆ อาจมองหาผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้เพื่อขอคำแนะนำเมื่อค้นหาวรรณกรรมขององค์กรพวกเขายังอาจช่วยในการจัดทำชิ้นงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรเช่นการเสนอราคาข้อเสนอและการให้แอปพลิเคชันโดยมั่นใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง