ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเรื่องเงินเดือนเป็นพนักงานระดับเริ่มต้นที่ได้รับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติก่อนเข้ารับตำแหน่งพนักงานเงินเดือนถาวร เช่นเดียวกับเสมียนที่จัดตั้งขึ้นผู้ฝึกอบรมเงินเดือนดำเนินการจ่ายค่าจ้างพนักงานและทำการหักที่จำเป็นเพื่อครอบคลุมภาษีและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ โดยปกติผู้เข้ารับการฝึกอบรมจะทำงานภายใต้การกำกับดูแลโดยตรงของเสมียนหรือผู้จัดการแผนกที่มีประสบการณ์
โดยทั่วไปผู้ฝึกอบรมเงินเดือนจะต้องจบการศึกษาจากโรงเรียนมัธยม แต่ บริษัท ส่วนใหญ่ไม่คาดหวังว่าผู้ฝึกงานจะมีวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัยเนื่องจากงานพนักงานเป็นตำแหน่งระดับเริ่มต้น ผู้เข้ารับการฝึกอบรมจะแสดงวิธีการอ่านบัตรลงเวลาของพนักงานที่มีข้อมูลเช่นเวลาทำงานของพนักงาน กฎหมายแรงงานในบางประเทศกำหนดให้นายจ้างต้องจ่ายเงินเพิ่มหรือเกินเวลาให้กับพนักงานที่มีชั่วโมงทำงานต่อสัปดาห์เกินจำนวนสูงสุดที่กำหนด บริษัท ต่างๆใช้รหัสบัญชีเงินเดือนเพื่อแยกเวลาทำงานปกติออกจากช่วงเวลาพักร้อนและเวลาป่วย ในช่วงปฐมนิเทศผู้เข้ารับการฝึกอบรมจะได้รับการสอนเกี่ยวกับรหัสบัญชีเงินเดือนที่แตกต่างกันและวิธีการป้อนข้อมูลลงในระบบบัญชีเงินเดือนและซอฟต์แวร์
ในหลายประเทศนายจ้างจะต้องหักภาษีจากค่าจ้างของพนักงานและพนักงานเงินเดือนและผู้ฝึกอบรมมีหน้าที่ในการคำนวณหัก ณ ที่จ่ายบังคับเหล่านี้ เสมียนคำนวณค่าจ้างประจำปีของพนักงานและใช้เมทริกซ์อัตราภาษีเพื่อกำหนดจำนวนภาษีที่พนักงานแต่ละคนต้องจ่าย ดังนั้นผู้ฝึกอบรมเงินเดือนจะต้องมีทักษะทางคณิตศาสตร์ที่ดีและมีรายละเอียด นอกจากนี้คนงานในบางประเทศสามารถทำการบริจาคก่อนหักภาษีในบัญชีเกษียณและการดูแลสุขภาพซึ่งในกรณีนี้พนักงานและผู้ฝึกอบรมจะต้องหักเงินจากเช็คเงินเดือนและจัดการให้มีการฝากเงินเข้าบัญชีที่เหมาะสม
ในบางครั้งผู้จัดการและพนักงานของแผนกทำผิดพลาดเมื่อป้อนข้อมูลบัญชีเงินเดือนและผู้ฝึกอบรมเงินเดือนจะต้องตรวจสอบบัตรลงเวลาเพื่อความถูกต้องก่อนประมวลผลการชำระเงินใด ๆ ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมักจะต้องติดต่อพนักงานเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดดังกล่าวซึ่งหมายความว่าผู้เข้ารับการฝึกอบรมจะต้องมีทักษะการบริหารและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ดี กฎหมายในหลายประเทศกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บข้อมูลบัญชีเงินเดือนเป็นเวลาหลายปีและผู้ฝึกงานมักได้รับการมอบหมายให้จัดทำเอกสารการจ่ายเงินเดือน
ในแต่ละวันพนักงานฝึกอบรมเงินเดือนจะรับผิดชอบงานและความรับผิดชอบประเภทเดียวกันกับพนักงานแผนกบัญชีเงินเดือน ในขณะที่เสมียนเงินเดือนมักจะรับผิดชอบงานของตัวเอง แต่งานของพนักงานฝึกอบรมเงินเดือนจะถูกตรวจสอบโดยผู้บังคับบัญชาก่อนที่จะมีการประมวลผลค่าจ้าง นอกจากนี้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมักต้องทำการทดสอบในด้านต่าง ๆ ของงานให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มจัดการกับงานที่ซับซ้อนมากขึ้น ในที่สุดผู้ฝึกอบรมที่ทำผิดพลาดน้อยที่สุดจะสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องมีการควบคุมโดยตรง เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นโดยทั่วไปกระบวนการฝึกอบรมจะสิ้นสุดลงและผู้รับการฝึกอบรมจะกลายเป็นเสมียนเงินเดือนเต็มเปี่ยม
