หน้าที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารหลักคืออะไร?

ผู้ช่วยผู้บริหารอาจมีหน้าที่ต่าง ๆ มากมายในการตั้งค่าสำนักงานขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการรวมถึงขนาดของสำนักงานและจำนวนพนักงานคนอื่น ๆอย่างไรก็ตามหน้าที่ผู้ช่วยด้านการบริหารหลายคนนั้นเหมือนกันในการตั้งค่าทั้งหมดสิ่งเหล่านี้จะรวมถึงในระดับพื้นฐานที่สุดช่วยเหลือนายจ้างของคุณในงานประจำวัน

โดยทั่วไปหน้าที่ผู้ช่วยด้านการบริหารรวมถึงงานเช่นการรับโทรศัพท์และโอนสายการตั้งค่าการนัดหมายตอบคำถามทักทายลูกค้าหรือลูกค้าเมื่อพวกเขามาถึงที่พวกเขามาถึงที่สำนักงานและรักษารูปลักษณ์ของสำนักงานให้สะอาดและเป็นระเบียบหน้าที่ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบอื่น ๆ อาจรวมถึงการกรอกหรือจัดทำเอกสารเอกสารการยื่นเอกสารการเรียงลำดับจดหมายและการเก็บรักษาบันทึกโดยทั่วไปผู้ช่วยผู้ดูแลระบบมักจะต้องมีความเชี่ยวชาญกับซอฟต์แวร์การประมวลผลคำและการจัดทำงบประมาณที่หลากหลายดังนั้นโดยทั่วไปแล้วทักษะคอมพิวเตอร์ที่ดีจึงจำเป็นต้องมีความสามารถในการพิมพ์อย่างน้อย 50 คำต่อนาที

ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบโดยทั่วไปเป็นคนแรกคนส่วนใหญ่จะเห็นเมื่อพวกเขาเข้าสำนักงานดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเป็นมิตรสุภาพและเป็นมืออาชีพดุลยพินิจและความเคารพเป็นลักษณะบุคลิกภาพที่สำคัญอื่น ๆผู้ช่วยผู้ดูแลระบบโต้ตอบกับคนจำนวนมากตลอดทั้งวันเมื่อรับสายการส่งเอกสารหรือแพ็คเกจที่สำคัญหรือช่วยเหลือลูกค้าดังนั้นความสามารถในการทำงานหลายอย่างจึงเป็นสิ่งจำเป็นในการตั้งค่าสำนักงานขนาดใหญ่อาจต้องใช้หน้าที่ผู้ช่วยด้านการบริหารจำนวนมากขึ้น

งานพิเศษเหล่านี้บางอย่างอาจรวมถึงการดูแลพนักงานคนอื่น ๆ การประสานงานและดำเนินการประชุมพนักงานรักษางบประมาณสำนักงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่จำเป็นใด ๆ จะเสร็จสิ้นตรงเวลาผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจรับผิดชอบการจ้างงานและฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สำนักงานใหม่และรักษาตารางเวลาสำหรับผู้อื่นในสำนักงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจถูกขอให้เรียนรู้ที่จะจัดการงานเฉพาะอุตสาหกรรมสำหรับนายจ้างเช่น บริษัท กฎหมายสำนักงานแพทย์หรือธนาคาร

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารที่ดีจะเป็นผู้ที่สามารถเล่นปาหี่ผู้ช่วยด้านการบริหารหลายคนในขณะที่ทำให้แน่ใจว่างานทั้งหมดเป็นงานเสร็จสิ้นตรงเวลาผู้ช่วยผู้บริหารบางคนเป็นผู้ช่วยทั่วไปสำหรับสำนักงานทั้งหมดในขณะที่คนอื่นมีความเชี่ยวชาญในสาขาเฉพาะเช่นการเงินหรือการตลาดอาชีพในฐานะผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถเป็นคนที่มีกำไรและให้รางวัลและโดยทั่วไปจะมีประโยชน์มากมายเช่นประโยชน์ต่อสุขภาพและชั่วโมงที่ค่อนข้างมั่นคงผู้ช่วยผู้ดูแลระบบอาจทำงานเต็มเวลาหรือนอกเวลาขึ้นอยู่กับความต้องการของสำนักงาน