ผู้จัดการโครงการทำอะไร?

งานหลักของผู้จัดการโครงการคือจัดระเบียบคนและจัดการงานต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง เป้าหมายหรือ“ โครงการ” นั้นแตกต่างกันอย่างมาก บางครั้งมันเป็นสิ่งพิมพ์ของรายงานหรือองค์กรของการประชุม; มันอาจเป็นความสมบูรณ์ของอาคารหรือการสร้างใหม่หรือการดำเนินการตามโครงการออกแบบตกแต่งภายใน แม้ว่าการตั้งค่าอาจแตกต่างกันมาก แต่ผู้จัดการจะแบ่งปันคุณสมบัติสากลบางอย่าง มุ่งเน้นไปที่การจัดการผู้คนสิ่งหนึ่งและทุกคนต้องการมุมมองกว้างของงานแต่ละงานที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย งานของผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการกำหนดแผนปฏิบัติการหลักจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าชิ้นงานทั้งหมดอยู่ในตำแหน่งเพื่อดูแผนดังกล่าวจนสำเร็จ

วัตถุประสงค์ทั่วไป

ผู้จัดการโครงการเป็นผู้นำที่สำคัญซึ่งจัดระเบียบการกระทำในทิศทางเฉพาะ พวกเขามักจะได้รับมอบหมายให้ทำอะไรบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงจากนั้นจัดหาพนักงาน - มักเรียกว่า "ทีม" - เพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมาย ผู้จัดการมักจะเริ่มต้นด้วยการแบ่งเป้าหมายที่ใหญ่กว่าออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ จากนั้นตั้งค่ากำหนดเวลาภายในเพื่อทำให้องค์ประกอบแต่ละส่วนเสร็จสมบูรณ์ ปฏิทินเป็นส่วนสำคัญของงานเช่นเดียวกับความคิดเห็นของพนักงานปกติและพูดให้กำลังใจถ้าจำเป็น

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการหลายคนบอกว่าจะประสบความสำเร็จผู้จัดการจะต้องสร้างความสมดุลในสี่ด้านหลัก เขาหรือเธอจะต้องเข้าใจขอบเขตของโครงการ ผู้จัดการต้องค้นหาคนและวัสดุที่เหมาะสมและใช้อย่างมีประสิทธิภาพ งานทั้งหมดจะต้องกำหนดเวลาเพื่อให้งานเสร็จตรงเวลา ผู้จัดการโครงการจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์ภายในงบประมาณที่กำหนดไว้

ความสำคัญของการประสานงาน

หนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของงานผู้จัดการโครงการคือการประสานงานบุคลากร ผู้จัดการต้องสามารถสร้างทีมที่จะมีประสิทธิภาพและแรงจูงใจในการทำงานที่ดีอย่างต่อเนื่อง ความสามารถในการมอบหมายงานและความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญและผู้จัดการต้องเต็มใจที่จะก้าวเข้ามาและทำการเปลี่ยนแปลงหากมีปัญหาหรือความล่าช้าเกิดขึ้น

ในการประสานโครงการให้สำเร็จผู้จัดการต้องทราบว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนกำลังทำอะไรอยู่และบุคคลนั้นจะทำตามวันครบกำหนดหรือไม่ ผู้จัดการโครงการหลายคนใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อช่วยในการติดตาม ซอฟต์แวร์นี้มักอนุญาตให้สมาชิกในทีมอภิปรายเกี่ยวกับโครงการซึ่งกันและกันดูรายการสิ่งที่ต้องทำของโครงการและผู้รับผิดชอบงานใดและแบ่งใช้ไฟล์และเอกสาร นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถดูว่างานใดตรงตามกำหนดเวลาและโครงการตั้งอยู่ในงบประมาณ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการและทีมขนาดใหญ่

โครงการแนวคิดที่ใช้สำนักงาน

ในองค์กรและสำนักงานอื่น ๆ โครงการส่วนใหญ่ที่ต้องการความสนใจจากผู้จัดการต้องทำด้วยการวิจัยและการเขียน รายงานผู้ถือหุ้นบทสรุปที่สำคัญของการค้นพบและสิ่งพิมพ์ที่จัดทำโดยห้องปฏิบัติการทางวิทยาศาสตร์หรือองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรมักจะมีความพยายามที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้ขั้นตอนที่แตกต่างกันมากมายในการย้ายจาก ผู้จัดการโครงการในการตั้งค่าเหล่านี้มักจะทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานข้อมูลตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดมารวมกันอย่างถูกต้อง

โดยทั่วไปแล้วโปรเจ็กต์ Office จำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันเป็นจำนวนมากซึ่งผู้จัดการโครงการมักจะจัดการ เขาหรือเธอติดตามผู้ที่กำลังทำสิ่งใดไม่ว่าจะด้วยการกำหนดเวลาการสัมภาษณ์หรือติดตามความก้าวหน้าทางอิเล็กทรอนิกส์โดยปกติผ่านฐานข้อมูลหรือการสื่อสารแบบดิจิตอลเช่นอีเมล หัวหน้าทีมมักรับผิดชอบในการเตรียมผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายซึ่งรวมถึงการพิสูจน์อักษรและการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการมักจะเกิดขึ้นบนไหล่ของผู้จัดการและเขาหรือเธอจะต้องสามารถพิสูจน์ตัวเลือกทั้งหมดสำหรับผู้บังคับบัญชาขององค์กร

การดำเนินโครงการทางกายภาพ

มักจะง่ายกว่ามากที่จะเห็นการทำงานประจำวันของผู้จัดการโครงการเมื่อโครงการเป็นสิ่งที่จับต้องได้เช่นความพยายามในการก่อสร้างหรือการจัดสวน ในการตั้งค่าเหล่านี้ผู้จัดการมักทำหน้าที่เป็นผู้นำของไซต์เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนมีงานทำและเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาตั้งใจจะทำ ผู้นำประเภทนี้มักจะรับผิดชอบในการจัดเตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดและจะต้องทำหน้าที่เป็นสื่อกลางสำหรับผู้ที่เป็นเจ้าของที่ดินหรืออาคารที่กำลังทำงานอยู่และผู้ประสานงานที่ต้องทำ งานนี้มักจะต้องมีการผสมผสานระหว่างการวางแผนสำนักงานและการเยี่ยมชมและประสานงานจริง

ทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็นต่อการรับงาน

มันมักจะใช้ประสบการณ์มากเพื่อที่ดินงานผู้จัดการโครงการ ส่วนใหญ่แล้วผู้จัดการจะถูกเลือกจากภายในองค์กรนั่นคือพวกเขาจะถูกเลือกตามประสบการณ์จริงของพวกเขาในการทำงานที่ต้องจัดการและประสานงาน มากขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและโครงการที่มีปัญหา แต่การศึกษาขั้นสูงไม่ว่าจะเป็นในด้านของการมุ่งเน้นหรือในธุรกิจหรือการบริหารงานบุคคลก็สามารถเป็นประโยชน์ได้เช่นกัน