ผู้ช่วยโครงการทำอะไร?

ผู้ช่วยโครงการมักจะช่วยผู้จัดการโครงการหรือผู้อำนวยการโครงการที่มีหน้าที่ที่จำเป็นในการทำงานในกรณีส่วนใหญ่ซึ่งรวมถึงฟังก์ชั่นเสมียนและการดูแลระบบผู้ช่วยโครงการอาจเข้าร่วมการประชุมและมีแนวโน้มที่จะรับผิดชอบในการตอบคำถามในการขาดผู้จัดการโครงการขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการผู้ช่วยอาจทุ่มเทให้กับงานเดียวและผู้จัดการโครงการหรืออาจช่วยเหลือผู้จัดการมากกว่าหนึ่งคนในโครงการมากกว่าหนึ่งโครงการพร้อมกัน

แกนหลักของงานผู้ช่วยโครงการโดยทั่วไป.โครงการส่วนใหญ่พึ่งพาไฟล์และสเปรดชีตเป็นอย่างมากรวมถึงสายเวลางบประมาณและรายการงานการปรับปรุงเหล่านี้การสื่อสารการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงเอกสารเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการและเป็นหน้าที่ที่โดยทั่วไปจะตกอยู่กับผู้ช่วยเมื่อมีบริษัท หลายแห่งมีข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องจัดทำเอกสารและสิ่งที่ต้องเก็บไว้ในไฟล์ทางกายภาพ

เอกสารประเภทอื่น ๆ มักจะตกอยู่กับผู้ช่วยโครงการเช่นกันซึ่งอาจรวมถึงการร้องขอและยื่นแบบฟอร์มการประกันและใบอนุญาตกรอกคำสั่งซื้อและอื่น ๆนอกจากนี้ยังรวมถึงการจัดการจดหมายโต้ตอบเช่นการจัดทำรายงานปกติและการอัปเดตให้กับลูกค้า

ผู้ช่วยโครงการมักจะเข้าร่วมการประชุมและมีส่วนร่วมในการประชุมทางโทรศัพท์โดยทั่วไปจะรวมถึงการประชุมทีมภายในและการประชุมลูกค้าในหลายกรณีผู้ช่วยจะได้รับมอบหมายให้จดบันทึกจากการประชุมและการพัฒนาและแจกจ่ายรายงานการประชุมหลังจากนั้นส่วนสำคัญของรายงานดังกล่าวคือการระบุรายการการดำเนินการและการกำหนดความรับผิดชอบสำหรับแต่ละรายการนอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะระบุวันที่ครบกำหนด

ในขณะที่ผู้จัดการโครงการหรือผู้อำนวยการตามธรรมเนียมมีความรับผิดชอบมากขึ้นในการตัดสินใจจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าและทำให้มั่นใจว่าโครงการยังคงอยู่ในงบประมาณและตามกำหนดเวลาผู้ช่วยจะต้องตระหนักถึงสถานะของโครงการตลอดเวลาเพราะเขาอาจถูกเรียกให้ตอบคำถามหากผู้จัดการไม่สามารถใช้งานได้ผู้จัดการโครงการอาจอยู่ในการประชุมป่วยหรือวันหยุดเมื่อสมาชิกในทีมต้องการข้อมูลหรือลูกค้าการรู้ว่าจะหาข้อมูลได้ที่ไหนมีความสำคัญ

ผู้ช่วยโครงการที่ไม่ได้ทุ่มเทให้กับโครงการเดียว แต่มีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนผู้จัดการหลายคนหรือหลายโครงการจะรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้สำหรับแต่ละโครงการซึ่งหมายความว่าผู้ช่วยจะต้องได้รับการจัดระเบียบมากเขาจะต้องสามารถจัดลำดับความสำคัญของหน้าที่และรู้ว่าจะทำอย่างไรเมื่อความต้องการของโครงการสองโครงการขึ้นไป