ผู้ช่วยโครงการมักจะช่วยผู้จัดการโครงการหรือผู้อำนวยการโครงการด้วยหน้าที่ที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ในกรณีส่วนใหญ่ซึ่งรวมถึงฟังก์ชั่นธุรการและธุรการ ผู้ช่วยโครงการอาจเข้าร่วมการประชุมและมีแนวโน้มที่จะรับผิดชอบในการตอบคำถามเมื่อไม่มีผู้จัดการโครงการ ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการผู้ช่วยอาจจะทุ่มเทให้กับงานเดียวและผู้จัดการโครงการหรืออาจช่วยผู้จัดการมากกว่าหนึ่งคนในโครงการมากกว่าหนึ่งโครงการพร้อมกัน
แกนกลางของงานของผู้ช่วยโครงการจะหมุนรอบหน้าที่ธุรการและธุรการ โครงการส่วนใหญ่ใช้ไฟล์และสเปรดชีตเป็นหลักรวมถึงเส้นเวลางบประมาณและรายการงาน การปรับปรุงการสื่อสารการอัพเดทและการจัดทำเอกสารเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการและเป็นหน้าที่ที่โดยทั่วไปจะตกอยู่กับผู้ช่วยเมื่อมี บริษัท หลายแห่งมีข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำเอกสารและสิ่งที่ต้องเก็บไว้ในไฟล์ทางกายภาพ
เอกสารประเภทอื่นมักตกอยู่กับผู้ช่วยโครงการเช่นกัน ซึ่งอาจรวมถึงการร้องขอและยื่นแบบฟอร์มการประกันภัยและใบอนุญาตกรอกคำสั่งซื้อและอื่น ๆ นอกจากนี้ยังมีการจัดการการติดต่อทางจดหมายบ่อยครั้งเช่นการจัดทำรายงานและการปรับปรุงให้กับลูกค้าเป็นประจำ
ผู้ช่วยโครงการมักจะเข้าร่วมการประชุมและมีส่วนร่วมในการประชุมทางโทรศัพท์ ซึ่งโดยปกติจะรวมถึงการประชุมทีมทั้งภายในและลูกค้า ในหลายกรณีผู้ช่วยจะได้รับมอบหมายให้จดบันทึกการประชุมและพัฒนาและแจกจ่ายรายงานการประชุมหลังจากนั้น ส่วนสำคัญของรายงานดังกล่าวคือการระบุรายการการกระทำและการมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับแต่ละรายการ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญในการระบุวันที่ครบกำหนด
ในขณะที่ผู้จัดการโครงการหรือผู้อำนวยการมีความรับผิดชอบมากขึ้นในการตัดสินใจจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าและทำให้มั่นใจว่าโครงการอยู่ในงบประมาณและตามกำหนดเวลาผู้ช่วยจะต้องตระหนักถึงสถานะของโครงการตลอดเวลาเพราะอาจถูกเรียกร้องให้ ตอบคำถามหากผู้จัดการไม่พร้อมใช้งาน ผู้จัดการโครงการอาจอยู่ในการประชุมป่วยหรือพักร้อนเมื่อสมาชิกในทีมหรือลูกค้าต้องการข้อมูลบางส่วน การรู้ตำแหน่งที่จะค้นหาข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ
ผู้ช่วยโครงการที่ไม่ได้ทุ่มเทให้กับโครงการเดียว แต่มีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนผู้จัดการหลายคนหรือหลายโครงการจะรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้สำหรับแต่ละโครงการ ซึ่งหมายความว่าผู้ช่วยจะต้องจัดระเบียบมาก เขาจะต้องสามารถจัดลำดับความสำคัญของหน้าที่และรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อความต้องการของสองโครงการหรือมากกว่านั้นขัดแย้งกัน
