ผู้ช่วยฝ่ายบริหารทำอะไร?

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารหรือที่รู้จักกันในนามเลขานุการผู้บริหารให้ความช่วยเหลือแก่ผู้บริหารระดับอาวุโสอย่างน้อยหนึ่งคนบุคคลนี้อาจสนับสนุนประธานาธิบดีซีอีโอรองประธานหรือหัวหน้าแผนกภายในองค์กรหน้าที่อาจเกี่ยวข้องกับฟังก์ชั่นการดูแลระบบเฉพาะกับความต้องการของผู้บริหารและองค์กรความรับผิดชอบในการทำงานสำหรับผู้ช่วยด้านการจัดการมักจะไปไกลกว่าฟังก์ชั่นเสมียนทั่วไปเพื่อเกี่ยวข้องกับงานที่ซับซ้อนเช่นการวิจัยเชิงวิเคราะห์และการเตรียมรายงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจดูแลพนักงานเสมียนคนอื่น ๆ ในองค์กร

บุคคลที่ทำงานเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการฟังก์ชั่นการบริหารสำหรับผู้บริหารระดับสูงหนึ่งหรือหลายคนความรับผิดชอบด้านการบริหารที่ผู้บริหารมีหน้าที่รับผิดชอบภายในองค์กรมักจะได้รับมอบหมายให้บุคคลนี้การสนับสนุนด้านการดูแลระบบส่วนใหญ่นี้รวมถึงการเตรียมบันทึกช่วยจำอีเมลและการติดต่ออื่น ๆ ในนามของผู้บริหารบุคคลนี้ดูแลระบบการยื่นคำตอบโทรศัพท์และกำหนดเส้นทางข้อความหน้าที่เพิ่มเติมอาจเกี่ยวข้องกับการเรียงลำดับจดหมายและแฟกซ์

การปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพอาจต้องมีทักษะองค์กรที่ดีและความสามารถในการทำงานหลายอย่างเลขานุการผู้บริหารอาจรับผิดชอบในการจัดประชุมและการประชุมสิ่งนี้อาจต้องมีการประสานงานหลายตารางและจัดการรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมโดยทั่วไปการเตรียมวาระการประชุมและการสั่งซื้ออาหารหรือเครื่องดื่มเป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของบุคคลนี้

เมื่อผู้บริหารต้องเดินทางเพื่อธุรกิจผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักจะรับผิดชอบในการรักษาความปลอดภัยของสายการบินการเช่ารถยนต์และการเตรียมการของโรงแรมตามความจำเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักจะรักษาปฏิทินของผู้บริหารและแจ้งให้ผู้บริหารทราบถึงการนัดหมายการประชุมและการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับ บริษัทโดยทั่วไปเขาจะเตรียมวัสดุการนำเสนอสำหรับเจ้านายของเขาที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

งานการบริหารส่วนใหญ่ที่ได้รับมอบหมายให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหารขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้บริหารยินดีที่จะมอบหมายสิ่งนี้อาจนำไปสู่งานที่ซับซ้อนมากขึ้นนอกเหนือจากหน้าที่ด้านเสมียนขั้นพื้นฐานซึ่งโดยทั่วไปจะต้องใช้สำหรับคนที่ช่วยเหลือบุคคลอื่นตัวอย่างของงานที่ซับซ้อนเหล่านี้กำลังเตรียมและแจกจ่ายรายงาน

ความรู้เกี่ยวกับแอปพลิเคชันคอมพิวเตอร์ที่มีทักษะระดับกลางหรือขั้นสูงเป็นสิ่งจำเป็นในการปฏิบัติงานด้วยการกำกับดูแลขั้นต่ำผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจจัดการโครงการพิเศษที่เกี่ยวข้องกับทั้งองค์กรและดูแลฐานข้อมูลขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท หน้าที่ทั่วไปของฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจเป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบประจำวันของเขา

ความรับผิดชอบอีกประการหนึ่งสำหรับผู้ช่วยฝ่ายบริหารบางคนอาจเกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลพนักงานระดับต่ำกว่าในองค์กรสิ่งนี้ต้องมีทักษะความเป็นผู้นำและทักษะการจัดการเป็นไปได้ว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะต้องวางแผนมอบหมายและตรวจสอบการทำงานของพนักงานเสมียนภายในแผนกนอกเหนือจากการกำกับดูแลแล้วผู้ช่วยมักจะเป็นบุคคลที่ไปทำงานประจำวันเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานหรือปัญหาการบำรุงรักษาอาคาร