ผู้ช่วยจัดซื้อจัดจ้างทำหน้าที่สำคัญในอุตสาหกรรมที่ต้องมีการจัดหารายการอย่างต่อเนื่องเช่น บริษัท ผลิต ตำแหน่งการบริหารนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคนงานมีวัสดุเพียงพอสำหรับการผลิตที่มีประสิทธิภาพในขณะที่ลดต้นทุนลงเพื่อผลกำไรโดยรวมของ บริษัท ที่สูงขึ้น ผู้ช่วยฝ่ายจัดซื้อจะต้องคุ้นเคยกับคำที่เขียนและพูดรวมถึงความเชี่ยวชาญในการคำนวณทางคณิตศาสตร์
หน้าที่หลักของผู้ช่วยฝ่ายจัดซื้อคือการกำหนดเวลาการซื้อวัสดุและประมาณเวลาที่จะมาถึง ธุรกิจไม่สามารถใช้สิ่งของจำเป็นในการสร้างผลิตภัณฑ์ที่ต้องการสูงเช่นส่วนประกอบโทรศัพท์มือถือภายใน ผู้ช่วยตรวจสอบสินค้าคงคลังในปัจจุบันและสังเกตการพร่องมันทั้งบนกระดาษหรือในไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และในคลังสินค้าทางกายภาพ ระดับสินค้าคงคลังต่ำจำเป็นต้องซื้อจากผู้จำหน่ายเฉพาะเพื่อการจัดส่งที่ตรงเวลาเพื่อป้องกันช่องว่างของสินค้าคงคลัง
ความแม่นยำในการสั่งซื้อเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ช่วยในการจัดซื้อที่ประสบความสำเร็จ ปริมาณสินค้าแต่ละรายการจะต้องได้รับการยืนยันก่อนที่จะวางใบสั่งซื้อกับผู้ขาย การพิมพ์ผิดหรือความผิดพลาดโดยบังเอิญสามารถเปลี่ยนคำสั่งจาก 44 เป็น 444 รายการทำให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมากสำหรับ บริษัท และระดับสินค้าคงคลังมากเกินไป
เมื่อได้รับการจัดส่งผู้ช่วยฝ่ายจัดซื้อจะต้องตรวจสอบว่าสินค้าที่จัดส่งตรงกับคำสั่งซื้อในปริมาณและประเภท รูปแบบใด ๆ จากใบสั่งซื้อจะต้องได้รับการแก้ไขโดยติดต่อผู้ขาย ผู้ช่วยจะต้องมีทักษะการสื่อสารที่คมชัดสำหรับการจัดส่งความเข้าใจผิดใด ๆ การสื่อสารกับผู้ขายอาจอยู่ในรูปแบบของการโทรศัพท์อีเมลหรือแฟกซ์
หน้าที่สำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับผู้ช่วยฝ่ายจัดซื้อคือการค้นหาผู้ขายรายใหม่ด้วยผลิตภัณฑ์คุณภาพและต้นทุนต่ำ ต้นทุนวัสดุมีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นตามอัตราเงินเฟ้อทำให้ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตโดยรวมมีราคาสูงกว่า ผู้ช่วยฝ่ายจัดซื้อสามารถค้นหาผู้ขายวัสดุทางเลือกผ่านเครือข่ายอุตสาหกรรมเพื่อจัดหาวัสดุสิ้นเปลืองให้น้อยลง ผู้ช่วยอาจมีการประชุมทางไกลกับหัวหน้างานของเขาหรือเธอและผู้ขายรายใหม่เพื่อสร้างข้อตกลงทางธุรกิจ
ผู้ช่วยจัดซื้ออาจจำเป็นต้องคุ้นเคยกับกฎหมายศุลกากรของรัฐบาลในการนำเข้าวัสดุทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม บริษัท หลายแห่งใช้วัสดุจากประเทศอื่นลดต้นทุนชิ้นส่วนสำคัญ การนำเข้าชิ้นส่วนต้องใช้เวลามากกว่าการขนย้ายวัสดุในประเทศดังนั้นผู้ช่วยจะต้องพิจารณาเวลาการจัดส่งเพิ่มเติมเพื่อป้องกันการหยุดชะงักของการผลิต
ผู้ช่วยนี้โดยทั่วไปอนุมัติการชำระเงินของสินค้าที่ได้รับ ข้อพิพาทใด ๆ เกี่ยวกับการจัดส่งจะไม่ได้รับการจ่ายเงินจนกว่าผู้ช่วยฝ่ายจัดซื้อจะแก้ไขและอนุมัติใบเรียกเก็บเงินการขาย ผู้ช่วยอาจจำเป็นต้องนับจำนวนสินค้าคงคลังซ้ำ ๆ เพื่อแก้ปัญหาความไม่สอดคล้องของปริมาณซึ่งต้องมีการเคลื่อนไหวที่คล่องตัวผ่านถังขยะหรือคลังสินค้า
