เลขานุการเอกชนทำอะไร?

เลขานุการเอกชนมักรายงานต่อผู้บริหารองค์กรหรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กผู้ช่วยพิเศษนี้อาจทำงานประจำเช่นการรับสายโทรศัพท์เปิดจดหมายและการตั้งค่าการนัดหมายงานอาจเกี่ยวข้องกับการเข้าร่วมการประชุมจดบันทึกและพิมพ์รายงานการประชุมเหล่านี้เมื่อผู้จัดการจำเป็นต้องเดินทางเลขานุการอาจรับผิดชอบในการจองสายการบินและโรงแรมหรือได้รับเงินอนุมัติค่าใช้จ่าย

วัตถุประสงค์หลักของเลขานุการส่วนตัวมักจะจัดการงานทางโลกเวลาผู้บริหารคนงานนี้ยังใช้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้จัดการหยุดชะงักมากเกินไปทั้งในตัวและทางโทรศัพท์ด้วยเหตุผลนี้เลขานุการมักจะคัดกรองโทรศัพท์และผู้เยี่ยมชมส่งข้อความถึงเจ้านายแทนที่จะอนุญาตให้บุคคลพูดคุยกับบุคคลนั้นโดยตรง

เลขานุการส่วนตัวอาจคัดกรองการโต้ตอบที่เป็นลายลักษณ์อักษรสิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการหยิบจดหมายและเปิดมันจดหมายที่ต้องได้รับการจัดการโดยเจ้านายเป็นการส่วนตัวนั้นสามารถส่งผ่านไปได้ในบางกรณีเลขานุการอาจเข้าถึงบัญชีอีเมลขององค์กรและคัดกรองสิ่งเหล่านั้นเช่นกัน

เมื่อผู้บริหารจัดการประชุมบางครั้งเลขานุการส่วนตัวจะเข้าร่วมนี่คือเพื่อให้เลขานุการสามารถจดบันทึกการประชุมและจดคำถามที่ถูกโพสต์หลังจากเหตุการณ์เลขานุการอาจรับผิดชอบในการพิมพ์นาทีและแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุม

เลขานุการส่วนตัวมักจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยส่วนตัวบางครั้งหมายถึงการดูแลการเตรียมการเดินทางสำหรับหัวหน้างานผู้ช่วยสามารถกำหนดเวลาการนัดหมายสำหรับผู้บริหารเพื่อดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางครั้งนี้เช่นการเก็บรถเช่าหรือปิดการซักแห้ง

ในหลาย ๆ องค์กรผู้ช่วยพิเศษนี้มีส่วนเกี่ยวข้องกับงบประมาณแผนกเลขานุการเอกชนอาจรับผิดชอบในการส่งข้อเสนอสำหรับโครงการใหม่และรับการประมาณการสำหรับแรงงานหรือวัสดุในบางกรณีคนงานนี้อาจรับผิดชอบกองทุนเงินสดเล็กน้อยหรือการช็อปปิ้งสำหรับอุปกรณ์สำนักงาน

จำนวนการศึกษาที่จำเป็นในการเป็นเลขานุการส่วนตัวแตกต่างกันไปจากองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่ง แต่โดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับประกาศนียบัตรมัธยมปลายอย่างน้อย.หลักสูตรวิทยาลัยในการบริหารธุรกิจอาจเป็นประโยชน์เช่นกันคาดว่าจะมีบุคลิกและความสามารถในการทำงานได้ดีภายใต้แรงกดดันเนื่องจากเลขานุการคนนี้สามารถต้องปฏิบัติงานต่าง ๆ ตลอดวันทำงาน