ในเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่ทุกอย่างที่เกิดขึ้นในคดีในศาลจะถูกบันทึกไว้ในสิ่งที่เรียกว่าแผ่นใบปะหน้า ตามกฎแล้วแต่ละศาลจะมีบุคคลที่รับผิดชอบในการป้อนข้อมูลในใบปะหน้าสำหรับแต่ละกรณี เสมียนใบปะหน้าในฐานะที่เขาหรือเธอถูกเรียกโดยทั่วไปจะมีหน้าที่ธุรการที่หลากหลายภายในสำนักงานศาลหลักการที่จะรักษาแผ่นใบปะหน้าในแต่ละไฟล์คดีและในระบบคอมพิวเตอร์ของศาลถ้ามี
พนักงานที่ทำงานในสำนักงานศาลอาจแตกต่างกันบ้างตามเขตอำนาจศาล อย่างไรก็ตามมีพนักงานสำคัญสองสามคนที่พบในสำนักงานส่วนใหญ่ของศาล ศาลส่วนใหญ่มีปลัดอำเภอซึ่งมีหน้าที่ต้องรักษาความสงบเรียบร้อยในศาลนักข่าวศาลที่บันทึกการพิจารณาคดีและเสมียนคดีที่ยื่นฟ้องต่อศาล ขึ้นอยู่กับขนาดของศาลเสมียนคดีอาจปฏิบัติหน้าที่เลขานุการอื่น ๆ หรืออาจมุ่งเน้นเฉพาะการบำรุงรักษาไฟล์
เมื่อมีการเปิดคดีในศาลต้องมีการสร้างฟิสิคัลไฟล์เพื่อติดตามการยื่นเอกสารทั้งหมดในเคส ในหลายศาลไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะถูกสร้างขึ้นในระบบคอมพิวเตอร์ของศาลด้วย หนึ่งในเอกสารแรกที่วางไว้ในไฟล์จะเป็นแผ่นใบปะหน้า แผ่นใบปะหน้าเป็นเพียงชิ้นส่วนของกระดาษที่ช่วยให้ระเบียนที่จะเก็บทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในกรณีและวันที่มันเกิดขึ้น
เมื่อมีการยื่นคำร้องในคดีที่ศาลบุคคลที่ริเริ่มจะต้องยื่นคำร้องต่อพนักงานคดี เสมียนใบปะหน้าจะทำการประทับตราเอกสารด้วยวันที่และเวลาที่ยื่น จากนั้นเอกสารต้นฉบับอาจถูกวางโดยตรงในไฟล์หรือส่งต่อไปยังผู้พิพากษาเพื่อตรวจสอบขึ้นอยู่กับสิ่งที่การยื่นขอคือ รายการของการยื่นอาจจำเป็นต้องทำในระบบบันทึกคอมพิวเตอร์ของศาล
นอกเหนือจากการติดตามเอกสารที่ยื่นในคดีแผ่นใบปะหน้าอาจรวมถึงบทสรุปของการดำเนินคดีในศาล ตัวอย่างเช่นหากมีการพิจารณาคดีครั้งแรกหรือการพิจารณาคดีล่วงหน้าเกิดขึ้นเอกสารใบปะหน้าจะระบุถึงบทสรุปพื้นฐานของสิ่งที่เกิดขึ้นในการพิจารณาคดี เสมียนคดีมีหน้าที่รับผิดชอบในการป้อนบทสรุปของการพิจารณาคดีทุกครั้งที่คดีอยู่ต่อหน้าศาล เมื่อคดีสิ้นสุดลงเจ้าหน้าที่เสมียนคดีจะต้องรับผิดชอบในการปิดไฟล์อย่างถูกต้อง
