ตัวดัชนีเอกสารทำอะไร?

มันเป็นหน้าที่ของตัวทำดัชนีเอกสารในการจัดเรียงและจำแนกเอกสารเพื่อให้สามารถเรียกคืนได้อย่างง่ายดายสำหรับการดูในภายหลังบุคคลเหล่านี้สามารถทำงานในสถานที่ที่หลากหลายรวมถึงหน่วยงานภาครัฐโรงพยาบาลและมหาวิทยาลัยการปฏิบัติงานนี้มักจะต้องมีบุคคลที่มีการจัดระเบียบอย่างมากและสามารถทำงานได้อย่างอิสระโดยทั่วไปหน้าที่งานของผู้ทำดัชนีเอกสารรวมถึงการเรียงลำดับเอกสารใหม่การดึงเอกสารที่มีอยู่การลบเอกสารที่ไม่จำเป็นตอบสนองต่อการสอบถามและปฏิบัติหน้าที่ทางเสมียนต่างๆ

หนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของตัวทำดัชนีเอกสารคือการเรียงลำดับผ่านเอกสารใหม่และวางไว้ในสถานที่ที่เหมาะสมตัวอย่างเช่นหากเขาทำงานที่มหาวิทยาลัยผู้ทำดัชนีเอกสารอาจจำแนกบันทึกนักเรียนและจัดเรียงตามตัวอักษรหากเขาทำงานในศาลเขาอาจจัดเรียงประวัติอาชญากรรมการปฏิบัตินี้ต้องการให้บุคคลปฏิบัติตามแนวทางการทำงานและรักษาความถูกต้องเอกสารที่วางไว้ในพื้นที่ที่ไม่ถูกต้องอาจก่อให้เกิดปัญหาในอนาคต

การดึงเอกสารที่มีอยู่ยังมีบทบาทอย่างมากในตำแหน่งนี้เมื่อใดก็ตามที่บุคคลต้องการดูเอกสารความรับผิดชอบของตัวทำดัชนีเอกสารที่จะได้รับอย่างรวดเร็วในกรณีของมหาวิทยาลัยเขาอาจต้องดึงไฟล์นักเรียนเพื่อพิจารณาว่าจะต้องเรียนชั้นเรียนใดในภาคการศึกษาต่อไปนี้นี่คือเหตุผลที่มันสำคัญมากสำหรับผู้ทำดัชนีเอกสารที่จะจัดระเบียบและจำแนกเอกสารทั้งหมดอย่างถูกต้อง

เพื่อป้องกันความยุ่งเหยิงและรักษาความสงบเรียบร้อยการลบเอกสารที่ไม่จำเป็นเป็นหน้าที่งานอื่นโดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการกำจัดเอกสารที่หมดอายุซึ่งไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปตัวอย่างจะลบบันทึกของนักเรียนหลังจากนักเรียนจบการศึกษาในบางกรณีไฟล์เหล่านี้จะถูกถ่ายโอนไปยังถังขยะแยกต่างหากในคนอื่น ๆ ผู้ทำดัชนีเอกสารจะทำลายพวกเขาตามโปรโตคอลของ บริษัท

สิ่งนี้สามารถเกี่ยวข้องกับคำถามจากสาธารณะเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานเมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นผู้ทำดัชนีเอกสารจะต้องค้นหาเอกสารที่ถูกต้องและให้คำตอบแง่มุมของงานนี้ต้องการให้บุคคลมีทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลนอกจากนี้ผู้ทำดัชนีเอกสารจะต้องรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ทางเสมียนต่างๆตัวอย่างเช่นเขาอาจต้องรับสายโทรศัพท์ส่งแฟกซ์หรือนำจดหมายไปยังบุคคลที่เหมาะสมหากสถานที่ทำงานยุ่งกว่าปกติเขาอาจต้องช่วยเหลือเลขานุการหรือแผนกอื่น ๆดังนั้นเขาจะต้องมีความหลากหลายและสามารถโพล่งออกมาได้เมื่อจำเป็น