เลขานุการกรมทำอะไร?

เลขานุการกรมมักจะรับผิดชอบงานเสมียนที่หลากหลายและเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกที่แตกต่างกันของแผนกงานนี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการใช้เอกสารที่พิมพ์บ่อยครั้งซึ่งมักใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆซึ่งมีให้กับบุคคลอื่นภายในแผนกการยื่นและการจัดระเบียบเอกสารอาจเป็นส่วนสำคัญของงานที่ทำโดยเลขานุการแผนกแม้ว่าสิ่งนี้ส่วนใหญ่ได้กลายเป็นคอมพิวเตอร์การสื่อสารระหว่างคนที่แตกต่างกันในธุรกิจสามารถเกิดขึ้นได้ผ่านเลขานุการซึ่งอาจรับผิดชอบในการดูแลข้อความภายในสำนักงานและการถ่ายทอดข้อมูลไปยังพนักงานหลายคน

หน้าที่ที่ดำเนินการโดยเลขานุการแผนกอาจแตกต่างกันเล็กน้อยธรรมชาติของธุรกิจที่เขาหรือเธอทำงานให้อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปแล้วงานที่ดำเนินการอย่างมากในตำแหน่งนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างและการจัดระเบียบของเอกสารต่าง ๆ ที่ บริษัท ต้องการผู้จัดการอาจเขียนตารางเวลาสำหรับแผนกด้วยมือแล้วมอบให้เลขานุการแผนกเพื่อพิมพ์การโต้ตอบประเภทนี้ค่อนข้างธรรมดาและดังนั้นเลขานุการอาจต้องพึ่งพาเพื่อช่วยเหลือผู้อื่นในการบรรลุเป้าหมายและงานตามความจำเป็น

การยื่นและการจัดระเบียบเอกสารทางกายภาพอาจเป็นส่วนสำคัญของงานที่ดำเนินการโดยแผนกเลขานุการ.ในขณะที่หน้าที่ประเภทนี้อาจดูไม่สำคัญในบางครั้งมันเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่เอกสารและบันทึกสามารถพบและใช้เมื่อจำเป็นหากพนักงานต้องการหาเอกสารทางการเงินสำหรับลูกค้าตัวอย่างเช่นการยื่นและองค์กรที่เหมาะสมอาจหมายถึงความแตกต่างในชั่วโมงการทำงานเพื่อค้นหาข้อมูล

ข้อมูลดิจิทัลได้แทนที่เอกสารทางกายภาพในหลาย ๆ ด้านอย่างไรก็ตามการยื่นเอกสารประเภทนี้ส่วนใหญ่ลดลงเลขานุการแผนกอาจคาดว่าจะสร้างการสำรองข้อมูลไฟล์ดิจิตอลทางกายภาพและจัดระเบียบพวกเขาในลักษณะที่เชื่อถือได้การติดฉลากที่เหมาะสมและการยื่นบันทึกการสำรองข้อมูลประเภทนี้อาจต้องมีการประสานงานระหว่างพนักงานเลขานุการและเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ที่ บริษัท

เลขานุการแผนกอาจคาดว่าจะช่วยในการสื่อสารภายในสำนักงานหรือสถานที่อื่น ๆอีเมลและเทคโนโลยีโทรศัพท์ที่ได้รับการปรับปรุงทำให้การโต้ตอบระหว่างพนักงานง่ายขึ้นกว่าเดิม แต่เลขานุการยังคงมีความสำคัญต่อการถ่ายทอดข้อมูลตัวอย่างเช่นเลขานุการแผนกถูกขอให้พิมพ์ตัวอย่างเช่นอาจต้องส่งอีเมลไปยังพนักงานแต่ละคนหลังจากนั้นโทรศัพท์ที่เข้ามาสามารถรับได้โดยเลขานุการแล้วส่งต่อตามความเหมาะสมตลอดธุรกิจ