ผู้ดูแลระบบทั่วไปทำอะไร?

ผู้ดูแลระบบทั่วไปยังเป็นที่รู้จักกันในนามผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ช่วยผู้ดูแลระบบในขณะที่รายละเอียดงานจะแตกต่างกันไปตาม บริษัท ผู้ดูแลระบบทั่วไปอาจรับผิดชอบในการจัดการการติดต่อทั้งหมดตอบสายโทรศัพท์รับข้อความการเตรียมรายงานและหน้าที่สำนักงานทั่วไปอื่น ๆในบางกรณีผู้ดูแลระบบทั่วไปอาจต้องการการฝึกอบรมเฉพาะเพื่อให้งานเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์ในสภาพแวดล้อมสำนักงานทางเทคนิคสูงคำนี้ใช้กันมากที่สุดสำหรับงานสำนักงานในประเทศที่พูดภาษาอังกฤษนอกอเมริกาเหนือ

หนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้ดูแลระบบทั่วไปคือการจัดการการติดต่อทั้งหมดไม่เพียง แต่ตรวจสอบจดหมายที่เข้ามาแต่ยังพิมพ์จดหมายโต้ตอบสำหรับจดหมายขาออกผู้ดูแลระบบทั่วไปบางคนอาจต้องไปที่ที่ทำการไปรษณีย์เพื่อรับจดหมาย แต่บ่อยครั้งที่จดหมายถูกส่งไปยังที่ตั้งกลางในสำนักงานเพื่อแจกจ่ายเพิ่มเติมหน้าที่นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจจำนวนมากซึ่งอาจมีการเสนอราคาหรือเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องตรวจสอบภายใต้กำหนดเวลาที่เข้มงวด

ในบางสภาพแวดล้อมสำนักงานผู้ดูแลระบบทั่วไปมีหน้าที่เตรียมรายงานในแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่หลากหลายดังนั้นตำแหน่งเหล่านี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับซอฟต์แวร์สำนักงานรวมถึงผลิตภัณฑ์ที่ใช้สำหรับการประมวลผลคำสเปรดชีตและการนำเสนอภาพนิ่งบ่อยครั้งที่ผู้ดูแลระบบทั่วไปมีหน้าที่รับผิดชอบในการใช้ข้อมูลดิบและนำไปใช้ในรูปแบบที่น่าดึงดูดและนำเสนอหัวหน้างานมักจะลงนามในผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปก่อนที่จะถูกส่งออกไป

ด้วยการถือกำเนิดของส่วนขยายโดยตรงและข้อความเสียงงานของผู้ดูแลระบบทั่วไปเกี่ยวกับการตอบรับและการถ่ายโอนสายโทรศัพท์ค่อนข้างลดลงในสำนักงานส่วนใหญ่อย่างไรก็ตามมีบางครั้งเมื่อพนักงานอาจถูกเรียกให้ตอบโทรศัพท์สำหรับเจ้านายหรือผู้บริหารอื่น ๆบางเรื่องอาจไม่สามารถรอได้และขึ้นอยู่กับผู้ดูแลระบบที่จะเข้าใจสถานการณ์และหาคำตอบที่เหมาะสมนอกจากนี้ผู้บริหารบางคนต้องการให้โทรศัพท์หน้าจอบุคคลด้านหน้าก่อนที่จะส่งพวกเขาผ่าน

อีกวิธีหนึ่งที่ผู้ดูแลระบบทั่วไปอาจให้การสนับสนุนด้านการดูแลระบบคือการจัดการฐานข้อมูลตัวอย่างเช่นหาก บริษัท มีสมาชิกหรือต้องการรักษารายการขายนี่เป็นหน้าที่ที่อาจตกอยู่กับผู้ดูแลระบบทั่วไปมันขึ้นอยู่กับบุคคลนี้เพื่อให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลไม่มีข้อมูลที่ล้าสมัยเพื่อรักษาการติดต่อที่เชื่อถือได้กับลูกค้า

ในสำนักงานบางแห่งผู้ดูแลระบบทั่วไปยังรับผิดชอบในการตั้งค่าและรักษาตารางเวลาหนึ่งหรือผู้บริหารมากขึ้นในสถานการณ์นี้ผู้ดูแลระบบจะตั้งค่าการประชุมยืนยันการนัดหมายและพยายามให้วันตามกำหนดเวลาให้มากที่สุดซึ่งอาจรวมถึงการจัดแผนการเดินทางด้วย